[][]霍洛基金会项目资金财务管理指南.docVIP

霍洛基金会项目资金财务管理指南（给合作伙伴看的） 为规范和加强霍洛基金会项目的管理，确保项目顺利实施，根据国家有关法规，结合霍洛基金会项目工作特点，特制定本财务管理指南。 项目资金的拨付 合作伙伴每季度最后一个月25日之前填写《滚动预算表》，（具体格式见附件1）列明下一季度将要开展的项目活动及所需项目资金的金额。 霍洛基金会根据协议和《滚动预算表》，结合合作伙伴结余资金情况，按计划把项目资金拨付给合作伙伴。合作伙伴收到项目资金后，开出行政事业单位收据。 合作伙伴通过省卫生厅收到汇款的，在收据上付款单位这一栏注明“XX卫生厅”，并加盖财务章。正本寄卫生厅； 再将收据复印，并在收据复印件上注明“此件与原件相符”字样后加盖财务章后于下月初10号之前连同<<霍洛基金会项目资金情况明细表>>一起寄给霍洛基金会中国项目办公室。 由霍洛基金会悉尼总部直接汇款的，合作伙伴在收据上付款单位这一栏注明“霍洛基金会”，并加盖财务章。再将收据复印，并在收据复印件上注明“此件与原件相符”字样后加盖财务章。将收据正本、复印件下月初10号之前连同<<霍洛基金会项目资金情况明细表>>一同寄霍洛基金会中国办公室。 提交项目资金使用及结余情况 合作伙伴应为项目资金设立专门的帐页,记录项目资金的收入、使用及结余情况. 合作伙伴应在每月10号之前向霍洛基金会提交<<霍洛基金会项目资金情况明细表>>（明细表格式详见附件4）,向基金会反馈上月项目资金的收入、使用及结余情况. 项目经费必须用于拟定的活动内容，只有因协议活动而产生的单据才能作为报销依据. 霍洛基金会对每项活动所需要提供的证明文件和相应的费用标准都有详细规定，（详见附件2）合作伙伴应严格遵守。 霍洛基金会对每项费用所需要提供的单据都有详细规定，（详见附件3）合作伙伴应严格遵守。 详细规定中所指的发票和行政事业单位收据必须注明单位名称、填制日期、经济业务内容、计量单位、数量、单价、金额；金额大小写必须一致，不得涂改和挖补；发票和行政事业单位收据必须带税务局监制章或财政监制章，并盖有出票方财务专用章或发票专用章。 所有报销单据原件存合作伙伴财务部门，合作伙伴向基金会提供报销单据的复印件。未在合作伙伴财务科入账的报销单据，不得拿到霍洛基金会来报账。具体步骤如下： 合作伙伴应先由经办人在报销单据（发票、收据、领条等或费用报销单等）上签字。 然后由合作伙伴财务科、领导签字，财务科填制记账凭证.(财务科不得将其他与项目资金无关的原始凭证填制在一张记账凭证上.)合作伙伴财务科入账后 ,将记账凭证及所有报销单据用A4纸复印并装订在一起.(提醒:1.为方便复印，所有签字最好在报销单据的正面而非反面。2最好在报销单据上注明对应的活动名称，以利于以后填写<霍洛基金会项目资金情况明细表>>。3因考虑到有些费用支出如出差报销原始单据较多,粘贴好后不方便复印,所以应将原始票据先复印后,再进行粘贴) 4.一张记账凭证上只反映一项活动发生的费用，不要在同一张记账凭证上反映两项以上不同活动发生的费用，以便于基金会在整个项目结束后按活动对费用单据重新归档） 合作伙伴财务科在记账凭证及报销单据复印件上注明“此件与原件相符”字样，并加盖财务章。 每月底财务科用A4纸复印项目资金相关帐页, 在复印件上注明“此件与原件相符”字样，并加盖财务章。 填写<<霍洛基金会项目资金情况明细表>>（明细表格式详见附件4），并加盖财务章。 将明细表连同记帐凭证、报销单据、帐页复印件及相关证明文件一起送交霍洛基金会。（如当月有收款的，连同收款收据复印件一起送交基金会） 合作伙伴如未按霍洛基金会的要求及时提交<<霍洛基金会项目资金情况明细表>>，基金会将暂缓拨款。 当年发生的费用，合作伙伴最迟应在当年12月31之前在合作伙伴财务科报销，不得提交跨年度票据报销申请。 三 对捐赠的固定资产管理 合作伙伴接受基金会捐赠的固定资产后，应根据基金会的要求在固定资产上贴上由资助方（基金会）设计的标签，标明固定资产的捐赠人.霍洛基金会项目官员或项目经理将会定期查看固定资产，并进行资产盘点。 合作伙伴应当按照协议约定的用途使用捐赠资产，不得擅自改变捐赠财产的用途。如果确需改变用途的，应当征得霍洛基金会的同意。 项目资金监督和审计 1．项目合作伙伴要自觉严格执行国家有关财务制度，并按照协议约定严格执行项目资金预算，加强对项目资金的监督和管理。 2. 在项目的执行过程中或项目结束后，霍洛基金会对项目资金的使用情况进行检查或审计，并逐步建立项目资金使用的诚信及绩效考评制度，考评结果将作为项目合作伙伴以后年度申报项目资格审查的重要依据。 3.对项目合作伙伴在申报、管理和实施过程中，存在弄虚作假、截留、挪用、挤占项目资金等违反财经纪律的行为， 霍洛基金会将依据协议的有关条款撤销