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第2章 制作常用的电子表格 任务1 导入外部数据 任务描述 每个单位都有人事基本信息，这些信息是工资管理、档案管理的基本资料，如何充分利用这些数据为后续管理工作服务，是表格用户普遍关心的问题，解决这一问题也是提高制作电子表格工作效率的基础。因此，将尽可能多的现有数据导入Excel表格，是电子表格应用者必须学习的基本技能。 任务分析 在Excel中共享文本文件、Access中的数据，需要进入Excel操作环境，并使用专门命令导入数据，导入不同的数据文件有不同的操作方法和过程，因此，任务操作可以分解成以下过程： 导入文本文件中的数据； 导入Access数据库中的数据表； 导入XML文件。 任务操作 1.导入文本文件中的数据 （1）启动Excel，打开空白工作簿。 （2）单击“数据”→“导入外部数据”→“导入数据”，打开“选取数据源”对话框，如图所示。 （3）查找并选中保存基本数据的文本文件后，单击“打开”按钮，打开“文本导入向导-3步骤之1”对话框，如图所示。 （4）在“原始数据类型”选项中，选择合适的文件类型。在“导入起始行”数值输入选择框中，输入导入数据的起始行。单击“下一步”按钮，打开“文本导入向导-3步骤之2”对话框，如图所示。 （5）在“分隔符号”选项中，选择适合数据来源的分栏符建立分栏。单击“下一步”按钮，打开“文本导入向导-3步骤之3”对话框，如图所示。 （6）在“列数据格式”选项中，指定各列数据的格式。单击“完成”按钮，打开“导入数据”对话框，如图所示。 （7）选中“现有工作表”单选钮，将导入的数据存放在打开的空白工作簿中，单击“确定”按钮，数据导入Excel表格，结果如图所示。 2.导入Access数据库中的数据表 （1）启动Excel，打开空白工作簿。 （2）单击“数据”→“导入外部数据”→“导入数据”，打开“选取数据源”对话框，如图所示。 （3）选中保存导入数据的Access数据库文件，单击“打开”按钮，打开“导入数据”对话框。 （4）选择导入数据的保存位置，单击“确定”按钮，数据库文件中的数据导入Excel表格，如图所示。 3.导入XML文件 （1）启动Excel，打开空白工作簿。 （2）单击“数据”→“XML”→“XML源”，打开“XML源”任务窗格，如图所示。 （3）在“XML源”任务窗格中，单击“XML映射”按钮，打开“XML映射”对话框，如图所示。 （4）单击“添加”按钮，打开“选择XML源”对话框，如图所示。 （5）选中保存导入数据的XML文件，单击“打开”按钮，返回“XML映射”对话框，其中显示添加的文件，如图所示。 （6）单击“确定”按钮，关闭“XML映射”对话框，此时“XML源”任务窗格中显示映射元素，如图所示。 （7）将需要的表头元素拖拽到电子表格的表头位置，形成电子表格的表头，如图所示。 （8）单击表头中的任一单元格。 （9）单击“数据”→“XML”→“导入”，打开“导入XML”对话框，如图所示。 （10）选中导入数据的XML文件，单击“导入”按钮，相关数据导入电子表格，结果如图所示。 4.思考并回答以下问题 （1）导入外部数据时注意哪些问题，才能提高导入数据的利用率？ （2）三种操作都允许导入部分数据吗？如何操作才能达到这一目的？ 任务小结 Excel 2003允许导入文本文件、Access文件、XML文件中的数据。 导入文本文件中的数据，可以利用“文本导入向导”。 在Excel操作窗口执行“数据”→“导入外部数据”→“导入数据”命令，打开“选取数据源”对话框，选择“文件类型”为Access数据库的文件，即可将Access数据库文件中的数据导入Excel表格。 导入XML文件数据，必须将相应的XML文件映射到工作表中，再拖拽建立Excel表头，然后执行导入XML数据命令。 导出Excel数据的方法各异，Excel表格可以利用“另存为”命令转换为文本文件，在Access操作环境执行“导入”命令，可以将Excel文件转换成数据库文件。若将Excel处理完的XML数据导出，则要执行“数据”→“XML”→“导出”命令，在Excel中能够导出的文件是当前工作表中包含映射的XML文件。 任务2 编辑文字格式 任务描述 小张制作的材料清单电子表格能够满足正常的物品管理需要，但是字符样式单一、格式呆板、表现力差，不能被其他同事接受。针对别人提出的诸如表格标题不居中、标题字符不突出、表头不居中等等问题，小张对材料清单表格进行修改，形成了如样例所示的表格。 样例2-1： 任务分析