电子文件的宏观管理.docVIP

第十二章 电子文件的宏观管理 电子文件的管理也引发了档案管理制度领域的建设与创新。20世纪中后期以来，面对电子文件重要性的日渐提升，而管理活动却存在着无章可循、束手无策的状况，许多机关、团体、企事业单位十分焦虑，纷纷呼吁档案行政管理部门尽快研究制定符合电子文件特点的管理规则与秩序，改变电子文件管理的混乱无序，保存好珍贵的人类活动记忆。因此，为科学、高效地管理电子文件，国家档案行政与业务主管部门应加强电子文件管理的宏观指导和控制，研究制定相关的规划、法规、标准，并加强人才的培养，全面推进档案事业的发展，积极创建21世纪的电子文件管理事业。 第一节 电子文件宏观管理概述 一、电子文件宏观管理的原则 在第二章中已经提到，电子文件宏观管理是指文件和档案的行政与业务管理部门以电子文件管理为客体对象，运用法律法规、制度办法、规划、标准等对电子文件管理工作中的组织和人员加以指导和控制，并提供相应的技术和条件支持，以形成有效的运作机制和管理机制，使电子文件微观管理工作规范化和制度化，确保电子文件完整保存的历史责任得以实现。这项活动是由档案行政与业务管理部门根据社会发展的需要和保护电子文件的历史责任，对全国以及地方的电子文件工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导，从宏观上、整体上执行对电子文件管理事业的领导、指导职能的各项活动的总和。 人类社会的每一项活动都是由历史和时代所决定的。电子文件的大量产生，给传统档案管理带来的影响和冲击是全方位的，不仅档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、提供利用等档案工作的各个具体业务环节需要重新设计和组织；同时电子文件管理体制、规范、标准、技术也需要重新规划和制定；电子文件的管理机构和管理人员也需要重新定位、布局和培养。只有国家档案行政与业务主管部门承担并履行宏观管理的职能，才能协调电子文件管理的内外关系，发挥档案事业系统的整体功能，加速解决电子文件管理过程中的各种矛盾和问题，全面推进电子文件的管理水平，规范全国的电子文件管理工作，担负起保存人类集体记忆的历史使命。因此，我们不仅要研究电子文件管理工作中的各项微观具体环节，还要从总体上研究电子文件的宏观管理的各项活动。 电子文件宏观管理应遵循下列原则： （一）电子文件宏观管理应纳入国家档案事业管理体系之中 档案事业是以管理和开放国家档案信息资源，服务国家各项事业为宗旨的，由档案行政管理工作、档案室工作、档案馆工作等各个部分组成的一项事业系统。档案事业管理即是从宏观上、整体上管理国家档案事务，不断调解档案事业的内部关系和外部关系，促进档案发展，为国民经济和社会发展服务的一项工作。 电子文件虽然有自己的特殊性，但从本质上它是一种新型档案类别，其管理职责也是由档案部门来承担的。因此，档案行政与业务管理部门要将电子文件纳入工作计划，在档案事业管理的各个方面，全面体现出电子文件管理的要求，在承认电子文件管理特殊性的前提下，使电子文件管理与传统档案管理协调发展。 （二）电子文件宏观管理要有超前性和预见性 电子文件是技术时代的产物。科学技术日新月异，信息技术在档案工作中不断地更新和发展，往往造成原有的问题还没有得到妥善地解决，新的问题又会出现。即使在今天，我们所探讨形成的电子文件的一些管理理念和管理方法也会在新的技术条件和环境下加以适当的调整和补充。这就要求电子文件的宏观管理必须要考虑时代和环境发生的深刻变化，要有前瞻性和预见性，能在一定程度上预测社会和技术的发展方向，并采取积极的措施。我们要在管理规划上有一定的超前性，这样才能使制定的规划、规范和标准等能够在一段相对稳定的时期内实施，而不至于在新技术发展所带来的影响面前措手不及，疲于应付，步步落后。 在纸质档案的长期管理实践中，人们逐步摸索并形成了一整套科学管理档案的经验和理论，并创立了较为完整的纸质档案管理的制度和方法，但其中我们也走过了不少弯路，付出过一定的代价。在电子文件的管理方面，我们要吸收国外电子文件工作实践和国内数字图书馆建设的经验，做一些超前性的规划和研究，尽量少走弯路，少付代价。 （三）电子文件宏观管理应兼及电子文件和电子档案两个阶段，贯彻文档一体化原则 电子文件是电子档案的前身。文件处理部门对电子文件保管的责任意识和归档前处理，直接关系到档案部门管理归档电子文件的效能和水平。 根据“前端控制”的思想，档案馆及档案人员应在电子文件形成阶段发挥指导监督的作用，而这种指导监督的依据是档案部门制定的各项制度、标准和规范。档案部门在各项标准和规范的制定上，应充分考虑电子文件形成者对电子文件保管的影响，并作出相应的规定，使他们自觉按档案主管部门制定的有关标准和规范制作电子文件，并采取各种有效措施，保证其制作、处理的电子文件真实可靠，各种数据和背景信息完整准确，并能及时归档。在纸质文件时期，我们要求