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佛山市中盛置业有限公司 档案管理办法（试行） 为了公司档案管理的统一性、完整性、规范性和安全性，充分发挥档案的有效作用，维护公司合法权益，防止档案丢失、损坏、被盗、受潮、蛀蚀等，特制定本办法。 一、编制依据 （一）《中华人民共和国档案法》 （二）《中华人民共和国档案法实施办法》 二、总则 （一）公司档案是指各部门在项目开发建设中所形成的，对公司有保存、查考价值的文字、图表、声像等各种形式的文件材料。 （二）公司档案是公司在各项工作中形成的全部档案的总和，包括营销策划、工程开发建设、设计、成本、设备等。 （三）档案是公司的宝贵财富，必须坚持集中统一管理，按照《档案法》规定，任何部门和个人不得以任何形式和手段将应归档的文件、资料据为己有。 三、档案管理机构 公司档案分别由综合管理部、成本部、工程部保存。 四、档案的收集 对需完成阶段性工作才能上交的资料，要在完成阶段性工作后当日即时将档案资料原件上交各对应职能部门。 五、档案的分类（所存档部门） 类目 名称 基 本 范 围 所存档部门 行政 管理类 1、股东签署的会议记录、纪要、决定； 2、公司制定的规章制度； 3、公司《章程》董事会文件，股东大会材料等； 4、公司工商变更资料； 5、其他需归档的文件资料。 综合管理部 合同类 所有的合同 综合管理部 开发类 1、受让土地选点、评估、洽谈、科研报告、董事会（董事长）批复等原始资料； 2、受让土地规划、国土进窗报批等全部原始资料； 3、规划许可证、国土证、红线图等全部原始资料； 4、其他需归档的文件资料。 综合管理部 设计类 1、概念方案设计文本； 2、建筑、规划设计方案； 3、初步设计文本； 4、施工图； 5、园林景观方案设计； 6、园林景观施工图设计； 7、其他需归档的文件资料。 设计部 成本类 1、中标通知书； 2、项目指令； 3、设计变更； 4、工程联系单； 5、现场签证单； 6、会议纪要； 7、招标公告、招标通知、资质资料、招标文件、投标文件等 8、工程预算资料； 9、审批表格； 10、工程结算资料； 11、其他成本相关需归档的文件资料。 成本部 工程 技术类 1、征地受让土地手续办妥后，工程启动的初步可行性研究报告与批复； 2、规划设计任务书、设计、图纸文件、报告、审查与批复； 3、工程可研、环评报告与批复； 4、初勘任务书及出勘资料； 5、初设任务书及初设图纸文件（含概算）初设审查与批复； 6、施工详勘及详勘资料； 7、施工设计任务书及施设图纸、文件（含预算）、资料审查与批复； 8、工程进窗报建报批过程中，所形成的全部资料、文件、证书； 9、工程建设各阶段验收报告； 10、工程竣工图、竣工验收报告； 11、工程设计、监理、施工、设备、物资材料等招标过程形成的所有请示、报告、批复、纪要等资料； 12、在项目委托过程中所形成的方案、工程量计算、确认签证等资料； 13、所有设计修改、变更中形成的全部资料； 14、设备、材料、产品出产证书、技术参数指标、开箱验收等资料； 15、工程各类款项支付审批手续等资料； 16、售楼处装修设计施工图； 17、样板房设计施工图； 18、智能化设计方案； 19、其他需归档的文件资料。 工程部 设备 仪器类 1、设备仪器，购置设备仪器开箱记录、全套随机文件、安装调试记录、维修检测记录及设备报废的文件，设备台账； 2、自制设备议器，设计图纸、计算书、工艺、工装文件、产品鉴定材料、使用说明书及投入使用后的检查维修记录等； 3、其他需归档的文件资料。 工程部 六、归档要求 （一）档案工作由相应的部门保管对应档案。 （二）档案资料的形成是全过程的产物，而不是事后追索。因此，必须保证其准确性、完整性、系统性，任何工作人员不得因工作贻误而造成资料档案的遗失或流失。 （三）所有归档的图纸文件资料必须符合永久保存条件，凡圆珠笔、铅笔填写或复印资料均不能作为永久保存条件归档。 （四）档案一律存放在档案盒或档案袋里，然后放在专门的档案柜里。档案柜应有门锁，未使用时必须上锁。 （五）归档文件要求为原件，相关部门或人员可以保存复印件。有多份原件时，相关部门或人员可以借用持有原件，但“绝密”、“机密”级文件除外。 七、档案的编号 公司档案编号规范如下：： 档案编号：部门代码+档案类别代码+时间+序号 公司名称代码及部门代码如下： 公司名称或部门名称 代码 成本部 CB 工程部 GC 营销部 YX 开发部 KF 设计部 SJ 如有新公司、新部门成立，依此类推编写代码。 八、档案保密等级划分 公司档案秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级： 秘密等级 范围 秘密 1、受让土地选点、评估、洽谈、科研报告、董事会（董事长）批复等原始资料； 2、规划许可证、国土证、红线图等全部原始资料； 3、