论秘书接待中地迎客艺术.doc

论秘书接待中的迎客艺术 1、相关定义 1.1、相关概念界定 1.1.1 秘书 秘书的定义 我国秘书学界对”秘书”这一基本概念的定义存在着诸多争议,并未达成一致的意见。 比较有代表性的定义有如下几种: “职业说”,即将秘书职业化。国家劳动和社会保障部 1997 年颁发试行的《秘书职业技 能标准》对秘书的定义指出”秘书,是指专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及 日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。” “职务说或职位说”。如袁维国对秘书所下之定义:”秘书,在我国现代主要是指党和政 府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理, 综合服务;主要工作是拟文撰稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、 1 办理事务、参谋咨询、联络协调等等。由于我们是社会主义国家,所以从事秘书工作的都是 国家工作人员,即公职秘书”2。 “参谋说”,强调秘书应是领导的参谋,这是在 1985 年全国秘书长、办公厅主任座谈会 强调秘书部门要充分发挥参谋助手作用的情况下提出来的。有人甚至提出秘书是为领导出谋 献策的常备智囊,是领导的”外脑”。不过”参谋说”拔高了对秘书的要求。 “助手说”,即认为秘书是领导的助手。如詹银才对秘书的定义:”秘书或秘书工作者, 是各级领导机关及领导人员的参谋和助手,主要职责是协助决策,承办业务,搞好行政工作” 3。”助手说”是秘书学界较为流行的看法。 “工作人员说”。如《现代汉语词典》指出”秘书,是掌管文书并协助机关或部门负责人 处理日常工作的人员”4。翁世荣认为”秘书是辅助领导层或个人实施管理和处理日常事务的 人员”5。 以上几种有代表性的说法中,”职业说”、”职务说”、”参谋说”都存在着”定义过窄”的 不足,且不太符合我国当前的社会实际。相较而言,”工作人员说”相对完整地界定了秘书的 概念,具有确定的可以把握的外延。社会上的秘书无处不在,上到执政党和最高国家机关, 下到个体户或自由撰稿人,都可以任用或雇佣自己的秘书,以”工作人员”来界定秘书的属 概念相对恰当。 秘书与其他工作人员相比,有着其特有的属性。第一,其服务对象特殊。秘书工作是直 接为领导(广义上的领导概念,包括行政领导、雇主等,下文亦如是)工作服务的。第二, 其工作内容特殊。秘书的工作是保证领导工作的正常进行和开展,因此是一种辅助性的管理 工作,而且秘书的工作通常是综合性的。第三,其劳动性质特殊。现代秘书为领导提供的服 务是以脑力劳动为主的,需要具备较高的学历层次和良好的文化修养。因此,本文认同”秘 书,就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务并以脑力劳动为主的工作人员”6这 一定义。 秘书的地位和作用 秘书工作在各级党政机关领导体系和企事业单位中占有十分重要的地位,起着重要的参 谋助手作用。领导的决策制定,需要秘书工作部门和秘书工作人员进行周密的调查研究,全 2 面提供信息,精确提出方案。决策后的实施,也离不开秘书人员跟踪了解情况,反馈信息。 秘书工作是党政机关、企事业单位工作的重要组成部分,是领导不可或缺的助手。具体来说, 秘书工作的作用包括: 第一,助手作用。助手作用是秘书工作最基本的作用。秘书部门办文、办事、办会,承 担领导决策和管理中绝大多数具体事务,节省了领导的时间和精力,使领导能够集中精力思 考大政方针和全局性的问题。秘书工作的助手作用不是一时一事的,而是全天候、全方位的。 凡是领导管辖范围内的工作,秘书都要当起助手作用。 第二,参谋作用。秘书的参谋作用主要体现在为领导决策提供准备完整的高质量信息和 决策事项的备选方案上。给领导当参谋,是领导对秘书高度信任的表现,也是对秘书工作提 出的高要求。秘书人员应经常向领导提供可靠而适用的信息、资料、文件等决策依据,并积 极向领导提出工作建议和决策预案,辅助领导进行决策。在决策实施过程中,秘书部门又需 督促检查,进一步向领导反映,使决策更加完善,更加符合实际。 第三,窗口作用。秘书工作部门素有”关口”、”窗口”之称。说它是”关口”,是因为文 件、信息的上承下达都要经过这里传递和输送,它要把文字关、用印关、保密关等。说它是 “窗口”,是因为秘书机构出面处理内外联系,来信来访各方商洽工作,人们往往都把它们看 成是代表领导的。因此,秘书机构和秘书人员的形象如何,直接影响组织和领导的形象。 第四,信息与耳目的作用,也称为信息反馈作用。这不仅包括把看到的、听到的情况及 时向领导反映,也包括主动开展工作,把领导的意图传达出去,进行信息反馈。这就需要秘 书人员做好调查研究,及时获取准确全面的信息,认真的进行综合处理,提取有价值的信息, 为领导同志的决策制定和施行提供重要依据。 第五,桥梁和协调作用。秘书部门处于领导与职能部门、下级单位之间的枢纽位置,起 着下情上达