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温州大学2017年归档注意事项 档 案 馆 2017年2月 （一）收集 请各位兼职档案员对照《温州大学立卷部门归档范围和保管期限》收集材料。 注意： 1、纸质归档文件材料要齐全完整，归档范围未列及到的有参考价值的材料也请整理归档。 2、重视涉及学校及本部门的新闻媒体报道资料（包括平面媒体、网络媒体、电视台、电台）、业务数据库的数据备份以及照片档案、实物档案的收集 3、在工作中发现以前遗留下来的材料，请不要凭主观意愿私自处理。 （二）整理 整理时大多遵循的原则：年度---问题，卷内文件排列习惯按问题，同一问题的材料按时间排序。 收集的材料需录入档案管理系统。网址为5/。 案卷级目录著录模板 文件级目录著录模板 上图为一卷的第一份目录 上图为一卷的最后一份文件级目录，注意页数的起止。 文件时间：八位数的录入方法，录入时是英文或半角状态。如时间不到八位的，以0补齐。 题名：著录题名时不能随意更改或简化，一般应照实抄录。有的文件没有题名或虽有题名但无实质内容，不能揭示文件的内容与成分，在这种情况下应重新拟写题名。重拟的题名，外加“[ ]” 。 文号：录入时严格按照文件上的文号录入，如浙教电传[2013]1号，数字和方框也都需在半角状态下录入。 注意事项： 1、纸质档案 （1）存档文件需原件，手写材料字迹要清楚、工整，不得使用易褪色的墨水、铅笔或者圆珠笔，如果是打印件要保证墨的浓度，打印件不能有污迹；排版时尽量避免排得太满，要预留装订线。纸张规格一般为A4纸 。 （2）幅面大于A4规格的文件材料及图纸，应按A4规格折叠成手风琴式；幅面小于A4规格的材料应粘贴在空白A4纸上。成册的印刷物如成果册等尽量使用A4规格。 （3）材料要有成文日期、机关印章，印章要完整、清晰（基建图纸须加盖竣工章）。 （4）存档文件不要太厚，一卷最好不要超过200页（方便扫描及复印）。 （5）组卷完成后需用号码机打印页码，页码的位置在每页文件正面的右上角，背面的左上角，凡有图文的页面都需编写页号，空白页要去除，页码用三位数，如：001……150等。（注意页码打印位置不能跟原材料内容有重合，要打印在空白处） 不合格材料\打印不清楚1.jpg 不合格材料\打印不清楚2.tif 不合格材料\印章缺失.jpg 不合格材料\印章缺失2.jpg 不合格材料\印章重影.jpg (1)电子版和纸质版需配套移交，电子版格式为：jpg或tiff ，不要压缩，大小：1MB以上。纸质版必须为冲洗照片（请勿打印），画面清晰，尺寸为6寸光面。集体合影照的尺寸可适当放大，一般不超过A4纸尺寸，并附带照片中人员名单，与站位相对应。(2)同一个活动可从不同角度选出数张照片，每张照片需附文字说明，文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，概括揭示照片所反映的全部信息，同一组照片的说明不能完全一样，必要时可在说明后面加1,2,3等数字加以区分。 2008年3月26日，温州大学与海螺集团校企全面合作签字仪式在岩松堂白鹿厅举行。校长陈福生（右）为温州大学实习基地授牌。摄影：王伟浩、赵建 2、照片档案 毕业照上面标明学院、级别、专业、班级、层次及毕业时间，如：数学与信息科学学院2005级信息与计算科学专业05信算本科班毕业生合影。 /bys/ (3)照片按照活动的时间顺序排序，逐张录入系统，一条卷内目录对应一张照片（假如本年度共有100张照片，则应录入100个文件），在照片背面右上角标明照片序号，并上传对应的电子版照片。 （三）移交 兼职档案员向档案馆移交档案时需有移交清单和备考表（通过档案管理系统打印） ，移交清单与实物相对应，一式两份，清点完毕双方签字。 有些需要特殊说明的材料，由经办人及部门领导做文字说明并签字盖章。 （四）归档时间 2017年3月22日前移交给档案馆 QQ群号：?111435417 联系电话：778019、778021 档案管理系统网址：5 档案馆网站：5:800/ 相关资料请在群空间下载 谢 谢 各 位！