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檔案移交作業 臺南市政府秘書處 內容大綱 壹、範圍 貳、組織調整類型 參、主要適用法規 肆、注意事項 伍、實施做法 範圍 各機關因改組、部分業務移撥時檔案之移交，或因裁撤（含公營事業移轉民營）辦理檔案移交，其作業及程序，包括成立檔案移交專案小組、整理移交檔案、編製檔案移交目錄、轉出移交檔案電子目錄、檔案裝箱、檔案點交、作成交接紀錄、電子目錄轉入系統及接管檔案管理等事項。受政府委託行使公權力個人或團體，執行受託事務產生之檔案移交，適用之。 組織調整類型 機關組織整併 原機關部分業務移撥至他機關 全部業務併入另一機關 2個以上機關合併為新機關 機關組織內部調整或改隸 原機關調整內部業務、機關層級調整或上級機關異動等 機關裁撤 原機關裁撤後，其業務不再運作，未有承接機關者 主要適用法規 檔案法及其施行細則 國家檔案移轉辦法 機關檔案管理作業手冊 縣市改制直轄市檔案移交作業手冊 文書及檔案管理電腦化作業規範 國家機密保護法及其施行細則 行政院及所屬各機關組織調整作業手冊第2章第7節檔案移交規定 名詞定義 檔案移交機關 ： 指改組、部分業務移撥或裁撤（含公營事 業移轉民營）之機關。 檔案接管機關： 指業務承接或接管裁撤機關（含公營事業移轉民營）檔案之機關。 前置作業期 成立檔案移交專案小組 召集人 檔案接管機關幕僚長以上人員 成員 檔案移交與接管機關相關業務、檔案管理及資訊單位主管共同組成 任務 綜合規劃、協調、督導管控檔案移交作業之進行 定期召開會議，協調確認檔案移交範圍、方式、期程與分工，及實體置放地點，並作成書面紀錄 於檔案順利完成移交及接管後始得解除任務 前置作業期(續) 檢討或修正檔案管理作業規範 就業務異動範圍，重新訂定或修正檔案分類表及檔案保存年限區分表 視需要重新訂定或修正檔案管理作業有關規定 檔案接管期(續) 接管檔案之管理 促請檔案移交機關 就移交前尚未歸檔之辦畢案件，賡續稽催歸檔後，另案辦理移交 檔案移交後至改制生效日期間產生之檔案，應併同辦理移交 2個以上之檔案接管機關，由上級機關協調擇一機關保存檔案移交機關檔案銷毀或移轉目錄及核准文件，並影送其他接管機關 移交前未完成編目建檔之檔案，應採檔案移交機關原分類表賡續辦理編目建檔，並於分類號前增加代碼 維護檔案管理相關統計調查資料 移交機關得依規定向接管機關提出調案申請 檔案實體移交接管 接管機關完成實體檔案接管並函報本府備查有19個機關： (警察局、環保局、家庭教育中心、新營、白河、麻豆、新化、柳營、後壁、下營、六甲、官田、大內、新市、安定、山上、楠西、左鎮、永康公所)。 檔案保存年限區分表修訂送審 已送審機關：民政局、教育局、經濟發展局、觀光旅遊局、工務局、勞工局、地政局、都市發展局、衛生局、消防局、公共工程處、各區衛生所。 已經檔案管理局核定機關：農業局、水利局、文化局、交通局、環境保護局、稅務局、資訊中心、公務人力發展中心、家庭教育中心、動物防疫保護處、漁港及近海管理所、各托兒所、職訓就服中心、車輛行車事故鑑定委員會。 接管檔案電子檔案目錄及數位內容轉入系統遭遇困難 本市各區公所(原臺南縣政府各鄉鎮市公所)接管代表會檔案電子目錄，無法匯入該公所公文系統：原臺南縣各鄉鎮市民代表會使用檔案目錄建檔軟體及基層機關公文整合系統。 由各區公所公文系統(行政院研考會開發系統)轉出之檔案移交目錄亦無法匯入本府環保局公文系統。 本府協助事項 簽會本府研考會資訊中心研議，協助於線上簽核公文系統中整合舊資料，俾利完成檔案移交作業。 惟為配合各機關檔案接管目錄彙送期程，仍請各機關亦尋求其他整合管道。 接管檔案目錄彙送 本府暨所屬機關依檔案管理局100年1月14日檔應字第0990013066號函擇定：「移交機關免辦理檔案移交檔案目錄彙送，由接管機關轉入其檔案管理資訊系統及完成相關目錄註記後，於各機關規劃期程內(至遲於100年12月30日前)完成接管檔案目錄彙送作業。 接管檔案目錄彙送(續) 前項接管檔案目錄彙送作業，不受檔案目錄彙送期程限制。 完成接管檔案目錄彙送作業後，應函知本府，同時敘明需全數刪除檔案目錄彙送資料之原移交機關代碼，俾利本府彙送檔案管理局據以刪除存在於NEAR之該機關代碼下原目錄彙送資料。 敬請指教．謝謝！臺南市政府秘書處 * 實施做法 機關組織整併 機關組織內部調整或改隸 機關裁撤 機關組織整併 前置作業期 檔案整備期 檔案移交期 檔案接管期 檔案整備期 檔案移交機關應辦理事項 經核准銷毀或移轉之檔案，應執行銷毀或移轉作業 修正檔案目錄註記及檔案目錄彙送 未及辦理者，應將核准文號、檔案年度、類別及數量等作成紀錄，列入移交 就辦畢未歸檔之案件辦理稽催 經核准延後歸檔而尚未歸檔之案件，應作成紀錄，列入移交 檔案