档案移交档案中心须知-GovernmentRecordsService.PDFVIP

檔案移交檔案中心須知 檔案移交程序 步驟 1 ：向檔案中心提交申請 (Subm it New Tr ans f er R eq u est ) 政府部門如欲把檔案移交政府檔案處的檔案中心暫存，他們須透 過貯存空間配置及檔案中心資訊系統( S ARC IS ) 向檔案中心提出申請。 如申請移交的檔案少於 600 箱 ，部門應在擬定檔案移交日期前三個月 提出申請。如欲一次過移交 60 0 箱或以上的檔案，部門應在擬定檔案 移交日期前六個月提出申請。 2 . 部門於 S ARC IS 提交申請時，需詳細列出擬定移交的檔案資料， 供日後檢索及存廢之用。部門應為每一個批次的檔案，獨立遞交申請 以及填寫「檔案轉移清單」( R eco rd s T r an s f er Li s t ) 。部門在填寫 「檔 案轉移清單」時，可選擇以個別案卷/ 項目或以個別紙箱( 順序編號) 的 形式把檔案表列。以個別案卷/ 項目或以個別紙箱( 順序編號) 的形式填 寫檔案轉移清單的樣本分別見附錄 3 及 4 。 3 . 以個別案卷/ 項目開列檔案涉及的文書工作較多，但日後提取檔 案時，可按個別案卷/ 項目提取。以每紙箱為單位的表列方法可簡化 填寫程序，但部門日後提取檔案時，只能按箱提取。在決定表列方法 時，提取率 、提取量及提取方式 ( 如以外判方式或以部門內部資源提 取( 包括運輸車輛及人手) ) 是主要的考慮因素。但如打算移交的檔案為 「有潛在歷史價值或已確定有歷史價值」的檔案，包括在檔案存廢期 限表(R eco r ds R et en ti on an d Di sp os al A ut ho ri t y( R M O 2 )) 內註明最終存 廢安排為 R P (R ev iew b y P ub li c R eco r ds O f fi ce(PR O )) , RAP (R evi ew b y A gen c y an d PRO ) 及 PP (P erm anen t r et enti on b y PR O ) 的檔案，為 方便日後把檔案移交歷史檔案館作審核及保存，部門必須以個別案卷 / 項目形式把檔案表列。 以個別案卷/ 項目表列檔案( 每個案卷/ 項目一個順序編號) 4 . 如以案卷/ 項目表列，部門應－ ( a) 為每個案卷/ 項目編配一個編號( 順序編號－即 S eri a l N o . ) ； ( r e v 2 0 1 7 ) ( b ) 在案卷/ 項目背面封皮的右下方清楚寫或印上順序編號及批 次號碼( Depo sit No. ) ，字體大小不能夠少於36 ( 見附錄 1 ) ； ( c) 把已編號的案卷/ 項目順序裝箱( 見附錄 1) ，在紙箱面的藍色 長方格上填上紙盒號碼、部門檔案類別編號 (RM O2 上的 A RS N o. ) 、批次號碼及順序編號。詳請參閱附錄 2 甲項 ；及 ( d ) 確保上述的編號及號碼等清楚及容易辨認。 按箱表列檔案( 每箱一個順序編號) 5 . 如檔案按箱表列，部門應－ ( a) 每箱編配一個編號( 順序編號) ； ( b ) 在紙箱面的藍色長方格上清楚塡上順序編號( 即紙盒編號) 、 部門檔案類別編號( RM O2 上的 AR S N o . ) 及批次號碼。詳請 參閱附錄 2 乙項 ；及 ( c) 確保上述的編號及號碼等清楚及容易辨認。 6 . 部門在移交檔案前，須 向檔案中心提交第 4 或 5 段所提及已寫或 印上編號及號碼等的案卷/ 項目背面封皮或紙箱的樣本或相片 ，以便 該中心查核。在查核後，檔案中心會聯絡部門確定移交檔案日期。 7 . 部門 可 透 過 SARC IS 查看 及更新 已 提交 的 申請 (