广东商学院二级单位文件资料整理立卷归档工作.pptVIP

2008年5月9号 广东商学院办公室综合档案室 广东商学院二级单位文件资料整理立卷归档工作 演讲人:林玮 一、档案概念 二、档案从形成到归档的要求 三、文件整理立卷 四、文件归档时间 一、档案概念 根据国家《档案法》第一章第二条规定，本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 根据原国家教委教办[1993]429号文《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》的表述，高校档案是指“在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料”。 广东商学院档案是指建校以来，在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。这就是说，档案材料包括不同的载体，即有纸质文件，又有电子文件，以及照片、录音带、录像带、光盘、实物等。 档案工作是学校教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础工作之一，必须把档案工作纳入学校整体发展规划之中，实行集中统一管理。 学校文件材料的归档范围：详见《广东商学院各类档案管理实施细则》 二、档案从形成到归档的要求 归档工作列入议事日程，必须做到“三纳入”、“四同步”：即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。 三、文件整理立卷 立卷原则：各单位的文件材料立卷应按问题、时间、重要程度和文件的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。 三、文件整理立卷 立卷程序 分类立卷 不归档的文件材料 立卷程序 按照《广东商学院各类档案管理实施细则》中的各类档案归档范围和保管期限表（包括尚未列入此范围但又具有保存价值的文件也要归档，例如根据教学评估要求需要归档的文件材料），将文件收齐整理归档，依照如下程序进行： 1.1. 检查文件成份是否收集齐全完整，如正件与附件是否齐全，正本和定稿是否齐全等。同时检查有无不需要立卷归档的文件材料。 1.2.检查每一案卷文件是否保持了文件之间的有机联系。纠正各案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。 1.3.检查案卷内文件的数量。一般不超过50页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。 分类立卷 2.1.分年度 先将文件按其形成或针对的年度分开，具体要求是： 一般文件归入文件形成年度（如有特别要求的按学年度归档）； 跨年度的请示与批复，归入批复年度； 跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度； 跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度； 跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度； 跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度； 法规性文件归入公布或批准年度； 按常年处理的文件归入专门年度。 2.2.分问题 将文件按其内容所反映的问题、事情分别组卷，如果同一个问题的文件较多；可分别组成若干个案卷，如果一个问题只有一、二份文件，可以把内容相近的文件组成一个案卷。 2.3.分期限 将文件按照规定的不同保管期限分开（划分保管期限主要由档案室完成）。 2.4.立卷组合 立卷组合的基本要求：一般应以问题为主，兼顾其它特征，使文件之间联系紧密，方便日后查找利用。 2.4.1.立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行： 会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷； 统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷； 2.4.2.卷内文件材料按重要程度或顺序排列； 批复、批示在前，请示、报告在后； 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发件在前，被转发件在后； 非诉讼案件结论性材料在前，论据性材料在后； 其它文件材料按时间顺序排列。 2.4.3.填写文件移交目录（从2008年起使用“南大之星”档案管理系统录入移交目录，具体操作详见“南大之星”档案管理系统使用的简要说明）。 顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。 文件编号：文件制发机关的发文字号。 责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。 题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号。 日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号。 页数：文件的实际页数，如果文件有正本和定稿的，其页数是正本和定稿的合计数；如果同一主题内容的文件包括有批复和请示的，则分别计页数。