信息交流沟通与协商控制程序.docVIP

信息交流、沟通与协商控制程序 1.目的 建立公司内部各层次之间、各职能部门之间、公司与顾客和相关方之间、公司与员工之间适当的沟通渠道，使有关质量、环境和职业健康安全管理体系的管理过程及有效性交流信息与沟通，增进理解、协调行动，推动和不断改进综合管理体系的有效性。 2.适用范围 本程序适用于公司内外部就质量、环境和职业健康安全管理体系的有关信息进行沟通、交流、协商和接受、处理。 3.术语和定义 3.1相关方：指利益相关方和地方主管部门，利益相关方包括顾客、产品最终用户、投资者或所有者、供方和合作者、受组织影响的团体、内部顾客、组织内员工。 3.2其它定义引用《管理手册》中的术语和定义。 4.职责 4.1办公室为本程序归口管理部门，负责统筹本公司对内、外相关信息的传递与分析、处理。 4.2销售部负责原材料采购和销售合同签定前与顾客交流与沟通，以及收集产品交付后使用信息；负责向生产部门传递客户订单信息。 4.3生产部负责组织收集各车间产品的生产信息，与顾客和环境相关方进行沟通与交流，获取顾客和相关方评价信息，并负责对产品信息、顾客和环境相关方信息进行内部沟通和交流。 4.4质检部负责产品销售后质量反馈信息的收集、处理、交流和沟通，并负责进行内部沟通与交流。 4.5安全办负责收集掌握职业健康安全情况和地方职业健康安全管理部门的评价情况；负责于外部环境相关方进行沟通与交流，获取相关方评价信息并进行内部沟通和交流。 4.6工会定期收集员工对环境、职业健康安全的要求，代表员工与公司领导沟通、协商。 4.7各车间负责产品生产和质量、环境和职业健康安全管理情况信息的提供，并获取顾客、相关方对生产经营部的评价信息。 4.8各部门负责其主管的程序运行中产生的内部和外部信息的收集、处理、沟通和交流。 5.程序 5.1信息的内容 5.1.1内部信息 a.产品生产情况； b.质量、环境和职业健康安全方针、目标、管理方案的实施情况及体系运行情况； c.重要环境因素、重大危害及风险的控制情况； d.环境、职业安全健康绩效监测和测量的结果； e.产品重大不合格、环境和职业安全健康事故、事件； f.内外部审核、管理评审结果； g.员工的意见、要求、抱怨； h.化学品安全数据表（MSDS）。 5.1.2外部信息 a.政策、行业标准、法律法规和其它要求的变化情况； b.顾客、上级主管部门对质量管理的抱怨、投诉、期望和意见； c.顾客、社区、居民、政府和上级主管部门等相关方对环境管理的期望、意见、抱怨和投诉； d.顾客、政府和上级主管部门等相关方对职业安全健康管理的意见、要求、投诉； e.市场及社会的要求和趋向。 5.2信息的获取、收集 内外部信息按照管理职责分工和信息属性，由信息产生部门、第一接受单位或主管业务部门及时获取、收集。 5.3 沟通和交流的方式 5.3.1内部沟通和交流的方式： a.各种会议，如（半）年度工作会、职工代表大会、工作例会、周例会等（由会议召集部门起草会议纪要）； b.口头传达、汇报、协商； c.文件、报表、通知等； d.电话、宣传栏、内部网络、简报等； e.职代会提案、员工合理化建议等。 5.3.2外部沟通和交流的方式： a.电话、传真、电子邮件、信函等； b.走访； c.招投标文件、公司对外宣传资料等； 5.4沟通和交流的实施 5.4.1与顾客的沟通与交流 5.4.1.1销售部应向客户传递公司质量、环境和职业健康安全方针和管理体系认证的信息；将顾客反馈的要求及时向公司领导汇报，向有关部门通报，并予以研究、答复。 5.4.1.2 销售部收集顾客对公司产品质量、履约合作情况及生产环境管理、职业健康安全管理等情况，将顾客反馈信息传达到相关部门。 5.4.1.3销售部及时将顾客反馈的产品质量问题信息传递到质检部及时处理，将处理后的结果反馈给顾客确认、协商。 5.4.1.4销售部及时将顾客反馈的环境要求传递到安全办及时处理，将处理后的结果反馈给顾客确认、协商。 5.4.1.5顾客对产品有质量异议的，销售部收集质量异议信息，及时反馈给质检部进行处理，并填写《质量异议处理单》，以便后续质量数据处理和分析，逐渐提高产品质量。 5.4.2与环境与职业健康安全管理相关方的沟通与交流 5.4.2.1供应部对备件、辅料供方提出采购产品环保、健康安全方面的要求，并在采购、租赁合同中予以约定。 5.4.2.2安全办与当地环境管理部门、职业健康安全管理部门建立并保持联系，将沟通信息记录在《信息交流沟通表》上并与各部门传达、沟通。了解公司环境管理和职业健康安全管理情况，将管理情况做好记录。 5.4.2.3对来自顾客、政府和上级主管部门的要求，以及员工、社区、居民和其他相关方的建议、期望、抱怨和投诉的信息，信息产生单位或第一接受相关职能部门按信息属性和职责分工详细记录《信