文书处理及档案管理作业Q＆A-Tpedutw.DOC

　　凡有關「公文處理暨歸檔」等事項或相關法令、資訊，請進入「我的電腦／共用區/行政資料/總務處/文書/文書處理作業研習」資料夾內，尤其是Ｑ＆Ａ部份會 隨時更新，歡迎大家常常到此一遊，絕不會空手而返！謝謝！ 臺北市內湖區南湖國民小學 文書處理及檔案管理作業Ｑ＆Ａ （最新增修版） 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　97年12月12日最新增修版 壹、公文製作暨發文（請進入「公文製作系統」） ＊有操作手冊或安裝手冊可供參? 一、初次使用「臺北市政府公文文書整合系統之公文製作」者，請逕至 41/docnet網站去下載，同時也可下載「操作手冊」供參。 二、亦可到我的電腦／共用區／行政資料／總務處／文書／文書處理作業研習，拷貝其內可用之「作業系統」，「操作手冊」也已下載於此資料夾內。 三、請記得要進入「工具」欄內，設定「使用者基本資訊」，如此才能順利進行「電子發文」。 ＊製作公文時，全形、半形字形標準之規定如何？ 一、分項的標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，（一）、（二）、（三）……，１.、 ２.、３.、……，（１）、（２）、（３）……；前揭之分項標號順序，亦請據上面例子依序往下 書寫。 二、公文內文： （一）中文字體及併同於中文中使用之標點符號，應以全形為之。 （二）阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號，以及公文中常用之”敬語”前空一格等，應以半形為之。 ＊何謂書函？何時使用書函？ 一、書函之結構及文字用語，均比照「函」之規定。 （一）於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用（學校單位較少使用）。 （二）代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其適用範圍較函為廣泛，其性質不如函之正式性。 （三）若公文內容是確定且無需再研議、討論者，即使用「函」來答（回）復。 ＊受文者之「正本」名稱與電子公文交換對應機關名稱時常是不一致的 ，如何處理？ 一、請將原建檔在內之正本對應機關名稱”複製”到「名稱」欄即可。 二、若再找不到時，亦可上臺北市政府或是教育局的網頁去查詢，較能找到「正確的機關全銜」。 三、欲「電子交換」之機關單位，則會在「對應處」出現「(」的符號，若只要以列印紙本方式者，請在對應處點選使其為一「A4紙張的上方有一往下的摺角」模式（非一張信封的樣態）即可，便不用在其後輸入地址、郵遞區號等資料。 ＊在輸入「正、副本」時，為何無法對應已建檔在系統內之機關名稱? 一、請重新進入「工具」欄內，設定「使用者基本資訊」，如此才能順利進行「電子發文」。 二、請在「檔案-系統目錄和檔案-上次目錄」等二欄位內繕打 C:\DocNet\FORMBINDER\DOC\EIC_MY_PROJ\，傳遞方式則為「網路芳鄰」。 （意即請您「重新設定」或查看現有之「市府公文處理整合系統-製作」版本是否為最新版） 三、請進入左上方之下載區，點選「通訊錄更新」（在下載區的許多軟體項目之最下方），一般下載後都會自動存檔到Ｃ槽內，俟下載後再加以展開更新，此時再重新開機進入此公文製作系統，再進入正、副本機關對應時，應該就沒問題了！ 若還是有狀況的話，還是比照「紙本」（即點選「A4紙張的上方有一往下的摺角」模式）存放於「公文檔案」資料夾內，其後就由文書組負責轉貼及對外電子傳送公文之事宜即可。 四、正、副本之受文單位非一個時，請記得“逐一”新增，如此在列印函文時，其上方之「受文者」才會出現「個別單位名稱」。（如受文者: 臺北市政府 受文者:臺北市政府教育局） 例如，正本：臺北市政府、臺北市政府教育局（就必須先新增一筆”臺北市政府”後，接著再新增一筆”臺北市政府教育局”）。 又如，副本：本校教務處、訓導處、會計室（即新增一筆”本校教務處”，然後再新增一筆”訓導處”，其後又再新增一筆”會計室”）。 五、發文時，只有正本受文者會有「附件」，副本原意即為「副知性質」，若副本受文者亦需要「附件」時，請在函（稿）上之此一副本單位後面以鉛筆加註（含附件），如副本:本校會計室、訓導處（含附件），如此文書組便知給訓導處之副本時要加上附件。 至於會計室也要時，請加註（均含附件），這樣一來就二個副本受文者都會有附件了。 ＊公文附件檔名常因超過字數而無法正常發文，如何處理？ 一、可修改附件檔名，最長勿超過十個字。 若不以電子發文者，教育局規定必須是有用印之附件正本資料，才能以紙本公文送出；附件若超過2頁時，請文書組記得加蓋「騎鏠章」。 二、附件若為“電子檔”（非需蓋章證明之紙本者），請在右上方「署名」欄位之下點選「附件檔名」進入，如不另行自訂檔名時，電腦會依您鍵入之附件數量，自行給檔名（如：3889700CH1或3889700CH2等）。 ＊如何儲存公文之「電子附件檔」，供