林业科研电子档案的管理及利用探讨.pdfVIP

第43卷第4期 湖北林业科技 V01．43，NO．4 2014年8月 Hubei Scienceand Aug．，2014 Forestry Technology 林业科研电子档案的管理及利用探讨¨ 孥 蒋 (湖北省林业科学研究院 武汉430075) 摘要： 随着信息技术的发展和办公自动化的广泛应用，由此形成的大量电子文件成为了档案管理的重要对象。各级林 业科研单位，许多重要科研文件及相关材料在计算机上产生、运行，这些科研电子文件的归档、保存、管理、利用等工作已经 成为单位正常运营的重要环节。因此，如何做好电子档案工作已成为林业档案工作者的新课题。本文根据林业科研电子 档案的特点，结合本单位实际，阐述了林业科研电子档案管理步骤和利用方法，并就加强林业科研电子档案管理和利用工 作提供了参考建议。 关键词： 林业科研；电子档案；管理；利用 006804 中图分类号：G275．6 文献标识码：A 文章编号2014)04 随着信息技术的发展和办公自动化的广泛应 作系统和相应的应用软件，我们就无法对电子文件 用，由此形成的大量电子文件成为了档案管理的重 进行读取和管理，这就决定了电子档案对相应计算 要对象。各级林业科研单位，许多重要科研文件及 机系统软硬件及其设备的依赖性。 相关材料在计算机上产生、运行，这些科研电子文 (3)信息与载体的可分离性：电子档案信息内 件的归档、保存、管理、利用等工作已经成为林业科 容存储的位置可以从一种载体转换到另一种载体， 研单位正常运营的重要环节。如何管理、利用好林 并通过计算机网络可以快速地传给远方。 业科研电子档案资源，不断促进林业科学研究的深 (4)信息存储的高密度性：与传统的纸质档案 入开展，提高林业科研成果转化率，推动林业事业 相比，电子档案单位面积存储量要大得多，例如一 的全面发展，成为林业档案工作者面临的新课题。 上的文字信息或10万页图形信息。 1林业科研电子档案的含义与特点 (5)多种信息媒体的集成性：电子档案信息具 1．1含义 有文字、图形、声音、影像等多种媒体形式，可以通 林业科研电子档案是指在林业科学技术研究 过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合。 活动中形成的具有保存价值的、按一定方法整理而 (6)信息的可操作性：可以更方便快速的对档 成的、已归档的电子文件以及与之相适应的软件、 案信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好地 参数和相关数据。 满足利用者的各种需求。 1．2特点 (7)不稳定性：电子文件信息与载体的可分离 电子档案的生成形式、储存载体和读取方式与 性，造成信息的易修改和易复制，因此电子档案具 传统的纸质档案有着根本的区别，主要具有以下特 有比纸质档案更不稳定的因素，其原始性、真实性、 点： 完整性和安全性方面，都更难以保证。 (1)档案信息的非直读性：存贮在各种载体上的 2林业科研电子档案的收集与归档 电子文件