归档文件整理规则专用课件.pptVIP

归档文件整理规则 基本概念 1.归档文件 立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质的文件材料。 2.归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 3.整理的原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 简化整理，深化检索。已成为各级机关检案工作人员的共识，也是规则的宗旨。 第一 归档文件的整理单位与装订 §1.整理单位：《规则》最根本的特点，就是以“件”为整理单位（以前是案卷），进行文件级整理。 制定《规则》的出发点之一，是改革立卷的传统做法，取消案卷这一实体保管单位，将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，从而达到简化概念，简化操作的目的。由此改革思路出发，整理单位应为“自然件”，即单份文件。 为一件：是指在实体上装订在一起，编目时只体现为一条条目。 §2.文件修整：为保证档案能够长期和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归档材料进行必要的修整。 文件修整一般包括：①对破损文件进行修裱。 ②对字迹模糊和易褪变的文件进行复制。 ③去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。