蓝巢在线与平台文件系统培训课件 .ppt

“蓝巢onLine”文件管理系统培训课件 编制人:韩玉妲 2011年10月20日 课程目标： 帮助使用者能系统了解“蓝巢在线文件管理系统”的功能及使用方法，以便在日后的工作中可以熟练且方便的使用。 课程内容： 一、文件收发流程变动情况介绍 二、文件查询路径 三、组织机构变化后文件的变动方式 四、岗位变化后文件的变动方式 五、其他功能介绍 一、文件收发流程变动情况介绍 总部发文呈批表 当发布体系内文件时，增加了要素主管部门审核步骤 一、文件收发流程变动情况介绍 新增体系文件时，发布前发文部门需与发展处联系，启动“体系文件目录增加审批”业务，在体系文件目录树中增加该文件名称后方可发布，发布时在“体系作业”项选择新增的体系文件名称 体系文件换版或废止时，发布时在“体系作业”项选择旧版体系文件名称  操作方法：1、“体系是否适用”挑√，则“体系作业”选项为必输项2、选择“体系作业”文件后，“要素主管部门名称”会自动带出3、要素主管部门名称一旦带出，流程会控制必须发给该部门审核 点选体系是否适用、体系 作业文件名称是由拟稿人 来选择，发文部门负责人 来决定的。发文部门负责 人审核文件发放时，需特 别注意体系作业文件及要 素部门的审核，一旦选择 文件将流转到要素主管部 门核稿。（请转达，部门领导必知） 增加了版块适用情况的选择，默认为全选 界面调整： 正文和相关文件信息在同一页显示； 增加文件“分类”，非必输项 增加下属单位是否执行、适用版块、体系作业、要素主管部门名称选项 界面调整：类别中增加了“奖惩”，人事部门应注意 注意事项 替代文件名称、替代文件编号：选择正文或相关文件之一即可，所链接的文件会一并被替代 日期栏若误选想返回空值，按Delete键可消除 总部普通收文移交表 界面调整 ： 取消相关文件项， 文件不用拆分； 针对非法规性文件 取消是否法规性文 件、体系适用两项 界面调整 增加文件“分类” 类别中增加了“奖惩”，人事部门应注意 总部法规收文移交表：增加了文件识别评价步骤 当文件无需识别时： 当文件需要识别时： 总部法规收文移交表 界面调整 取消相关文件项，文件不用拆分 增加“分类” 增加文件识别表项 流程调整：先由控制部门办理，后反馈给公司领导 1、文书直接发给控制部门领导，不经过办公室主任 2、控制部门领导收到文件后直接办理，不用先请示公司领导，办完后请公司领导阅知 3、若文件内容关系到其他部门，控制部门领导可直接发送给适用部门（部门领导必知，请转达） 总部法规收文移交表 流程调整 控制部门负责人可能扮演的角色： 控制部门领导 适用部门领导 其他适用部门领导 （部门领导必知请转达） 部门承办人可能扮演的角色： 控制部门承办人 适用部门承办人 其他适用部门承办人 （部门员工必知请转达） 二、文件查询路径 总部法规性文件库查询 （适用于全体员工，可查询到文件正文） 员工文件夹 （适用于全体员工，可查询到文件正文） 有效性文件清单查询 （适用于全体员工，可查询出清单，有打印功能） 控制部门文件库 （仅部门文件管理员有权限） 总部法规性文件库查询 查询目录树结构 控制部门 手册－程序－作业文件 要素 分类 员工文件夹 查询目录树结构 按单位来查询 按部门来查询 有效性文件清单查询 仅能查到有效文件的清单，查不到正文，但不仅限于法规性文件， 是全部有效的文件 可输出相关文件清单供使用 有效性文件清单 法规性文件清单 体系内文件清单 下属单位需执行文件清单 控制部门文件库 部门文件管理员负责管理 查询目录树结构 按分类查询 按岗位查询 （下属单位也适用） 三、组织机构变化后文件的变动方式 当组织机构名称变更时： （如发展管理研究处变更为发展处） 选择发展管理研究处和发展处，替换后，则文件全部替换 当组织机构新增、撤销、合并、拆分时，需启动控制部门维护业务将文件 按管理职能进行拆分，表现为部门文件管理员更改文件的控制部门 当新增组织机构时：（如增加培训管理处） 文书－原负责培训业务部门文件管理员－原负责培训业务部门负责人－文书 当组织机构撤销时：（如社会事务处撤销） 文书－社会事务处文件管理员－社会事务处负责人－文书 当组织机构合并时：（如办公室与法律事务室合并为总经理办公室） 文书－办公室文件管理员－办公室负责人－文书 文书－法律事务室文件管理员－法律事务室负责人－文书 当组织机构拆分时：（如计划经营部拆分成工程结算处、成本控制处） 文书－计划经营部文件管理员－计划经营部负责人－文书 四、岗位变化后文件的变动方式 文件适用岗位维护 由部门文件管理员对本部门文件的适用岗位进行操作 当部门新增岗位时，选择文