存查公文归档.ppt

* * * * * * * * * 檔案管理作業－移轉審核意見說明：提供查詢各機關的審核意見。 步驟2:點選查詢 步驟1:輸入年度 *  * 檔案管理作業－移交作業說明：提供檔管人員將機關面臨改組或裁編，將檔案移交給新的單位之清單。 檔案管理作業－擬移交檔案清單說明：提供列印機關面臨改組或裁編，將檔案移交給新的單位之清單。 步驟1:輸入查詢條件 步驟2:點選開啟報表 * 檔案管理作業－檔案續留作業說明：將不予移交之檔號進行續留作業。 步驟2:點選查詢 步驟1:輸入查詢條件 * 檔案管理作業－檔案移交作業說明：對於各單位確認欲移交之檔案，執行移轉註記之動作。 步驟2:點選查詢 步驟1:輸入移交批號等查詢條件 * 檔案管理作業－列印檔案移交目錄說明：對於已經移交之檔案，列印出清單以備查詢。 步驟1:輸入查詢條件 步驟2:點選開啟報表 * 檔案管理作業－移交批號管理說明：若已產生移交批號途中又想取消銷毀可於此作業進行刪除動作，或輸入相關條件(例如:批號產生日期)可以查詢過去的移交批號。 步驟2:點選查詢 步驟1:輸入查詢條件 * 檔案管理作業－移交審核意見說明：提供查詢各機關的審核意見。 步驟2:點選查詢 步驟1:輸入年度 *  * 檔案管理作業－解密作業說明：針對密件公文的相關條件可進行解密動作。 檔案管理作業－機密檔案目錄說明：提供查詢及列印機密檔案目錄表單。 步驟1:輸入查詢條件 步驟2:點選開啟報表 * 檔案管理作業－密件解密作業說明：提供針對密件之公文進行解密作業。 步驟2:點選查詢 步驟1:設定查詢條件 * 步驟3:勾選要解密的公文，並輸入解密日期、解密原因等，修正案由後按【執行】 檔案管理作業－解密檔案查詢說明：提供查詢已執行過密件解密之公文資料，針對案由及解密條 件進行修改等動作。 點選查詢下方列出查詢結果 * 如需修改案由、解密條件，修正後選取按【執行】即可 檔案管理作業－屆滿保密期限清單說明：提供列印屆滿保密期限清單。 步驟1:輸入查詢條件 步驟2:點選開啟報表 * 檔案管理作業－檔案分類表維護說明：提供新增、修改及刪除檔案分類表。 步驟1:點選欲編輯欄位 步驟2:於此編輯 * 檔案管理作業－案次建檔作業說明：提供新增、修改及刪除案次表。 步驟1:點選欲編輯欄位 步驟2:於此編輯 * 檔案管理作業－基準項目編號維護說明：提供新增、修改及刪除基準項目編號表。 * 檔案管理作業－系統參數設定說明：提供系統人員設定該機關每個檔號之最大卷數及檔案提供借 閱到期天數，或是登錄新憑證。 編輯完成點擊存檔 * 檔案管理作業－使用者維護作業說明：提供系統維護者針對本機關使用者的權限與使用權的設定與 維護。 步驟2:編輯的使用者若為檔管人員身分可點選[進階]，選取該使用者的檔管使用權限 步驟1:點選姓名進入 編輯畫面 * 檔案管理作業－檔管事件查詢作業說明：提供查詢檔管各項事件內容。 步驟2:點選查詢 顯示事件明細 步驟1:設定時間等查詢條件 * 檔案管理作業－退文原因維護說明：提供進行退文原因的維護。 * 直接於方框內修改文字，編輯完成時點選存檔。 點選新增按紐，並輸入內容後點選新增。 檔案管理作業－解密原因維護作業說明：提供進行解密原因的維護作業。 直接於方框內修改文字，編輯完成時點選存檔。 * 點選新增按紐，並輸入內容後點選新增。 * * * * * * * * * * * 檔案管理作業－分卷併卷作業說明：提供檔案人員調整檔號或異動檔號資料。 1.輸入查詢檔號資料點選【查詢】按鈕，查出此卷所有案件資料 2.勾選欲調整檔號之案件，直接修改檔號資料，點選【執行】按鈕。 * 檔案借調作業 *  * 檔案管理作業－檔案借調作業說明：提供檔管人員審核承辦人申請借調之公文。 1.點選調案單號開啟承辦人申請之借調資料。 2.核對申請借調資料與案件資料，同意借調就點選同意，不同意借調就點選駁回。  * 檔案管理作業－檔案還卷作業說明：提供檔管人員登記歸還借出之公文。 2.核對借調資料與歸還案件資料，點選存檔完成還卷程序。 1.點選調案編號開啟已申請之借調資料。  * 檔案管理作業－借調展期作業說明：提供檔管人員審申請展期資料。 1.點選調案編號開啟已申請之展期資料。 2.核對申請展期資料，點選存檔完成借調展期動作。  * 檔案管理作業－逾期未歸還稽催說明：提供檔管人員查詢已屆歸還日期但尚未歸還之案件。 點選【查詢】列出符合條件之資料。  * 檔案管理作業－調案數量統計表說明：統計每月份各單位借調案件統計數量。 點選【開啟報表】列出符合條件之資料。  * 檔案管理作業－調檔