供应链基础数据准备方案.doc

供应链基础数据准备方案 (推广实施阶段) 1、绪论 标准化制度 基础数据标准化是ERP实施的重要工作之一，建立规范统一的基础数据，是保证企业ERP系统正常运行的前提条件。此外，统一编码也是企业的一项重要的基础管理工作，对企业管理标准化具有促进作用。通过建立标准化制度，使各业务部门能够协同工作，能够消除重复性劳动，大幅度提高工作效率。 基础数据标准化的意义： 1、统一基础数据，便于计算机系统管理 手工管理状态之下，对基础数据处理存在很大的随意性，不便于计算机系统管理，只有对基础数据统一之后，才能充分体现计算管理所带来的效率。 2、保证物料周转记录的正确性 物流业务是围绕着的请购、入库、出库、盘点等一系列过程展开的，这些业务都是以物料编码等编码为基础记录的，使用统一的基础数据编码，可以有效防止一物多码、一物多名、物名错乱等现象的发生。 3、提高物流管理的工作效率 以统一的基础数据为基础，物流各业务模块得以贯通，方便地实现检索功能，能够提高管理效率。 4、集团范围内基础数据趋于统一、实现数据上报、汇总功能。 集团范围内使用统一基础数据，使业务数据上报、汇总成为可能，以实现集团管理目标。 数据准备策略 根据项目实施工作的整体要求，根据各项静态基础数据的特点，以及数据准备工作量和难度，分别采用如下准备策略： 1、简单基础数据 由项目顾问组制定编码规范，安排业务培训，下发Excel格式的编码模板，由企业各项目人员自行准备，此类基础数据比较简单，企业人员按示例数据整理即可，并能采用简单方法导入系统(导入方法在“导入实现方式”章节详细说明)。项目顾问组检查编码规范执行情况，并提供必要的工作指导。 适用此策略的编码包括：业务部门、员工编码、仓库编码、仓库核算分组、货位目录、物料类别、计量单位、计量单位转换、领料用途编码等。 2、复杂基础数据 由项目顾问组制定编码规范，安排业务培训，下发Excel格式的编码模板，与简单基础数据相比，数据结构要复杂得多，并且存在一些关联关系，对数据准备要求也比较高，占全部工作量50%以上，因此，需要采用专门的处理方法，其导入方法也比较特别。因此，复杂数据单独作为一类，企业需要配备更多的人员进行处理。以物料编码为例，除了物资管理部门外，技术部门也需要参与基础数据准备，以保证编码质量。项目顾问组重点进行指导检查，并根据实际需要提供更多的支持。 适用此策略的编码包括：物料编码、往来单位。 3、固定基础数据 本次实施的目标就是为了使集团范围内业务流程趋同，为集团业务汇总创造有利条件，因此，对于此类编码由项目顾问组提出建议方案，企业一般不再需要调整，以固定编码的方法主导实施，使业务流程趋于一致化(配合业务流程规范)。此类编码一般内容固定，有规范可遵循，数据量很少，按照统一的编码导入即可。 适用此策略的编码包括：员工类别、地区编码、往来单位类别、入出库类别、采购发票类别、销售发票类别、销售回款方式、运输方式等。 注意： 对于上述固定基础数据，也并非是一成不变的划分标准，如果能够说明企业采用编码方式更为合理，在项目顾问组认可的情况下，也可以继续采用，实质上此编码已经成为简单基础数据，以后处理适用简单基础数据规范。 因为部分基础数据与帐务系统共用，包括业务部门、员工编码、往来单位、结算方式等，如果前期已经实施了帐务管理系统，在物流系统实施时，则需要检查这些编码数据是否冲突，必要时进行修正、扩充，基本的处理原则是可以重新分类，但不允许编码打乱重编。如果原有编码数据不全，则需要在本阶段补充完整。 静态数据 公共基础数据 会计期间 根据企业会计管理规范，会计年度需要划分会计期间，物流系统使用会计期间是为了实现与财务系统的接口，所以其设置与帐务系统保持一致，如果帐务系统中已经定义，此处则不需要再作处理。会计期间一经确定，会计年度内不允许再进行调整。 机构信息 业务部门 业务部门编码是指企业的各职能部门，一般按企业组织机构划分，统一进行编码。根据项目顾问组的要求，由企业企管部门进行编码，注意部门层次关系的先后顺序。(编码的生成问题，级次和明细为系统内部使用，此处忽略，下同。) 系统中部门编码涉及业务部门和核算部门两种，需要分别建立，一般而言，业务部门针对企业物流业务所涉及部门，核算部门针对财务、工资、固定资产等。为了简化问题，建议使用一一对应的编码。 业务部门编码总长度为6位，共分3级，结构为222，采用数字编码。 核算部门编码总长度为6位，共分3级，结构为222，采用数字编码。 编码示例： 部门编号 部门名称 地址 电话 邮编 负责人 E-mail 核算部门 01 生产部 厂区内250000 张 A@ 01 02 采购部 厂区内250000 王 B@ 02 03 技术部 03