商务礼仪精品课教案 第七章 商务会议礼仪.doc

第七章 商务会议礼仪 1．洽谈会礼仪 举行洽谈会是商务交往中一项必不可少的内容,它是最重要的商务活动之一。 所谓洽谈,是指在商务交往中,存在着某种关系的有关各方,为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签订合同、要求索赔, 或是为了处理争端、消除分歧,而坐在一起进行面对面的讨论与协商,以求达成某种程度上的妥协。因洽谈而举行的有关各方的会晤,便称为洽谈会。 一般情况下,正式的商务洽谈都有一系列的约定俗成的既定的礼仪和程序,其形式庄重而严肃。 在商务洽谈中,正确的态度应当是:既要讲谋略,又要讲礼仪。倘若只讲谋略而不讲礼仪,或是只讲礼仪而不讲谋略,都不会有助于洽谈的进展程度。 一般来说,洽谈会礼仪主要体现在洽谈的筹划与洽谈的方针两大方面二它们互为表里、不可分割、共同决定着洽谈会的进展程度。下面就针对这两个方面具体介绍一下洽谈会礼仪。 ◆筹划准备王作 在为进行洽谈而着手准备时,重点要在技术性准备和礼仪性准备这两个方面。 技术性准备 为商务洽谈而进行的技术性准备,是要求洽谈者们事先充分地掌握有关各方的状况,了解洽谈的谋篇布局,并就此而构思, 酝酿正确的洽谈手法与洽谈策略。否则,商务人员在洽谈中就完全可能会是“两眼一抹黑”、目标不明、方法不当、顾此失彼,最后功败垂成。 商界人士在准备商务洽谈时,应当谨记以下几项基本原则: (1)客观的原则。 所谓客观的原则,意即在准备洽谈时,有关的商界人士所占有的资料及决策时的态度要客观。占有的资料要客观,是要求谈判者尽可能地取得真实而准确的资料,不要以道听途说或是对方有意散布的虚假情报来作为自己决策时的依据;决策时的态度要客观,要求谈判者在决策时, 态度要清醒而冷静,不要为感情所左右,或者意气用事。 (2)预审的原则 所谓预审的原则,含义有二:一是指准备洽谈的商界人士,应当对自己的谈判方案预先反复审核、精益求精;其二是指准备洽谈的商界人士, 应当将自己提出的谈判方案,预先报请上级主管部门或主管人士审查、批准。虽说负责洽谈的商界人士拥有一定的授权,在某种特殊的情况下可以将在外,君命有所不受,或是先斩后奏,但是这并不等于说洽谈者可以忘乎所以、一意孤行。在洽谈之前,对自己的方案进行预审,既可以减少差错,又可以群策群力、集思广益,使方案更加完美。 (3)自主的原则。 此项原则,是指商界人士在准备洽谈时,以及在洽谈进行之中,要发挥自己的主观能动性,要相信自己、依靠自己、鼓励自己、鞭策自己,在合乎规范与惯例的前提下,力争以自我为中心,坚持自主的原则,一方面可以调动有关的商界人士的积极性,使其更好地有所表现;另一方面还可以争取主动权,或是变被动为主动,在洽谈中为自己争取到有利的位置。 (4)兼顾的原则 此项原则,是要求商界人士在准备洽谈时,以及在洽谈过程中,在不损害自身根本利益的前提下,应当尽可能地替洽谈对手着想,主动为对方保留一定的利益。有经验的商界人士都知道,最理想的洽谈结局,不应当是你死我活、鱼死网破,而应当是有关各方的利益和要求都得到了一定程度的照顾,亦即达成妥协。在洽谈中,为对手留下余地,不搞赶尽杀绝,不但有助于保持与对手的正常关系,而且会使商界同仁对自己持有良好印象。 在技术上为洽谈进行准备的时候,除了要遵守以上原则外,还应当争取做好以下几个方面的工作。 (1)应当知己知彼。 孙子曰:知己知彼,百战不殆,他的这句至理名言,对洽谈者准备洽谈也有一定的教益。在洽谈之前,如能了解一些对手各方面的情况,并就此有所准备,则在洽谈之中,洽谈者就能够扬长避短、避实就虚,以我之长,击敌之短,取得更好的成绩。 对洽谈对手的了解,应集中在如下方面:在洽谈对手中,谁是真正的决策者或负责人；洽谈对手的个人资讯、谈判风格和谈判经历;洽谈对手在政治、经济以及人际关系方面的背景情况;洽谈对手的谈判方案;洽谈对手的主要商务伙伴、对头,以及他们彼此之间相互关系的演化等等。 (2)应当熟悉洽谈程序。 谈判桌不比战场,从战争中学习战争那一套,对于洽谈来讲是行不通的。虽说洽谈的经验需要积累,但是因为洽谈事关重大,所以它往往不允许被视为儿戏,或在知其一,不知其二的情况下仓促上阵。 从纯理论上来讲,洽谈的过程是由七部曲一环扣一环,一气呵成的。它主要是指探询、准备、磋商、小结、再磋商、终结以及洽谈的重建7个具体的步骤。在其中的每一个洽谈的具体步骤上,都有自己特殊的 起、承、转、合,都有一系列的台前与幕后的准备工作要做,并且需要当事人具体问题具体分析,随机应变。 因此,商界人士在准备洽谈时,一定要多下苦功夫,多做案头的准备工作,尤其是要精密细致地研究洽谈的常规程序及其灵活的变化,以便在洽谈之中能够胸有成竹、处变不惊。 (3)应当学习洽谈策略。 商界人士在进行洽谈时,总的指导思想是平等、互利,但是这并不排斥努力捍卫