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礼仪及营销（三）商务公文写作技巧与规范商务信函信函的构成：信函一般由笺文和封文两部分构成。笺文是写在信笺上的文字，包括对收信人的称呼、问候、对话、祝福等。笺文是书信内容的主题，它决定了书信的雅俗、繁简以及风格等。封文是写在信封上的文字，包括收信人的邮编、地址、姓名和寄信人的姓名、地址以及邮编等。封文是给邮递员看的。信函的种类：从内容上看：祝贺慰问类、请求建议类、请托邀约类、表扬感谢类、推荐介绍类、事务往来类、联络汇报类、交际应酬类等。从功能角度看：公函和私函。从性质看：一般书信和专用书信。一般书信写作礼仪：1、书信写作的基本要求书信写作合乎规范，用语礼貌；内容应实在可信，通情达理；字迹要工整清晰，文辞要通顺畅达。2、书信笺文的书写礼仪：称谓：顶格书写，三种用法（姓氏上加称谓、姓氏上加头衔、人名上加称谓）正文：一般分四个部分（简单问候、询问对方的事情、回答对方的问题或是介绍自己的情况、希望或是联系之事。）敬语：平辈（即顺、此致、祝好等）、长辈（恭颂、敬祝安好、恭祝金安等）、晚辈（顺祝、健康、祝进步等）、商人（财安等）。落款及时间：写上发信人的名字和日期。3、封文的书写礼仪 两种写法：横写和竖写 横写是从上到下写，竖写从右到左写，一般先写收信人的邮编、详细地址、姓名，再写寄信人的信息。 收信人的姓名要写在信封中间，字体要大些，根据收信人的情况，姓名后空两三字处写同志、先生、女士等称呼，称呼后可加“收”、“启”、“鉴”、“展”等，也可不写。专用书信的写作礼仪1、介绍信 三种形式：一般手写介绍信、打印成文不留存根随用随填的印刷介绍信、打印成文留有存根的介绍信。 例：介 绍 信XX商贸公司： 兹介绍我公司XXX、XXX两位同志前往贵公司学习会计电算化软件操作技术，请接洽为盼。 此致敬礼！XX股份有限公司（盖章）2012年5月30日2、证明信 证明信是以单位或个人的名义书写的，用以证明有关人员身份、职务以及有关事项真实情况的一种专用文书。例： 证明信XX贸易公司： 你公司XX同志，原系本公司员工，于2010年10月被评为高级营销师，情况属实，特此证明。XX有限公司（公章）2012年7月1日3、祝贺信 祝贺信是用以表达祝贺之意的书信形式。祝贺信的格式及一般书信大体相同，只是在第一行正中位置协商“贺信”二字。正文部分要注意几个问题：首先要概述背景情况，说明祝贺什么，其次要简要说明对方所取得的成绩或是会议的重要性，最好表示热烈祝贺。例：4、欢送词 欢送词是指客人告别场合中主人发起的、表达送别之意的致辞。注意三点：一是对客人在一定时间一定阶段所取得的成绩予以肯定；二是对客人表示希望和勉励；三是语言要真实、朴实，篇幅不宜过长。例：欢送词尊敬的女士们、先生们： 首先，我代表XX公司，对XX公司王经理一行三人访问的圆满成功表示热烈的祝贺。 明天，你们就要离开XX了，在即将分别的时刻，我们的心情依依不舍。大家相处的时间是短暂的，但我们之间的友好情谊是长久的。我国有句古语：“来日方长，后会有期。”我们欢迎各位女士、先生在方便的时候再次来XX作客，相信我们的友好合作会日益加强。 祝王经理一行一路顺风，万事如意！ XX公司经理XXX5、欢迎词 欢迎词是指客人光临时，主人为表达热情的欢迎，在座谈会、宴会、酒会等场合发表的热情友好讲话。写作要注意三点：一是要真实表达对客人的热烈欢迎之情；二是要简单表达客人来访的意义，要有美好的展望；三是语言要朴实，篇幅不宜过长。例：欢迎词 女士们、先生们： 　值此×××厂30周年厂庆之际，请允许我代表×××厂，向远道而来的贵宾们表示热烈的欢迎。 　朋友们不顾路途遥远专程前来贺喜并洽谈贸易合作事宜，为我厂30周年厂庆更添了一份热烈和祥和，我由衷地感到高兴，并对朋友们为增进双方友好关系作出努力的行动，表示诚挚的谢意！ 　今天在座的各位来宾中，有许多是我们的老朋友，我们之间有着良好的合作关系。我厂建厂30年能取得今天的成绩，离不开老朋友们的真诚合作和大力支持。对此，我们表示由衷的钦佩和感谢。同时，我们也为能有幸结识来自全国各地的新朋友感到十分高兴。在此，我再次向新朋友们表示热烈欢迎，并希望能及新朋友们密切协作，发展相互间的友好合作关系。 　“有朋自远方来，不亦乐乎”。在此新朋老友相会之际，我提议：为今后我们之间的进一步合作，为我们之间日益增进的友谊，为朋友们的健康幸福，干杯！ XXX厂总经理XXX6、答谢词 答谢词一般是在正式的公关礼仪场合，在主人致欢迎词或欢送词后，客人所发表的对主人接待和关照表示真诚感谢的讲话。注意三点：一是用具体的事例对主人所做的安排予以态度评价，对主人的款待表示感谢；二是语言要朴实、亲切；三是结尾部分要再次感谢。例：答谢词女士们、先生们： 首先请允许我感谢你们的盛情邀请及款待，今天能够出席你们的招待会，我感