第三节 日程安排与值班工作.ppt.ppt

一　领导日程安排 （一）领导日常活动与日程安排 1、领导日常活动的范围 2、领导日程安排的原则 领导日程安排：是对领导日常活动的时间和程序进行统筹计划和组织的过程。 （1）统筹兼顾 （2）区分轻重缓急 （3）围绕中心，突出重点 （4）力戒排场，求真务实 （二）日程表的种类与编制 1、日程表的种类 （1）年计划表 如一年一度的董事会、年会、早就接到邀请的学术报告、出国访问等 （2）月计划表 如每月一两次的工作例会、预先通知的上级检查、兄弟省市单位的经验交流、友好访问等 （3）周计划表 如经常性的工作、业务等 （4）日志 如各种临时性活动等 2、编制日程表注意事项 A.简洁明了 B.一般设日期、时间、地点、人员、内容、备注等栏目； C.弹性安排、留有余地； D.送领导审定； E.常提醒领导； F.领导者未通过秘书而作的日程安排，秘书应尽早掌握并纳入日程表； G.已进行完的日程要及时标出; H .日程表最好同时编制领导班子和每位领导者个人两种。 （三）日程表的落实和OA管理 1、日程表的落实 2、日程表的变更与调整 3、日程表的OA管理 就是用电子计算机来编制、管理领导活动日程，现实日程管理自动化。 （四）订约事宜。 1、预先安排约会活动 2、记好日历与备忘录 3、提醒领导准时赴约 4、保证领导顺利赴约 5、做好约会前后的服务工作 二值班工作 * * 第三节　日程安排与值班工作 各种 接待 走访 慰问 庆典 仪式 出席 会议 参观 考察 商务 旅行 会见 会谈 其他 活动 图为某高校周安排表 [案例] 王总一周活动安排表 慰问3时出发两辆车 小渠子乡慰问贫困户 继续昨天会议重点是新项目 12.13 周六 中层一把手以上人员 全体领导同去检查(基建部) 19:30公司小餐厅 假日酒店2楼云天阁 备注 休息 金花大酒店宴请咨询团专家 19:30体育馆看CBA赛 与论证组专家共进晚餐 19时宴请深圳新大公司客人 晚间 休息 决策及新上项目问题 3:30检查公司新大楼内装修 3:30支部生活(六楼) (同上) 3:30听项目论证汇报 下 午 休息 全天主持会议研究下年经营 10时去商业银行谈项目融资 10时去计委谈项目立项事宜 全天主持项目论证座谈会 10-11时每周例会 12时检查公司防火 上 午 周 日 12.12 周五 12.11 周四 12.10 周三 12.09 周二 12.08 周一 日期 【案例思考】 李秘书在一家效益很好的外贸公司工作，他的秘书工作一向很出色。一天，他突然接到了一个日本客户的电话，电话中日本客户很生气地说道：“请问你们经理在不在？我已在××酒店等了你们经理１０分钟了，不知道贵公司还有没有合作的诚意。”没等李秘书说话，对方已将电话挂断。李秘书根本不知道经理与日本客户约会这回事，但接到此电话后李秘书已经感觉到客户的不满，于是他立即和经理取得电话联系。原来，经理确实是在上个月的经贸会上与这位日本客户有过口头约会，只是由于他当时很忙，忘记将此事告知李秘书，而自己又忘记赴约。经理很遗憾，也很着急，因为这关系到公司的发展和利益。 请问李秘书是否该对此次事件负有责任？若你是李秘书，你又该怎么做才能挽回局面？ a.电话→文书(重要会见、会谈的预定计划)； b.提前一二天再次联系落实； c.秘书定期与领导者核对日程； d.月末、周末给领导送日程表，每天早晨核对当天日程以免遗忘； e.领导者主持的会议，提前二三天落实会议室，并再次落实参会的上级人员； f.提前一天将领导会见、会谈所需资料备齐并注意核对无误； g.会议、会谈时间延长迫近下一预定计划时，秘书可用恰当方式向领导提出； h.领导活动用车落实及与司机的联络. 【知识应用】 总经理王长春下午２点要和业务部共同讨论如何进行某商品在郊区的销售工作，这项销售工作的成败关系到公司今年度的销售预算是否能够达到。下午４点，王总又要和一位客户商洽一笔重要的交易，他希望花一个小时的时间和这个客户谈判，５点结束。但是恰巧当天上午，办公室又收到某一政府单位的临时开会的通知书，开会的时间是下午３点，而且必须由王总亲自参加，通知书上又没有写清楚会议结束的时间。你要是王总的秘书，该怎么办呢？ 陈之安先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销售的经理。请把下星期一的活动安排有关内容分别填写在陈之安先生和他秘书的工作日志上：每周星期一上午10：30在办公室举行会议，所有经理都参加。要安排时间去银行取现金。12：30陈先生与王新西先生（北京代理商）在文华大酒店共进午餐。为人事部的朱迪小姐安排下午3：00见陈经理。在该天某一适当时间，秘书必须空出半个小时的时间以