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试论电子文件档案的优越性及其风险防控措施 　　（大同区保密技术检查中心） 　　摘 要：信息技术在不断的发展，现在各行各业都在利用信息技术，信息技术可以提高工作的效率，对人们的工作有着极大的好处，在电子文件档案上也是如此，档案在不断的发展，现在的电子档案已经逐渐的取代了纸质档案，电子档案自身有着很多的优点，在档案管理中是极其关键的。本文就是对试论电子文件档案的优越性及其风险防控措施的优越性及其风险防控措施进行分析，为相关的研究提供借鉴。 　　关键词：电子文件档案；优越性；风险防控措施 　　档案在国家的发展中是极其关键的，关系着我们的基本信息和国家的机密。随着信息技术的不断发展，传统的纸质档案已经无法满足人们的基本需要，人们对档案的要求在逐渐的增加，电子文件档案已经成为了档案的主要方式，利用电子文件档案可以减少档案面临的风险、也可以减少工作中的强度，可以说电子文件档案有着极大的优越性。 　　一、电子文件档案的优越性 　　电子文件档案是相对于纸质档案而言的，利用电子文件档案可以加快档案工作的效率，对档案有着极其重要的作用，在电子文件档案使用的过程中，可以简化很多的程序，仅仅需要在计算机上完善所有文件的归档工作，也便于文件的保存，对于档案工作人员是非常有利的，作为档案工作人员在相同的时间内可以完成更多的工作量，对于档案工作者来说是非常快捷的，提高了工作的效率。现代社会是一个信息化的社会，电子网络在逐渐的普及，为电子文件的归档和是整理提供了科学的依据，在整理的过程中，减少了立卷。检查、寻找的难度，仅仅将关键词输入到相应的档案系统中就可以将需要的信息检索出来，利用虚拟的信息网络，电子文件档案可以减少档案占用的空间，只需要使用先进的存储设备就可以将电子文件进行存档，如果是纸质的文件，则需要大量的空间，在存储的过程中对环境的要求也较高，随着时间的推移，容易受到潮湿环境的影响，也不需要频繁的进行档案的搬动，减少了档案出现遗漏、丢失和破损等现象，保证档案可以科学合理的利用。 　　传统的纸质档案在使用的过程中，需要对档案进行检查，档案工作人员在检查的过程中需要逐字逐句的进行检查，保证文字的准确性，章节之间的连贯性，档案要健全，在排查完成之后，还要进行查缺补漏，对纸质档案进行完善，还要对修改的档案进行拆封，对这些文件进行重新的订装，但是电子文件档案就不需要这么多的环节，利用计算机进行管理，可以在计算机上直接对相应的档案进行修整，做到查缺补漏，利用计算机进行修改，这样就可以有效的保证电子文件档案顺利使用，在利用电子文件档案的过程中，在计算机上直接对相应的电子档案进行检查，如果出现了问题就可以及时的进行补漏增缺，如果出现了其他的问题也可以及时的发现，对整个电子档案的利用有着极大的好处，不需要进行反复的拆卷，也不需要进行检查装订，这样就可以减少很多的环节，对档案的管理有着极大的好处。 　　传统的纸质档案在使用的过程中经常会出现各种个样的问题，尤其是在保密性上，传统的方式有发掘密道，后来又档案馆，但是这些档案保密的方式都费时费力，对人们的利用也没有好处，在使用的时候也有着很大的影?，但是电子文件档案在使用的时候是不需要进行这些繁杂的环节进行保密的，只需要在计算机上设置一个密码锁，这样就可以对计算机内的文件档案进行保密，在利用的过程中是极其便捷的，为了提高保密性，不会导致档案的丢失，对档案可以设置分部阅读，人们在查找的时候只能够查到需要的那一部分，在使用的过程中是极其便捷的，作为修改人员也仅仅能够看到所要修改的那一部分，不能看见全部档案，对档案的管理有着很大的好处，保证档案的保密性，档案不会被轻易的泄露。 　　二、电子档案存在的风险 　　文件档案的电子化一方面节省了人们对文档进行收集、保管、利用的成本，提高了工作效率，一方面也存在着诸多不安全因素，导致电子档案的不真实、不完整和不可靠，影响其效力的发挥。那么文件档案的电子化究竟存在哪些风险呢？ 　　（一）计算机和网络技术方面存在着不安全因素 　　由于网络是开放的，任何人都能通过计算机进入网络，电子档案的内容和形式很容易被非法改动、删除、复制等，并且改后往往不留有任何痕迹。 　　（二）制度管理方面的不安全因素 　　电子档案的编写、搜集、整合、存档、修改、检索、维护、更新等都需要通过档案管理人员的日常操作完成。参与的人数众多。加之网络的开放性，普通大众也多能参与到各种电子档案的编写和修改当中，人员的专业素养值得考究，业务水准参差不齐，因此经常会有一些管理上的漏洞，导致电子档案信息被盗、泄密或者丢失。 　　（三）电子档案的保存上不稳定 　　电子档案存储的磁性材料从保存时限上说最长也就100年，而且其性质极不稳定，遇热、湿、强磁场或技术升级等问题极容易丢失或破坏。再次，电子档案在某种意义