10档案管理制度-2017年10月.docx

十、档案管理制度（试行）1总则1.1目的为加强公司档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。1.2适用范围适用于公司各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。1.3术语和定义1.3.1档案指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。1.3.2档案管理是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。2管理体制和职责2.1办公室管理职责办公室是公司档案的归口管理部门，办公室设置档案室及兼职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：（1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。（2） 建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；（3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；（4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。（5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；（6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。2.2各部门管理职责各部门是公司档案工作二级管理部门，主要负责各部门档案的基础管理工作，其主要职责是：（1）负责本部门文件资料或合同原件（复印件）的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；（2）负责向办公室移交合同或文件资料原件或复印件；（3）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室；（4）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。3档案管理3.1档案资料收集（1）各部门负责对本部门日常工作中形成的档案资料进行收集，整理、归档并分门别类编制部门《档案管理记录目录》。（2）属于办公室归档的文件、合同等资料，各部门在办结后应分别进行整理，填写《档案移交表》，及时向办公室移交归档。3.2档案资料归档3.2.1归档范围（1）办公档案办公档案由办公室进行收集整理，如公司的通知、报告、决议、总结、会议记录、总结、请示、批复、统计报表及简报、人事档案、工资发放表、员工考勤记录、合同等；各类经营类材料和电子文件等。（2）财务档案与业务单位和公司内部业务往来的各类发票、凭证、财务报告等财务资料由财务部进行收集整理。（3）工程技术类档案本公司与有关单位签订的合同、协议书、技术方案、图纸等文件材料由涉及部门进行收集整理。（4）公司其他与经营活动有关的文件、档案资料由相关部门负责收集整理。3.2.2归档要求（1）档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管与利用。（2）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（3）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。（4）不同年度的文件应按照年度存放立卷，档案归档后，应建立索引《档案目录》，索引须放置各档案盒的首页，索引须标明文件名称、文号（或合同号）、份数等信息。（5）档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。3.2.3归档时间（1）即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后移交办公室即时归档：（a）公司规定的密级文件；（b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；（c）合同、协议书等正本及过程资料；（d）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；（e） 其他认为需要即时归档的资料。（2）定期归档特定档案如会计档案、工程技术档案等由所属部门按要求自行归档。（3）电子声像档案的归档（a）重要电子声像档案各部门应实时进行、随办随归。（b）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每年一次制成光盘脱机保管。（c）各部门每年第一季度必须向办公室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，办公室核实后刻录成光盘等载体脱机保管。3.2.4归档标识（1）档案编号原则（a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。（b档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。（c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 （c）档案