关于物资公司物资采购管理情况效能监察报告.docVIP

物资公司物资采购管理情况 审计监察报告 为进一步规范物资管理，降低采购成本，提高公司经济效益，结合公司2010年度纪检监察工作计划安排，纪监审办公室牵头组成审计监察组，于2010年6月1至21日对物资公司物资采购管理情况进行了审计监察，现将情况报告如下： 一、基本情况 为了保证此次审计监察的有序开展，审计监察组制定了审计监察方案，确定了审计监察内容，并下发了审计监察通知书。物资公司对照本次审计监察内容进行了认真的自查。审计监察组在物资公司自查的基础上，对物资管理制度建立、采购计划审批、采购价格确定、招投标程序、合同管理、仓储管理、货款结算等环节进行了重点检查，并对部分业务客户进行了走访，对部分采购物资进行了市场价格调查。从本次审计监察情况看，物资公司在物资管理方面较为规范，修订和完善了《物资供应管理制度》，对计划管理、采购管理、招投标管理、仓储管理等方面进行了规范。坚持多方询价、货比三家、择优定点的采购原则。对单台价值或单品种批量价值在2万元以上的物资通过招投标确定供应商，其他物资通过询价、比价等方式确定供应商。经常消耗、价格较稳定的物资，通过招投标确定供应商和价格，纳入物资超市进行管理。超市管理目前已正常有序运转。 二、存在的主要问题 （一）物资询价流程缺少监督 按照制度规定，单台价值或单品种批量价值在2万元以下的物资，通过询价方式进行采购。在询价采购环节，目前物资公司的管理模式为：物资采购人员负责选定三家或三家以上供应商，通过发传真的方式询价，收到报价单位传真来的报价单后由采购人员进行比价，比价结果报物资公司负责人审批后采购。从询价的整个流程看，询价客户的选定、询价单的发送、收回都是由每个采购人员独立完成，缺少过程监督。 （二）资质预审资料不完善 我公司组织的物资采购招投标，基本上是邀请招标。按照制度规定，需在招标前要对邀请投标的客户的资质进行预审。在华电国际下发的《物资管理审计监察工作规范》中，也把“采购人员是否审查了供应商的营业执照、税务登记证、经营许可证等,是否调查了供应商的资质、信誉等情况,并留存复印件。是否形成资格预审报告”作为审计监察的一项内容。今年上半年，虽然物资公司对部分业务客户的资质进行了集中审验，但部分客户，特别是邀请投标的客户的资质预审资料不完善。 （三）评标人员随机选取没有达到预期效果 近几年，我公司评标人员的选取实现了随机抽取，这也是我公司在招投标方面的一个特色。但在监察中发现，虽然在每次评标前，物资公司都按规定对评标人员进行随机抽取，但抽取的人员与实际参加评标的人员存在很大的差异。主要原因是被抽取的人员以工作忙为缘由，不能参加评标，临时委托他人参加，或有的干脆不参加也不委托。造成个别招标的评标人员达不到规定的人数，同时也不能实现评标人员随机抽取的目的。 （四）仓储管理个别环节不规范 1、部分物资验收内容不齐全，技术部门和使用部门没有履行验收签字手续。 2、未建立验收不合格物资的退货记录。 3、设备备品维护保养记录不健全。 （五）基础资料管理不规范 监察中发现个别原始资料管理分散，未及时归档案，部分招标原始资料丢失。 三、监察建议 （一）增加询价业务客户推荐审批环节。建议单台价值或单品种批量价值在1万元以上、2万元以下的物资采购询价，采购人员在发送询价单之前，询价业务客户的选取应经物资公司部门负责人审批。 （二）物资公司要按照要求认真做好业务客户的资质预审工作，并留存原始资料的复印件。建议在目前使用的“招投标推荐单位审批表”中增加一栏：被推荐单位资质预审情况。由物资公司填写。 （三）评标人员要认真执行《评标专家库管理办法》，认真履行职责，确认工作原因不能参加评标的，必须向纪监审办公室请假，无故不参加评标的，纪监审办公室将进行经济责任制考核。物资公司要积极与纪监审办公室进行沟通，确保评标专家达到规定的人数。 （四）物资公司要严格执行《物资供应管理制度》，按程序进行物资验收和仓库盘点规定。按规定建立和完善退货记录。需要定期维护的设备备品，要定期进行维护保养，并做好维护保养记录，以保证设备备品的有效价值。 （五）物资公司要加强基础资料的管理，以保证基础资料的完整性和备查性。 （六）物资公司要在7月5日前完成整改，并将整改情况书面上报纪监审办公室，审计监察组将对整改情况跟踪监督。 纪监审办公室 2010年6月22日 4