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公文为什么必须具备规范的格式 便于起草、阅读、办理、立卷、归档和查找利用。 公文法定权威性、严格规范性、较强时效性的外在标志。 有利于计算机录入、存储和传输 。 公文格式包括 ●公文用纸幅面及版面尺寸，公文的组成部分及其排列顺序和标示规则。 ●公文用纸幅面尺寸为国际标准纸型Ａ４型（210mm×297mm）。(附图1) ●公文版心尺寸为156mm×225mm;天头（上白边）为37mm;订口（左白边）为28mm。(附图1)  公文格式分为一般格式和特定格式 公文一般格式的组成部分和排列顺序 第一，秘密等级和保密期限(非密级公文不标注) 第二，紧急程度(非急件不标注) 第三，发文机关标识 第四，发文字号 第五，签发人(下行文、平行文不标注) 第六，标题 第七，主送机关 第八，正文 第九，附件说明(无附件不标注) 第十，成文日期 第十一，印章 第十二，附注(无需要说明的问题不标注) 第十三，主题词 第十四，抄送机关 第十五，印发机关和印发日期 第十六，附件（无附件不标注） 眉首、主体、版记  “发 文 机 关 标 识”的标示规则 （a) ● 由发文机关全称或规范化简称后加“文件” 二字组成。联合行文时，主办机关排列在前 。 ●发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm X 15mm 。 ● 平行文或下行文“发文机关标识”上边缘至版心上边缘为25mm ，距上页边为25mm＋37mm＝62mm （附图2） ●上报的公文，“发文机关标识”上边缘至版心上边缘为80mm。 80mm＋37mm＝117mm （附图3） ● “发 文 机 关 标 识”的标示规则 （b) 联合行文的“发文机关标识”应使主办机关名称排列在前；“文件”二字在各个发文机关名称右侧，上下居中排布；必须保证公文首页显示正文。（附图4） 发 文 字 号 ● ?发文字号由机关代字、年份、序号三要素构成。 ● 年号要用全称，用六角括“〔　〕”括起， 不是方括号“［ ］”。 ● 序号即发文的流水号，不编虚位（“1”不编“001”），不加“第”字。 ● 平行文和下行文，发文字号标注在“发文机关 标识”下方，红格线以上居中位置。 ●上行文的发文字号排列在红格线上左侧空一字。 份数序号（同号文件的顺序号） 为了加强对机密公文的管理，对标有密级的公文一般都按同一号文件印制的份数依次给每份文件编上顺序号。 份数序号的位置：在公文首页左上角。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。（附图6） 秘 密 等 级（发文） 公文密级指公文发出以后的秘密等级，一 般分为“绝密”、“机密”、“秘密”。 标注位置： 下发的公文，在首页版心第一行右侧顶格标注。（附图5） 上报的公文，在“发文机关标识”上空出两行右侧顶格标识。（附图2） “秘密”、“机密”、“绝密”单标两字之间空一个字。（3号黑体字 ） 　　 拟 文 密 级 拟文密级指文件拟制过程中的秘密程度，拟文密级一般高于发文密级。 密级标志一般采取专用印章，拟文过程中的所有秘密级以上文件讨论稿都应加注密级标志。 复印文件要在复印后标密。 机密级以上文件还应当标明份数序号，按序号 登记。重要文件的拟文底稿应作为长期档案， 保密期长于正文。 秘密等级和保密期限 标注位置： ● 如需同时标示秘密等级和保密期限，“秘密等级”和“保密期限”之间用五角星隔开，秘密等级两个字间则不空一字距离（详见附图6） ●凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。 紧 急 程 度  ● 是对公文送达和办理的时间限度。分为“特急” 、“急件” 两种程度。 ● 电报的紧急程度分为“特提” “特急”、“加急”、“平急”四种程度。 ● 标注位置：与“秘密等级”的标注位置相同。 ● 如需同时标注“秘密等级”和“紧急程度”，下发的公文， “秘密等级”在首页版心第一行右顶格标注，“紧急程度”在 版心第二行右顶格标注。（附图7 ） ● 上报的公文，在“发文机关标识”上空出两行，右顶格标 示。先标“秘密等级”，在“秘密等级” 下一行右顶格标 注紧急程度（详见附图2） ● 3号黑体，右侧对齐。 签 发 人 上行文要注明签发人。