大型报告会流程.doc

大型报告会流程 组织架构图 会议前期筹备 在会议前期筹备工作中，首先要确定本次会议主题、目的、形式、规模、广告宣传、邀约人群、时间、讲师、主持人、主办单位及承办单位，并以文字形式整理成册，经上级领导审核通过后开始筹划。筹备工作注意项 款项申请，各种会务款提出预算，及早申请，保证会务费及时到位，保证会议顺利进行。 与酒店提前预定会场、住宿房间、餐饮人数，签订合同。 分工明确，各司其职。总协调要把各个岗位的职责分工明确，并且做好培训工作，每个岗位应该做好哪些，应注意事项等说清楚，各岗位准时到岗，不准中途离开岗位。 一、前期人员分工 在前期人员分工上，我们应该明确自己在此期间的工作职责，人员分配一定要合情合理，工作细节由各个小组负责人统一安排。各小组所需准备的特殊物品报与后勤组，有后勤组统一采购制作。 安排如下表： 岗位 人数 人员 职责 负责人 电话 负责人 1 负责会议整体工作的监督协商 讲师 1 会议内容及课件准备 主持人 1 串场词开场词准备演练。 接待 1 负责联系讲师并协调车票、住宿来往时间。以及会议需准备物品协商 后勤 3 会议所需物料筹备，制作。确定会议场地 邀约 全体 邀约参会人员 1、主持人工作：核对议程，反复排练，把串词、议程熟记于心，保证主持时不出错，根据会议主题控制会场氛围，控制好会场的不同时间段的不同氛围，需要激情的时候激情澎湃，需要深沉的时候严肃深沉，需要幽默的时候妙语连珠……根据议程与各个演讲嘉宾核对时间与演讲顺序，保证出场时嘉宾顺利到场，如果嘉宾有特殊情况不能及时到岗，要及时调整议程，并向大会说明情况。会前检查好会议相关的所有演示文稿与音乐、宣传片等，保证会中不出错。与音响师、控制台、总协调做好紧密配合，保证会议顺利进行。会前向听众介绍会场注意事项与会议相关事项，如餐饮地点、抽奖事宜、赠送事宜、凭嘉宾调查表领取礼品与软件事宜、旅游事宜、退房事宜、开发票事宜等。会前要与总协调、控制台、音响师、摄影师、礼仪做好会前排练工作。 2、总协调：会场所有事务的控制工作，保证各种工作顺利有序进行，如议程、嘉宾到位、主持台、控制台、音响控制、投影控制、座椅控制、饮料控制、摄影摄像控制、嘉宾演讲、颁奖、抽奖、礼仪小姐的培训、演讲时间等控制。保证会议顺利进行。 二、会场选址 根据会议规模、邀约人群来确定会议地址。 选址标准及要求： 1、在市中心附近，有一定知名度；会场大小视会议参会人数多少而定； 2、交通方便；有停车位，最好可以预留； 3、场内设备齐全； 4、确定会场后还应记录会场布局，悬挂条幅的长度，背景布的尺寸，销售台，咨询台摆放位置； 5、预约会议前一天布置会场，彩排的时间。并询问是否提供迎宾； 6、留下会场管理人电话，方便及时沟通； 7、提前为赞助合作商预留空位。 会场调查表： 会场 联系电话 会场地址 条幅 喷绘 1.大小 2.数量 1.大小 停车位 1.位置 2.多少 3是否可以预留 音响设备 1.是否可用 2.是否需要自带 投影设备 1.是否可用 2.是否需要自带 灯光设备 1.开关位置及是否会对会议产生影响 2.是否可用 公交线路 1.周围有几路车 座位图 1.确定座位图准确性 三、赞助合作： 根据会议目的、形式洽谈赞助合作商。在会议前一个月与合作商沟通，了解合作商的人脉、资源、需求、费用。 赞助商的会员是否可以参加会议；赞助商所需座位；充分了解赞助商的需求（宣传知名度或会议现场商品出售），根据赞助商的需求提供合作方式；如赞助商以现金形式或是礼品形式给予赞助费，我们为赞助商提供会场内的展位，条幅位，或冠名权等。 具体合作方案由总负责人根据会议及当地情况制定 物料准备 1、会议资料准备：打印好准备物清单，按清单一一核实，需要异地运输的，及时快运过来。保证资料及时到位，总协调会前指挥工作人员装好资料袋。礼品奖品及时准备。 2、条幅，背景布根据会场环境确定尺寸和内容，内容和赞助单位名称清晰。明确物料是赞助商做还是公司做。物料内容、名称要统一。 3、特别注意需要提前制做的物料：条幅、喷绘、展架、礼品、手提袋（包括宣传资料、笔、横格纸）、小礼品、门票、指示牌。 物料统计表如下 负责人 手机 监督人 手机 宣传类 手提袋N个 宣传单N份 X展架n个 条幅n个 小礼品n份 喷绘 布场类 桌花N朵 指示牌 水笔、白板 胸花 设备类 笔记本电脑 音响设备 视频设备 对讲机 线板 会议类 视频短片 音乐 PPT 抽奖箱 道具 其它类 促单表 签到笔 入场登记表n份 产品N套 运输车N辆 收据（购