使用向导创建报表.PPT

　　（3）单击“筛选/排序”工具栏中的“应用筛选”按钮　，Access 2003将开始筛选符合条件的记录，并显示在数据表中，如图7.3.23所示。　　提示：选择“记录”→“取消筛选/排序”命令，可取消对数据表进行的筛选操作。下次重新打开数据表时，如果需要可以重新应用该筛选。 图7.3.23 筛选后的数据表 　　　　　　　　　　7.4 数据查询　　建立数据库的最终目的并不只是为了简单的存储数据，往往需要对数据库中的数据进行各种处理和分析，从中提取信息。查询是Access处理和分析数据的工具，它能够把多个表中的数据抽取出来，供用户查看、更改和分析使用。 　　7.4.1 查询的功能　　所谓查询，是指按照一定的条件从数据库中找出符合条件的记录。在Access 2003中，既可从一个数据表，也可从多个数据表中检索符合指定条件的记录，供用户查看、更改和分析使用。　　选择字段：在查询中可以只选择表中的部分字段，如只显示“学生”表中的“姓名”与“成绩”字段，可以通过选择一张表中的不同字段生成多张表。 　　选择、修改记录：在Access中，利用查询，可以在表中搜索、查看以及修改已存在的数据，如可以在“学生”表中的选择出“成绩”字段数值高于95分的记录进行修改。　　建立新表：查询得到的数据源可以用于创建数据库中的新表，例如可以将查询到的“成绩”字段中低于60分的记录存放到一个新表中。　　统计记录：除了根据查询条件进行搜索以外，利用查询还可以进行各种统计运算，如计算“学生”表中某门学科的平均成绩，甚至可以建立一个计算字段，利用计算字段保存计算结果。 　　Access提供了多种不同类型的查询以满足对数据的多种不同需求。表7.4列出了Access中的查询类型。 表7.4 查询类型及说明 　　7.4.2 创建选择查询　　选择查询按照一定的规则从一个或多个表中获取数据，并按照所需的排列次序显示。用户可以用向导或设计器（设计视图）方式来创建查询。　　下面以使用向导创建查询为例，介绍创建查询的方法。具体操作步骤如下：　　（1）打开需要建立选择查询的数据库，如图7.4.1所示。　　（2）单击“新建”按钮，弹出如图7.4.2所示的“新建查询”对话框。 图7.4.1 “db1：数据库”对话框 图7.4.2 “新建查询”对话框 　　提示：其实使用“简单查询向导”时，不用打开“新建查询”对话框，Access默认的向导就是“简单查询向导”，在图7.4.1中双击“使用向导创建查询”命令即可。　　（3）单击“确定”按钮，弹出如图7.4.3所示的“简单查询向导”对话框（一）。在该对话框的“表/查询”下拉列表框中选择要进行查询的表，如“表1”。此时对话框中的“可用字段”列表框中即显示该表中的所有可用字段。选中要查询的字段，单击　按钮，让其显示在“选定的字段”列表框中。设置完毕，单击“下一步”按钮，弹出“简单查询向导”对话框（二），如图7.4.4所示。 　　（4）选中“明细（显示每个记录的每个字段）”单选按钮，单击“下一步”按钮，弹出“简单查询向导”对话框（三），如图7.4.5所示。选中“打开查询查看信息”单选按钮，则创建查询完毕可以打开查询让用户编辑。设置完毕，单击“完成”按钮，即可打开查询，如图7.4.6所示，该查询列出了图7.4.3中所选的所有字段。 图7.4.5 “简单查询向导”对话框（三） 图7.4.6 创建的查询 图7.4.3 “简单查询向导”对话框（一）图7.4.4 “简单查询向导”对话框（二） 　　用户可以在查询设计器中设置复杂的条件查询或参数查询。参数查询在使用时，无论什么时候都会弹出“输入参数值”对话框，要求用户输入参数，并把输入项作为查询的条件。使用这种查询，可以在不打开查询设计器的情况下，重复使用相同的查询结构并进行修改，其具体操作步骤这里不再叙述。 　　在运行查询时，查询都会检索数据库中的最新数据。查询所返回的数据称为“记录集”。可以浏览记录集、在记录集中进行选择、排序记录集以及打印记录集。通常，不保存使用查询生成的记录集，但保存用于获得的结果的查询结构和条件。通过重新运行查询，可以随时再次检索最新数据。查询具有标题，因此可以方便地找到并再次使用它们。 　　由于Access保存查询结构和条件，因此，如果频繁地需要某一组信息（例如特定的一班学生信息），那么可以避免每次都搜索此数据，仅通过重新运行查询即可。　　创建并保存多个查询，以便以不同方式检索数据。另外，修改查询也非常方便，因此，如果第一次没有将查询设置正确，或者需要进行更改，可以更改条件。　　可以使用一个或多个查询作为其他查询的数据源从而提高工作效率，因为越来越精确地选择将使最后只显示所需的