电子照片档案管理系统的设计与应用.docVIP

电子照片档案管理系统的设计与应用作者：楼颖Digital Camera，DC）拍摄了大量的数码照片（数码影像），传统相机拍摄的纸质照片（胶片影像）也通过扫描仪形成了大量的数字照片，然后通过网络进行共享和发布。这些人们在日常生活和工作中形成的有保存价值的照片，一经归档，就形成了电子照片档案。本文所称的电子照片档案管理包括上述二种来源的电子照片和实体（纸质照片与胶片）照片的管理。如何科学、高效地管理这些照片档案？显然必须借助于优秀的工具-电子照片档案管理系统。本文从系统的功能设计与管理实践的角度进行探讨。 一、????? 元数据设计的规范性、可操作性 电子档案照片管理首先必须结合国家档案局有关工作标准，如《照片档案管理规范》[i]、《电子文件归档与管理规范》[ii]等和国内外有关档案元数据方面的研究成果[iii]，同时应采用国际上通用的照片格式和参数设置。 但是《国家标准：照片档案管理规范》适用于胶片影像的管理，不适用于数码照片档案的管理。如关于纸质照片与电子照片的对应关系，从可操作性来说，我们只强调永久保存的照片必须作一对一的处理，即永久保存的纸质照片必须扫描成电子照片，永久保存的数码照片必须冲洗一张纸质照片保存。对大量有短期参考价值或定期保存价值的照片，我们认为只要保存数码照片就可，不必另存一套纸质照片。因此我们碰到的实际情况可能有三种：既有纸质照片，又有电子照片；有纸质照片的，无电子照片；有数码照片，无纸质照片。 元数据是管理电子文件，包括数码影像和胶片影像的基本工具。电子照片档案元数据是反映照片基本数据的数据，我们认为应包括管理信息、内容信息、属性信息和归档信息（见表1）。管理信息指照片管理所必须的编号，包括照片号、底片号、参见号、相册编号。照片号，按国标由格式一：全宗号-保管期限代码-册号-张号；或格式二：全宗号-保管期限代码-张号构成，但大量数码照片没有纸质硬拷贝，也就没有册号，不适合格式一的档号；格式二虽能套用，但在保管期限下编大流水号，管理较粗，也不灵活。我们认为照片号应由全宗号-分类号-年度期限-张号(一年一个张号)，分类号指本单位的档案实体分类号，照片按年度编号便于管理，可灵活追加。底片号分传统底片和数码照片，传统底片由全宗号-分类号-大流水号构成,如014-4.1-123;数码照片由全宗号-分类号--光盘册号-光盘号构成,如014-4.2-005-001。相册编号由册号-组号-页号-张号构成，册号指照片档案类目下的册（卷）号，组号是册内分组顺序号，页号指册内页号。参见号的著录参加国标。 内容信息是最关键的信息，是检索、打印目录的基本信息。包括年度、组题名、文字说明、组内张数、拍摄者、拍摄日期、专题、机构或问题。这些信息的著录均参照《国家标准：照片档案管理规范》。专题可由本单位自定义专题类别，如会议、活动、荣誉、成果等。 属性信息指电子照片固有的信息，包括照片类型、象素、分辨率、容量、规格、格式等。照片类型指数码照片还是传统照片，规格指照片的长宽大小，格式指JPG、TIFF、PDF、DJVU等。伴随数码照片的Exif文件[iv]（Exchangeable Image File（可交换图片文件）的英文缩写）还包括摄影时的光圈、快门、ISO值、日期时间等种与当时摄影条件相关的信息，还包括相机品牌型号、色彩编码、拍摄时录制的声音以及全球定位系统(GPS)等信息。 归档信息包括归档人、归档时间、归档说明,立册人、立册时间、立册说明,检查人、检查时间、检查意见,利用者、利用时间、利用级别（浏览、打印、下载等），存放地点、备注等。 类别 名称 说明 著录方式 管理信息 照片号 全宗号-分类号-年度期限-张号(一年一个张号) 根据规则自动生成 底片号 传统底片由全宗号-分类号-大流水号构成,如014-4.1-123;数码照片由全宗号-分类号--光盘册号-光盘号构成,如014-4.2-005-001 参见号 其它相关档案的档号 手工著录 相册编号 由册号-组号-页号-张号构成，册号指照片档案类目下的册（卷）号，组号是册内分组顺序号，页号指册内页号，张号为一册一个流水号 保管期限 由相关人员赋予永久、长期或短期 存放地点 相册或光盘的物理存放位置，如205-22-3 备注 其它需要补充的信息 内容信息 年度 如2004 根据拍摄日期自动生成 题名 一组照片的标题，50字以内 手工著录 文字说明 根据六要素说明，250字以内 组内张数 一组照片的张数 拍摄者 照片的版权所有者 拍摄日期 数码影像可从EXIF文件中提取 专题 根据单位情况制定专题系列 机构问题 指形成照片的某一内设部门 属性信息 照片类型 照片、数码照片、反转片等 由软件自动采集电子照片