文件编码编号及格式管理制度.doc.doc

目的 本文件规定文件类别的划分和编号及格式的规定，确保实施有序管理。 范围 适用于公司所质量管理体系文件。 公司代号 DF：表示东方纸箱机械实业有限公司 4. 管理类别划分及其代号规定： 类别 序号 管理类别 代号 说明 业务类 1 技术管理 T 2 采购物料管理 B 3 质量管理 Q 4 生产管理 P 5 运输管理 D 支持类 6 市场管理 M 7 人力资源管理 H 8 行政管理 A 9 环境管理 E 10 安全卫生管理 S 11 基础设施管理 I 含投资 12 财务管理 F 13 目标计划管理 O 含实体绩效管理、年度经营计划目标 14 信息管理 N 15 客户关系管理 C 5. 文件类别划分及其代号规定： 序号 文件类别 定义 代号 1 质量手册 规定组织质量管理体系的文件 QM 2 程序文件 质量管理体系中描述为进行某项活动或过程所规定的途径的文件 QP 3 规章制度 QR 4 计 划 规定用于某一具体情况的管理体系要素和资源的文件 QL 5 作业指导书 有关如何实施和记录的详细描述 WI 6 表 单 用于记录管理体系所要求的信息的文件 QF 7 清单目录 QT 8 技术规范 TS 6. 部门代号 根据组织架构图中设置的各部门名称，以两个英语单词第一个大写字母进行标识，如总经理、总经理助理、生产副总、营销副总均缩写成CE、生产部PD、人事行政部HA、财务部FD、物控部MC、开发部RD、市场部MD、品管部QM、售后服务部CS。 7. 文件编号组成要素 7.1 质量手册和程序文件： DF/QM - ×× 顺序号（00， 01， 02……） 公司代号及文件类别号 7.2 三级文件及其它文件： DF/××-××-×× 文件的序号（01，02，……） 部门代号(其中物控部原已印刷的表单按“OP”,但等ERP正式运行后改为“PMC”) 作业指导书（WI）、规章制度（QR）、技术规范（TS）、质量记录（QF）等文件类别号 公司代号 7.3 物控部计划编号： ×××/××××/××/×××/××× 　　　　　　　　　　　　　　　　　　此供应商当月生产计划单或追加计划单或更改计划单的流水号　 　　计划编制的当月流水号 　　计划编制的月份 计划编制的年份 供应商编号 8. 程序文件的结构和基本要求 8.1 程序可用文字、流程图、表格或其组合描述。 8.2 程序文件可采用任何载体，如书面文档和电子文档。 8.3 程序文件的名称应简短地反映程序的内容。 8.4 程序文件由封面、内容页、流程图（必要时）、修改状况记录页及附录组成。 注：如有流程图，流程图放在“内部页”之后，“修改状况记录页”之前。 8.5 程序文件的封面字体采用楷体-GB2312；修改状况记录页、内容页的格式中字体的采用宋体。 8.6 文件的版本号用大写英文字母表示，例如第一版的编号为A。 8.7 文件的修改次第号用两位阿拉伯数字表示，例如第二次修改的编码为02。 8.8 文件的页码数和总页数用“第 × 页， 共 × 页”表示，例如一份共有六页的文件，第一页则表示为“第 1 页 共 6 页”。 8.9 日期表示方法为：2002-12-24。 9. 程序文件封面的格式 具体格式参见附录一：《程序文件封面格式》。 10. 程序文件内容页的格式 10.1 程序文件内容页的章号和名称包括：目的、范围、定义、职责、内容、记录、相关/支持性文件、附录。 10.2 程序文件章节号规定如下： 1.——章 1.1——节 1.1.1——条 1.1.1.1——款 1.1.1.1.1——目 注1：尽可能少用款和目的编号。 注2：a), b) ……可用于节以下的条文，一般用于短句以及不成句的短语或词组。 10.3 具体格式参见附录二：《程序文件内容页格式》。 11. 程序文件修改状况记录页的格式 具体格式参见附录三：《程序文件修改状况记录页格式》。 12. 程序文件“内容页”的内容 12.1 目的 简要阐明本程序文件的意图及实施本程序所期望达到的效果。 描述方法示例： a) 本程序规定……，通过实施确保…… b) 制订本程序之目的在于…… c) 本程序旨在确保…… d) 为了……，建立和保持本程序 12.2 范围 界定本程