集团子公司采购监控制度.docVIP

目录 第一章 总 则 2 第二章 组织与职责 2 第三章 采购操作规范 3 第四章 供应商管理 5 第五章 附则 6 附录一：供应商基本资料表 7 附录二：供应商调查表（范例） 8 附录三：供应商评价表 9 附录四：材料采购计划（以半年为例） 10 附录五：定购单 11 第一章 总 则 为了加强天能集团（以下简称“集团”）对采购与付款的内部控制，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，为生产经营活动的正常持续进行保证低价优质的物资供应，特制订本制度。 本制度适用于整个集团所属各单位，适用于集团所有物资（包括原材料、辅助材料、机器设备及其备品备件、维修材料以及办公物资）的采购。 第二章 组织与职责 各分子公司的采购部负责所在公司所有物资的采购，集团总部的采购由天能电池有限公司采购部代为履行； 集团业务监控中心负责对各分子公司的采购过程进行监控，每季度重点检查各分子公司大宗采购的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。 各分子公司采取统一采购，将不同物资采购进行归口管理： （一）生产用原材料、辅助材料及劳保用品由生产部负责向采购部提交物资需求计划； （二）办公用品采购由办公室负责向采购部提交物资需求计划； （三）生产设备、备品备件由设备部负责向采购部提交物资需求计划； （四）集团总部的采购由总裁办统一负责向天能电池有限公司采购部提交物资需求计划； （五）其他特殊物资由需求部门负责向采购部提交物资需求计划。 如果公司所采购的物资属于专业技术物资（如设备、特殊材料等），则应由相应部门配合采购部来完成采购。?如果是重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织相关专家进行集体论证，必要时采购监控经理应该到场参与决策，并将决策结果提请业务监控副总审核、集团总裁审批。 集团的月度物资需求计划经业务监控中心审核、业务监控总监或集团总裁审批后，由总裁办负责在每月的25日报送到天能电池有限公司采购部实施采购 分子公司各部门的月度物资需求计划应在每月的25日分别报送到采购部，采购部经理初步审核后，汇总后报送集团业务监控中心采购监控经理（以下简称“采购监控经理”）审核，然后经总经理审批后由采购部进行综合平衡并实施采购。 非计划性（预算外）的临时采购同样按照上述程序执行，同样根据审批权限进行审批，具体见《天能集团财务授权表》。 公司选聘采购人员必须同时看重业务素质和职业道德，并根据具体情况对采购人员进行岗位轮换以避免风险。 第三章 采购操作规范 申购： （一）集团总裁办、分子公司各部门所需物资申购均须事前填具《采购申请单》，进入采购审批程序； （二）紧急采购申请单应优先办理； （三）接到撤销通知的采购申请，应迅速处理，在采购计划中删除； （四）无法于需用日期办妥的采购申请，采购部必须及时通知申购部门。 询价与洽谈： （一）采购部应向供应商详细说明品名、规格、质量要求（及其他特别要求）、数量、交货期、交货地点、付款方式； （二）采购部应积极调研市场上是否存在价格涨跌的因素，并据此与供应商进行采购谈判； （三）采购部应尽可能注意寻求需购物资的低价优质替代品，并与申购部门沟通确定； （四）对于同规格的产品采购，采购部至少要选择三家供应商对交易条件（质量、价格、交货期、合作关系、信誉等）进行综合对比。在给各供应商的询价单上应详细注明质量、交货期、退换等条款； （五）在其他交易条件基本相同的时候，采购部应首先根据集团统一的“采购比价系统”平台确定基本的价格，然后以此为基础根据报价高低选择最终的供应商。 订购： （一）通常情况下，采购部向供应商下订购单（与申购单保持一致）进行采购； （二）对于需要预付定金、需要长期供应的物资、采购金额在_____元（人民币）以上、分批交货或有其他附加条件的采购，采购部在获得相应的权限审批后应与供应商签订采购合同，然后将采购合同分别报送公司财务部、集团采购监控经理备案。 收货： （一）采购物资到达公司后，采购部应进行详细核对以确认是否与订购单所列内容一致，并及时通知申购部门、质量部门和仓库验收； （二）所购各种大宗原材料和设备必须有合格证、使用手册等相关详细资料； （三）原辅材料入库前，采购部填具《报验单》，报质量部门检验合格后负责办理入库手续； （四）其他物资需经申购部门验收合格后由采购部负责办理入库手续。 （五）如果到货没有达到规格和/或质量要求而需要退货时，采购部负责组织办理相关退货手续并催收退货的预付/全额货款。 付款： （一）相关采购人员必须核对发票台头、金额及其它内容是否相符，然后填写《付款申请单》，随附采购合同、入库单和有效发票，经采购部经理、主管副总审核、总经理审批后到归口财务部办理付款； （二）财务部根据相关制度和流程进行付款审核并办理付款手续（详见《天能集团财务监控制度》）； （三）采购