《商务活动与会议组织》教学1-商务会议.ppt

《商务活动与会议组织》教学内容 《商务活动与会议组织》教学形式与要求 第一章　商务会议 教学内容 观看会议录像，思考上述问题？ 永嘉县教育局学生管理工作会议实况 FFI公司-新楼兰计划实况录像 四、会议的要素 １、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 一般来说，会议有六要素：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。 议题：议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。 名称：正式会议必须有一个恰当、确切的名称。名称要能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。会议名称必须用确切、规范的文字表达。 会标：大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。必须用全称，不能随意省略。 办会工作内容 办会工作流程 课前复习 作业检查 你对会议有什么新的认识？ 假如让你筹备一次会议，该如何准备？从哪些方面？怎么准备？ 会议前：会议策划预案 会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是开好会议的前提。 1．会议名称：一般由“单位+内容+类型”构成。 2．会议时间 3．会场选择 4．出席范围 5．会议票证 6．会议筹备班子的职责分工 7．会场布置 8．主席台 9．会议议程 10．经费预算 11．选举投票的组织工作 12．发奖活动的组织工作 13．集体摄影活动组织工作 14．特殊活动的安排 会议前：会议议程、程序的拟定 　 １．议程。会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，秘书应根据议题的内在联系、主次、先后排列次序，编排议程，印成文字，形成议程表，会前发给与会人员。 　２．程序。会议内容除议题之外，还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。这些项目和内容有序地排列，使之程式化，便是程序，制成文书，就是程序表。程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。 　３．日程表与作息时间表。会期超过一天，还应订出日程表和作息时间表。①日程表。即将会议的全部内容（包括参观和文娱活动）分解安排在会期几天的各单元（如分上午、下午、晚上）或时数（几点至几点）内，以简短的文字表达，制成表格。②作息时间表。将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。 　　　会议议程、程序、日程表、作息时间表的拟定，体现出会议准备的充分和计划的严密，可以使与会人员和服务人员做到心中有数，使会议有条不紊地进行，这是会议成功的必要保证。 会议议程安排应注意点： 　１、注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和本单位章程有无对会议议程顺序的明确规定。 ２、议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，并尽量将同类性质的问题集中排列在一起。 ３、保密性较强的议题，一般放在后面。 海天公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、选拔等问题。秘书陈慧在编制会议议程表前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上讨论的事情，并提请主管上司定夺，然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时，陈慧经过仔细考虑，把要在会上讨论的议题编排了一下，打印交给了上司。 海天公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将于5月24日星期一 上午9：00在公司总部的三号会议室举行。 一、宣布议程 二、说明有关人员缺席情况 三、宣读并通过上次会议的记录 四、东部地区销售活动的总结 五、销售一部关于团队沟通问题的发言 六、公司销售人员的招聘和重组 七、销售二部经理的人选 八、下季度销售目标 会议日程的安排 　　　会议日程多采用表格式，将会议议程分别固定在会期的每天上午、下午与晚上三个单元里，将会议议题具体化，使与会者一目了然地看清日程安排，以便按统一规定参加会议活动。因此，拟定会议日程要明确具体，并准确无误。日程安排大体包括：时间，内容，地点。 会议前：文件的准备 会议文件有两大类：一是供会上学习参考的文件资料。如上级的有关政策、方针、法规、计划。二是会议本身所产生的文件。如：会议通知、开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录、会议简报、会议决定、会议纪要、闭幕词、会议总结等。其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿是