Word文档修订功能.ppt

一、 Word文档“修订”功能 我们在进行文档编辑修改时，需要把一些修改的地方标注出来，或添加一些批注，以方便了解修改的内容，这时，就可以利用Word的“修订”功能，可以将文档中插入、删除或修改过的内容以特殊的字体、颜色或标记显示在每一处的修改过的文档中，即使文档保存退出，下次打开后对上次编辑的情况都有记录。 word 的“修订”这一工具，在修改或审阅电子文档中非常实用，利用“修订” 功能，审阅者可以在word中对文档进行批改，而保留文档原貌，作者收到修改好的文档后，对所作过的修改内容一目了然，而且可以选择性地接受修改意见。这一切都只需在word中利用文档的“修订”功能实现。 二、 如何打开Word文档“修订”功能 打开Word点击菜单“视图－工具栏－审阅”可以打开“审阅”工具栏，工具栏上右起第二个按钮就是“修订”按钮，点击它就可以打开Word的“修订”功能，如要想关闭“修订”功能，只要再点一下这个按钮就可以了。 另一种方法是通过菜单，点击“工具”－“修订”，在修订与取消修订进行切换。如图： 还有一种方法是直接双击状态栏的“修订”即可，“修订”变灰色就是取消修订，反之，就是进入修订功能。如下图： 双击下图红圈处（灰色修订），进入“修订”状态。 双击下图红圈处（黑色修订），关闭“修订”状态。 Word的修订功能是针对单个文档的，就是说一个文档被打开了修订功能，不会影响到其他文档修订功能的打开，其他文档要打开“修订”功能还得按照上面的操作来进行。 三、如何设置Word文档“修订”标记选项 默认情况下，Word 用单下划线编辑添加的部分，用删除线标记删除的部分。用户也可以根据需要来自定义修订标记。如果是多位审阅者在审阅一篇文档，更需要使用不同的标记颜色以互相区分，所以用户有时需要对修订标记进行设置，设置修订标记选项步骤如下： 1、单击【工具】菜单中的【选项】菜单项，在弹出的【选项】对话框中选择【修订】选项卡，如图所示。 2、根据用户的需要，分别对【插入的文字】、【删除的文字】、【修改过的格式】和【修改过的行】选择标记和颜色。 3、单击【确定】按钮。 四、如何使用Word文档“修订”功能 Word的“修订”功能打开设置好以后，我们就可以对文章进行审阅了，在文档中对编辑或删除文字内容，发现删除的内容并没有消失，而是显示在文档右面的一个红框中，并在删除点上以虚线引出，在屏幕的左侧也会多了一条黑色的竖线，这表示该行文字已经修改过，如果在文档中新添加内容，那添加的文字就会以红色下划线显示。（如下图） 四、修订菜单中的显示状态 在启动了修订模式后，用户可以显示文档的不同状态。在“修订”功能区中单击显示标记按钮，在下拉菜单中即可进行选择，下拉菜单共有四个选项，这四项功能分别是： 1.显示标记的最终状态：显示所有修订的最终状态。 2.最终状态：取消修订标记的显示，显示文档修改后的状态。 3.显示标记的原始状态：显示修订标记的原始状态。 4.原始状态：取消修订标记的显示，显示回到那个修订前的状态。 用户只有在选择第一个和第三个选项时，才能看到文稿中的修订标记，否则将不显示修订标记。 五、修订菜单中的各项快捷功能 1、查找上一处\下一处修订或批注 2、接受所选修订 3、拒绝所选修订 4、插入批注 5、突出显示 6、打开或关闭修订模式 7、审阅窗格 六、定义用户信息和打印选项 用户信息 打印选项 七、如何去掉Word文档的“修订”标记 当你想让文档的读者看到的是文档的最终状态，而不是充满了删除线、下划线和边上的批注框，又或是格式错乱，总显示已删除的内容的文档，那么就需要去掉word文档的标记（含修订和批注）。 要去掉文档中的修订和批注标记，就需要接受或拒绝更改等操作。 如果接受所有的修订，单击“接受修订”旁边的小箭头，选中“接受对文档所做的所有修订”如果拒绝所有的修订，单击“拒绝修订”旁边的小箭头，然后单击“拒绝对文档所做的所有修订”。 此时所有修订标记全部消失，保存文档，你将不再受到删不掉的修订痕迹而困扰。 谢谢！ * * * * * OFFICE办公软件应用培训课件 神华亿利电厂生产技术部2012年11月5日 Word中如何使用修订功能 * * * * * * * *