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基于数字化国土资源业务档案管理 　　摘要：在当前档案管理工作数字化的管理趋势下，国土资源的业务档案也实现了数字化。数字化档案管理有利亦有弊，然而，档案管理的数字化信息化又是档案管理发展与进步。利用数字档案管理国土资源的相关业务信息就要充分发挥数字档案管理的优点与长处，克服其的缺点，将国土资源基于数字化的档案管理工作推向制度化、规范化与系统化。 关键字：数字化档案管理 管理效率 信息化管理 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 基于数字化的档案管理工作是指利用信息技术将档案信息转换为数据信息，并进行存储、传输、共享以及销毁的管理过程。数字化档案管理是档案管理信息化的产物，信息化技术普遍应用的时代促使档案管理要实现信息化，档案信息要实现数字化管理必然要依赖于信息技术的发展。然而，数字化档案管理虽然是科学进步的表现，适合社会发展现状，但是它本身也具有一些缺点。那么，数字档案管理工作应做到扬长避短，即数字档案的优点充分利用，而将电子档案的缺点克服掉。 基于数字化档案管理的优点 提高了档案管理效率 档案的管理工作主要包括归档、验收、保管、提供利用等内容。传统的纸质档案在进行管理时，每一项工作的完成都必须通过人工，手动的查找，然后记录，并手动的归位存档，当领导查阅时，也主要以人工操作为主，档案的管理效率极低。国土资源的业务工作较多，因此，档案的数量的也较多，复杂程度也较多，管理工作就变得异常复杂，因此，传统的档案管理方式具有管理效率低的缺点。而电子档案管理依托与信息技术，无论对档案进行哪些工作，只需要在系统中点击相应的按钮即可，其管理效率大大提高。 丰富的档案管理的类型 传统的档案管理只能保存纸质文档，纸质文档对于信息的存储具有很大的局限性。而基于数字化档案管理系统可以实档案管理类型的多样化。国土资源业务方面的很多档案可以是Word文档，如果再加上图像、图形、音频、视频等类型，信息的保存就更全面了。对于比较重要的国土资源信息，丰富的信息类型所起到记录效果也是不同样的，音频、视频对信息的描述也是不一样，显然比纸质文件保存的信息更具有说服力，更有保存价值。 扩充档案管理的数量 传统的档案管理工作管理的纸质档案，因此，档案的数量受到了局限。国土资源的业务档案一年一年的累积下来，不但要占用较大的空间，同时也查阅、归档工作等也要花费更多的人力，因此，档案管理的数量是十分有限的。而基于数字化的档案管理系统管理的文件都是数据文件，它主要存储到硬件存储器上，可以是硬盘，也可以是光盘，一张小小的光盘就可存储35000万字万字，相当于A4纸的23万张，由此可见电子档案可以有效的减少存储空间。这样，更加全面的、详细的档案管理信息就可以得已保留。 电子档案管理的缺点 存储时间短，容易被破坏 数字档案管理系统存储的都是电子档案信息，而这些电子档案信息存储在存储器上，存储时间与传统的纸质存储时间相比短很多。纸质的档案信息存储，如果不发生火灾等意外事故，注重档案室的防潮、防虫等环境因素，保存期限长达几十年甚至上百年。然而电子存储器中光盘的存储时间理论上只有20年，并且它有存储还会受到磁场等因素的影响，容易被破坏。而存在硬盘存储器上的信息却有可能由于操作的操作不当而被删除。 保密管理的难度加大 档案信息的管理一项的重要职责就是要不能泄露一些档案信息。然而，电子档案有些是存储在电子存储器上，而有些为了使用方便可能只是存在档案管理人员的电脑上。有规范的档案管理系统还可以有效的实现档案的保密工作，如果没有档案管理系统，或者是档案管理系统的权限设置存在问题，那么，档案信息的保密工作就不易实现。对于国土资源的业务信息来说，它是具有一定的保密级别的，这就为基于数字化的管理系统提出了规范、安全管理的更高要求。 依赖于计算机系统实现 基于数字化的档案管理系统是信息技术的产物，它也必须依赖于计算机与网络上才能实现相应的管理。那么，这就意味着它不能脱离计算机与网络来进行工作，这就要求国土资源数字化档案管理系统的实现要具备较好的计算机硬件条件和网络环境，还要有熟练运用计算机技术和网络技术的专业人才，实现档案信息的查询与调阅可以在计算机网络上的管理，因此，计算机系统的性能就必须是可靠的，网络系统的安全性也要符合档案管理的要求。虽然电子档案是借助于计算机技术实现的，但是这种完全依赖于计算机的做法也是它的缺点。 基于数字化的国土资源业务档案管理工作如何扬长避短 基于数字化档案管理中的存储制度应扬长避短 对数字档案进行管理时，要充分的发挥数字电子档案易于存储，可以实现多处类型文件的存储并且存储量大的优点。而要克服掉存储时间短，数据容易被破坏的缺点。可以建立一个完善的数字