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浅议电子档案管理问题和对策 　　摘 要：随着电子计算机的普及、办公自动化的深入发展，过去用纸墨、照相形成和传递的公文、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等都可用电子计算机进行，由此产生了大量的电子文件和电子档案。电子档案是信息社会发展的产物，加强对电子档案管理的研究，是目前档案工作者的一项紧迫任务。 关键词：电子档案；困境；对策 当今科学技术的发展日新月异，电子计算机大规模地用在了办公自动化方面，党政机关部门、企事业单位逐步实现了办公自动化，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式，也成为目前档案管理工作的重要内容。随之而产生的电子文件与纸质文件汇成浩大的信息流，成为社会改革、发展和增效的宝贵资源。许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件，同时，这也给我们提出了一个新问题：应如何做好电子档案的管理呢？ 1 电子档案的特殊属性 1.1 内容与载体的可分离性 对于传统的纸质档案而言，档案就是原件。电子档案的出现，则对传统的档案观念提出了挑战。内容与载体的可分离性，是电子档案不同于纸质档案最重要的特性之一。 1.2 对计算机系统的依赖性 正是由于电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的，所以如果离开了计算机，电子档案既看不见也摸不着。其对计算机系统的依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。 1.3 快捷性、共享性、高密度性 在计算机环境中，文件的形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。通过计算机系统，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值。 1.4 不稳定性及不安全性 由于电子档案内容与形式的独立性，它具有比纸质档案更不稳定的因素。其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更难以保证。在档案的原始性方面，电子档案的原始性不易判断和确认。电子档案的生成形式是由实态变为虚态，其生成时的状态与传输、接收中的状态并非完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。在档案的真实性方面，电子档案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误即会导致档案信息失实。此外，电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。 2 电子档案管理工作中存在的问题 2.1 信息安全问题 档案信息在流动传播过程中，由于网络的不安全性及信息系统自身的漏洞，给黑客的人侵、病毒传染、信息的非法窃取等提供了可乘之机，使得网络档案信息安全极端脆弱，也给国家安全和人民的利益带来了极大地损失。我们目前所采取的各种防范措施，还无法从根本上解决档案信息的安全问题。 2.2 原始性问题 电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容可以通过载体、形式表现出来，人们也可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料，对其原始性加以分析判断。而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。 2.3 真实性问题 电子档案极易失真，如将纸质档案转化为电子档案的操作过程，稍有失误即会导致档案信息失实。电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。 2.4 完整性问题 电子文件、电子档案内容的完整性很难保障，电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失。电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损。电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。 2.5 安全性问题 电子数据的易更改性，为非法操作提供了便利。 “黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。 3 今后工作的对策建议 3.1 采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性 （1）采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。 （2）签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名，另一种是数字签名。