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论档案检索语言在电子档案管理中应用 　　摘 要：随着现代信息化技术和网络技术的发展，越来越多的纸质档案转换为电子文件档案转换，在这个过程中就需要发挥档案检索语言的作用，来更好的提高电子档案的检索效率。但是如何发展档案检索语言才能使其更好的应用于电子档案的检索和管理，成了档案管理者普遍关心的问题。本文就这个问题展开了讨论，论述了档案检索语言在电子档案中的作用和发展途径，并进一步分析了档案检索语言在今后的应用方向。 关键词：档案检索语言；标准化；应用 档案检索语言也叫标引语言，它是根据档案的检索而特殊编制的专门语言。 档案检索语言的基本特点是单义性和专业性。所谓单义就是档案检索语言和自然语言的最大区别，自然语言根据其应用的环境不同和语境的不同是有多种意义的。但是大难检索语言只能是单义的，这样才能提高档案检索的效率，避免失误。专业性是指的档案检索语言的词汇及编排方法都符合档案的特点，便于档案标引和查找时使用。本文针对档案检索语言的特点，讨论了其在电子档案检索中的应用。 1 档案检索语言在电子档案检索中的作用 随着信息技术和网络技术的发展，出现了各种类型的自动化检索技术。这些自动化检索检索技术依托于网络技术和通讯技术使得远程的信息共享也成为可能。自动化检索技术的发展也催生了一种专门应用于电子档案检索的技术——档案检索语言。档案检索语言是一种标引语言根据档案，它可以根据档案积检索的需要而编制，档案检索语言的实质是表达档案内容的和相互关系的标识系统。档案检索语言设计的好坏直接影响着当那检索的效率，下面我们来分析一下档案检索语言在电子档案检索中的作用。 （1）档案检索语言可以对档案的内容和特征进行标引。 （2）档案检索语言可以对内容相同或者相关的档案进行集中处理。 （3）档案检索语言能对电子档案进行系统化的组织和归类。 （4）档案检索语言能将档案专用的标引用于和普通的检索用户进行对比应用。 2 档案检索语言的发展途径 在纸质档案中进行检索，不可缺少要档案工作者的参与。而电子档案的检索语言主要是由用户自主检索档案的模式，而档案工作者在这其中的作用却应该淡化，但是现在的档案检索语言面临着不可预测的查全率和误差率。由于信息技术和网络技术的发展，对电子档案的检索语言提出了新的挑战，为了在信息技术环境下较好的发展档案检索语言，需要做好如下几个方面的工作。 2.1 要提高档案管理人员的整体素质 档案管理人员的整体素质对于档案检索语言的发展是至关重要的，要使档案管理人员认识到档案检索语言发展的重要性。要加强对档案管理人员的培训工作，并积极与情报业和图书界进行合作，求得检索语言的共同发展。 2.2 要积极开发新的档案检索语言和技术 档案管理部门不能满足于现状，要积极进行技术创新，利用先进的信息技术和网络技术，开发高效的档案检索语言。这样才能使得电子档案的管理工作能够跟得上信息化发展的速度。 2.3 要做好电子档案数据库的建设 要更好的发展档案检索语言，电子档案数据库的建设是非常关键的。电子档案数据库的建设是进行电子档案检索的基础，如果没有一个良好的电子档案数据库的建设，再好的档案检索语言也不能发挥电子档案检索的作用。 3 档案检索语言在电子档案管理中的应用方向 档案检索语言的应用对于电子档案的管理效率有非常大的影响，所以本文主要对档案检索语言的应用方向进行了分析。主要的应用方向是分类主题一体化应用、计算机化应用和标准化应用。 3.1 分类主题一体化 分类主题一体化主要是将两种档案检索的方法进行融合：从而能最大限度的发挥档案检索的效率。这种方法的好处是标引人员可以通过一次性查表，标引分类和主题两项工作，从而节省标引人员的工作量。进行分类主题一体化融合的途径，主要有两种。 （1）第一种途径是“分类叙词表”模式。这种模式是借鉴的图书情报界的成功经验，是将分类组配原理同时应用于分类法和主题法。 （2）另一种途径是“分类法—叙词表双向对照索引”模式。这种模式是借鉴的图书情报界的中国分类主题此表的成功经验，是将体系分类法和叙词法都同时应用于分类法和主题法。 这两种模式发展档案检索语言的分类主题一体化虽然能起到一样的效果，但是功能上差别较大。第一种模式是典型的一体化模式，但是建表较为复杂，使用难度较大；第二种模式是以一种部分一体化的模式，它的分类号和叙词之间可能有部分无法对应，但是它的建表难度相对第一种模式要小，是一种折衷的分类主题一体化模式。 3.2 计算机化 档案检索语言必然会发展成计算机化的形式，主要的应用途径有如下两条。 （1）第一种计算机化的模式是通过计算机来对分类表和叙词表进行计算机编制。计算机编制