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企业数码照片档案管理问题和对策探究 　　随着数码相机的普遍使用，大量的历史瞬间被数码照片记录下来，为丰富企业的档案库存提供了有利条件，但目前数码照片档案的管理却很不规范，管理状况不容乐观。因此，积极研究数码照片档案的特点，了解管理中存在的问题并探索其对策，有利于做好企业数码照片档案的管理工作。 一、数码照片档案的特点 数码照片是利用感光电子元件将光学信号转换为数字信息，在存储载体上记录和保存起来的，从根本上看是一种电子文件，故可以将数码照片定义为“用扫描仪、数码相机等设备获得的，以数字形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在网络上传送的静态图像文件”。“数码照片档案是指那些具有记录属性和保存价值的、符合相关要求的、归档保存的数码照片”。 1.数码照片档案的优点。一是存储久，质量不变。数码照片档案只要存到了计算机磁盘或光盘上，就可以长期保存，不褪色，不变形。二是连接快，应用广泛。数码照片档案可以在数码相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相链接，通过网上发布，可以大大扩展应用范围。与传统照片档案相比，传统照片档案管理要求底片、说明、照片三位一体，才是一份完整的照片档案，但实际收集时，常常不是缺说明就是少底片。而数码照片档案可以很好地解决这些问题，其数据既是照片又是底片。可以生成或填入标题、时间、作者等信息，这些信息是自动随着图像数据可以复制的，避免了底片、照片、说明之间对应时产生的差错。传统照片档案经过扫描或翻拍可以转成数码照片档案，便于管理和利用。 2.数码照片档案的缺点。一是对软硬件的依赖性。数码照片档案依赖于计算机软硬件和操作系统进行读取和操作，从形成到归档全过程均依赖计算机完成。如果计算机硬件损坏、数据误删除会造成数码照片档案的毁灭性损坏。二是信息的易改性。通过计算机对数码照片的增、删、改非常容易，一般看不出痕迹。三是缺乏数据标准。可导致数据不能兼容共享，影响开发利用，需要统一数据标准来保证数码照片档案的完整性和有效性。四是数码照片档案信息与载体的可分离性。数码照片可以根据需要随时扩展、缩小或改变储存空间，如果原照片没有备份很难辨其真伪。 二、数码照片档案管理存在的问题 1.管理制度和规范不健全。尽管国家档案局制定了“照片档案管理规范”，但目前还没有专门的数码照片档案管理的标准和规范。虽然有的地方和企业自行制定了诸如“特殊载体档案管理办法”、“音像档案管理办法”等，但都没有专门的数码照片档案管理制度。因此数码照片档案的管理目前仍处于无法可依、无章可循的状态，影响了企业数码照片档案的规范化管理。 2.收集归档难度大。数码照片的形成不易监控，除拍摄者外，其他人不了解拍摄的事件主题、事件过程等情况，损失、漏归现象比较常见。数码照片的拍摄者和档案管理人员职责不明确，人员变动频繁，也是造成数码照片收集归档困难的原因。 3.整理不及时、不规范。数码照片的整理工作包括鉴定、筛选、重新命名、编写单元说明、照片题名等，这一系列工作完成的质量，直接影响数码照片档案的真实性、完整性、准确性和有效性。目前企业普遍的做法，是拍摄人员在完成拍摄任务后，将数码照片文件夹简单地标注一下，然后转存于计算机或企业内网共享文件夹中，没有及时整理，也没有归档移交，由档案人员去完成从筛选、整理到归档的所有工作。而档案人员对数码照片的事件主题、事件过程、重要人物等具体情况掌握有限，数码照片档案的真实性、完整性、准确性和有效性难以得到保证。 4.数码照片数据的保管有难度。由于数码照片数据的保存和使用完全依赖于计算机硬件、操作系统和应用软件，因此任何电脑病毒、硬件故障、软件升级、网络传输过程等因素的影响，都容易导致出错和误操作，造成数据文件的破坏或丢失。常用的光盘存储存在着数据无法读取等问题。 5.检索查阅、开发利用有局限。许多企业的档案管理工作都应用了综合档案管理软件或者电子文件管理系统，但在应用过程中，普遍存在只能检索到数码照片档案的文字信息条目，看不到数码照片。数码照片档案查阅难的问题较普遍，数码照片档案资源没有得到有效的开发利用。 三、采取的措施及对策 1.加大宣传力度，提高对数码照片档案重要性的认识。结合企业特色，大力宣传档案法规、档案知识以及档案战线上的先进群体和个人，提高档案管理人员的地位，调动档案管理人员的工作积极性，获得人们对档案工作的理解、关心和支持，有利于增强全员档案意识、优化档案工作的外部环境。可以采取内网信息传播、利用现代沟通工具传播、宣传栏、座谈会等方式进行档案宣传工作，使广大员工了解档案工作的作用，充分认识到档案工作的重要性，自觉关心和支持档案工作，是做好企业数码照片档案管理