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基于XML电子公文归档数据 结构规范（报批稿） 天津市档案局 2006年5月8日 目 录 1.范围 1 2.规范性引用文件 1 3.电子公文归档数据结构描述 1 4 数据结构组成要素描述 4 4.1说明文件 4 4.2文件级目录 4 4.3归档文件夹 4 4.3.1 归档文件属性 4 4.3.2 文件修改或承办信息 4 4.3.3 草稿、修改稿、审核稿 4 4.3.4 签发稿 5 4.3.5 版式公文 5 4.3.6 元数据 5 4.3.7 日志文件 5 5.各组成要素及其XML描述 5 5.1 文件级目录 5 5.1.1条目信息 6 5.2 归档文件属性 7 5.2.1 电子文件特征 7 5.3 归档文件元数据 8 5.3.1标识信息 9 5.3.2 内容信息 9 5.3.3 背景信息 10 5.3.4 结构信息 11 5.4 日志文件 12 附录A　文件级目录数据结构规范模式 14 附录B 归档文件属性数据结构规范模式 15 附录C 元数据结构规范模式 16 附录D　日志文件数据结构规范模式 18 基于XML电子公文归档数据结构规范 1.范围 本规范规定了电子公文归档过程中所需数据文件信息组织方式、存储结构及其基于XML数据体描述的规则和方法等。本规范适用于电子公文归档信息的生成、存储与交换。 2.规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB／T 18894—2002 电子文件归档与管理规范GB／T 18—2002 信息技术可扩展置标语言（XML）1.0 DA/T 1—2000 档案工作基本术语 DA/T 18 档案著录规则DA/T 22 归档文件整理规则国家档案局令第6号 《电子公文归档管理暂行办法》数字档案长期保和可存取”设置根目录名称，但必须按保管期限相对集中存储。根目录下可再设文件夹，分别管理不同类型、不同保管期限的电子公文。 具体数据结构如下图所示： 4 数据结构组成要素描述 同一年度形成的归档电子公文应保存在同一载体中，每一载体的根目录中应包括说明文件、文件级目录及多个归档文件夹。一般情况下，文件级目录有多少条，就应有多少个归档文件夹与其对应。 4.1说明文件 文件名称为说明文件.TXT。用于记录各种有助于说明本年度归档电子公文及载体的信息，包括载体编号、移交单位、文件件数、制作单位、制作人、制作时间、检查人等。 4.2文件级目录 文件名称为文件级目录.XML。主要指按照一定的次序、体例编排面成的条目组合，一般包括：全宗号、保管期限代码、年度、归档机构代码、件号、文件标题、责任者、保管期限、文件编号、日期、文种、归档机构、密级、保密期限、页数等著录项目。 4.3归档文件夹 归档文件夹的名称以电子文档号来命名，一件电子公文保存在一个归档文件夹中，用于保存应归档的不同版本的电子公文如草稿、修改稿、审核稿发文带有拟稿单，收文带有承办单保留。。、修改稿、审核稿公文办理过程产生的版本具体情况，重要公文要保留，不保留版本。必须保留。正式公文，必须保留。。 注释 源 代 码 xs:element name=文件级目录 xs:complexType xs:sequence maxOccurs=unbounded xs:element ref=条目信息/ /xs:sequence /xs:complexType /xs:element 5.1.1条目信息 XML标记：条目信息。 值 域：不作要求。 Schema定义：见表2。 元素：条目信息 表2 层次 模型 注释 源代码 xs:element name=条目信息 maxOccurs=unbounded xs:complexType xs:sequence xs:element name=全宗号 type=xs:string/ xs:element name=保管期限代码 type=xs:string/ xs:element name=年度 type=xs:string/ xs:element name=归档机构代码 type=xs:string/ xs:element name=件号 type=xs:string/ xs:element name=文件标题 type=xs:string/ xs:element name=责任者 type=xs:string/ xs:elem