机关档案检调作业要点-台南政府.PPTVIP

機關檔案檢調及機密檔案管理作業 臺南市政府秘書處文書科 報告人：張素芬股長 壹、機關檔案檢調作業 範圍： 　 各機關內人員或他機關因業務需要借調檔案至歸還及後續統計處理之過程，包括調案申請、檢出、還卷、逾期稽催及調案統計等事項。 主要適用法令： 　 機關檔案檢調作業要點。 檢調名詞定義： 　 指機關內或機關間因業務需要，調案人提出檔案申請，經承辦單位主管或本機關權責長官核准，由檔案管理人員檢取及提供檔案之作業。 壹、機關檔案檢調作業（續） 一、調案申請 (一)借調檔案時，應由調案人填具調案單提出申請。至採線上調閱方式者，得以設定權限申請或藉由線上簽核調案方式辦理。調案單應載明調案人姓名、所屬單位、申請調案日期及借調檔案年度、檔號、數量或微縮、電子編號等。 壹、機關檔案檢調作業（續） 一、調案申請(續) (二)借調檔案應依下原則及程序完成簽准，始得向檔案管理單位辦理調案；請求閱覽檔案時，處理程序，亦同。 　1.借調案件為主管業務時，調案單須經該單位主管核准。 　2.借調案件為非主管業務時，應先經該單位主管核章後，送會承辦業務主管同意，或簽請本機關權責長官核准。 　3.他機關借調或依法調用檔案，應由承辦單位依來函簽辦經本機關權責長官核准後並填妥調案單。 (三)調案單簽准後，由調案人送至檔案管理單位辦理調案。 壹、機關檔案檢調作業（續） 二、檔案檢出 (一)檔案管理人員應就核准之調案單上所載之檔案，進行檔案目錄或相關紀錄查檢檔案有無調出使用情形，並確認有無複製品。借調檔案有複製品，且未於調案單註記其編號時，應予補註。 (二)檔案管理人員依核准之調案單檢出借調檔案，以提供複製品為原則，借調檔案僅有原件時應依下列原則辦理： 　1.借調檔案已裝訂成卷且無法拆卷時，得整卷借出，並於調案單上註記卷數。 　2.檔案檢出時，須核算件數及頁數，並記載於調案單上。 　3.檔案應歸還日期之計算，應自調案領取日後加上各機關所定借調期限，並註記於調案單，以提示調案人依限歸還檔案；惟屬依法調用者，則以其來函核准日期為限。 壹、機關檔案檢調作業（續） 二、檔案檢出(續) (三)借調之檔案檢出後，檔案管理人員應交予調案人或其代理人逐件清點，並於調案單上簽收；調案單宜採用二聯式，一聯由檔案管理單位備查，另一聯交予調案人收執。 (四)檔案管理人員應將核准之調案單按借調單位或調案先後順序等方式，放置於調案單據箱內或其他適當位置。 壹、機關檔案檢調作業（續） 三、調案紀錄建立 (一)檔案調出後，檔案管理人員應另作成調案紀錄備查或以調案單代之，其記載事項包括調案人姓名、調案單位、調案日期、案名、案由、文號、應歸還日期、歸還日期及稽催情形等。 (二)調案紀錄應由檔案管理單位以紀錄卡、紀錄簿、電子或其他方式紀錄為之，且存放於適當場所或以電子方式儲存管理，並保存至該檔案銷毁或移轉後，始得銷毀之。 壹、機關檔案檢調作業（續） 四、調案使用 　　調案人應妥善保管借調檔案，不得發生下列情形： 　1.遺失或檔案缺頁。 　2.拆散、污損等破壞檔案。 　3.添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等變更檔案內容。 　4.轉借、轉抄或非法提供他人閱覽。 註：依文書簡化規定，凡發往甲機關之文稿已經發出，又須以同樣文稿發往乙機關時，應將原案調出，加簽說明，擬照發乙機關，經陳奉核可後（至少由原核定主管批准），即送請文書單位繕發，不必重行辦稿。 壹、機關檔案檢調作業（續） 五、調案歸還 (一)調案人應於調案歸還期限前辦理還卷。 (二)借調檔案無法依限歸還時，調案人應於調案歸還日期前申請展期，並依下列規定辦理： 　1.展期申請核准後，向檔管單位辦理延長借調期限1次，每次展期天數不得超過借調期限。他機關借調檔案之展期時間，亦同；惟屬依法調用者，則依來函核准展延日期為限。(市府展期期限：普通件1次15天、機密案件1次7天。) 　2.檔案管理人員應依據展期簽准結果，於調案紀錄上修正該檔案之應歸還日期。 　3.調案展期屆滿前，調案人仍需繼續使用時，應再申請展期，但展期次數不得超過3次；超過3次，仍需使用檔案者，應先歸還檔案後，再依規定辦理借調。機關間借調檔案，亦同。 壹、機關檔案檢調作業（續） 五、調案歸還(續) (三)檔案管理人員查檢歸還檔案齊全且內容無誤後，應於調案紀錄上之歸還日期欄簽註還案日期，並俟所借調檔案全數歸還後，始得退回調案單。 (四)歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時，檔案管理人員應即退回予調案人補全；檔案有遭破壞、變更、遺失、無法補全或毁損致無法修復情形者，檔案管理人員應於調案紀錄註記，並簽請機關權責長官議處。 壹、機關檔案檢調作業（續） 五、調案歸還(續) (五)檔案遭受破壞時，處理原則如下： 　1.檔案內容破壞或變更者，應先洽請原承辦人員或承辦單位相關人員補正內容及蓋章，並經權責長官核准後，併