办公礼仪幻灯片.ppt

办公礼仪 办公礼仪：办公桌上用餐的礼节 ? ● 只有在用餐时间才可吃东西。 ● 注意餐后环境卫生。 ● 别一直盯着其他同事。 ● 满口食物时勿接听电话。 ● 离用餐完毕时间不久，恰有顾客来 访时，应事先用点空气清香剂，可别让客人 一进门就闻到食物的气味。 三、办公礼仪：电话礼仪 谈话对象的选择准确，重要的内容应在打 电话之前用笔写出。 （一）电话礼仪：拨打电话礼仪 接通后 - 对相识的人，简单问候即谈主题； - 对不相识的人，先讲明自己的身份 （单位、部门、姓名）、目的，再谈问题； - 用“您好、请、谢谢、对不起”等礼貌用语。 情况处理 - 如所找对象不在，应委托他人简要说明缘由， 主动留言，留下联系方式和自己的姓名； - 记住委托人姓名，致谢。 （一）电话礼仪：拨打电话礼仪 注意时间 ＊在电话中谈论的时间不宜太长，否则电话长时间占线，也就失去了快捷通讯的作用；如果要谈的内容比较多，最好进行面谈。 ＊切不可让对方长时间拿着听筒等你办完事，如果你当时有急事要办，应该向对方道歉“对不起，我现在有事需要立即解决，……分钟后再拨给您。” （二）电话礼仪：接听电话礼仪 接听过程--重要的第一声 声音清晰、亲切、悦耳，使用礼貌用语，“你好，嘉瑞”，应有“我代表公司、代表嘉瑞形象”的意识。 不允许接电话以“喂，喂”或者一张嘴就不客气的说“你找谁呀”“你是谁呀”“有什么事儿啊”？ 接听电话是个人素质的直接体现，维护企业形象，树立办公新风，让我们从接听电话开始。 　 （二）电话礼仪：接听电话礼仪 接听电话的不良习惯 说话时鼻音过重或用力喊叫。 突兀地打断客人的话。 未等客人说完已挂断电话。 ● 不要让身后的声音通过话筒（如电视或音 响）。 ● 如果你是在他人办公室里洽谈事务，而此 时电话铃响起，你可以站起来并轻声地问：“我应 该先到外面等一下吗？” ● 如果进入他人办公室时，发现对方正在接 听电话，你就该退出来站在外头等候。 ● 如果正接电话，另一部电话铃响了，可先 向对方抱歉有电话进来，然后接听第二部电话， 告诉他：“对不起，我正在接听另一部电话” 。 记录电话留言的要点 应该记录的内容包括： ● 来电者之姓名、电话号码、分机及区域号码。 ● 来电者之公司名称、部门名称及头衔。 ● 来电之日期、时间。 ● 留言内容。 ● 负责记录者姓名。 ● 记录的时间、日期。 （二）电话礼仪：接听电话礼仪 讲究效率 不管打电话或听电话，要牢记“5W1H”的技巧： WHEN：什么时候 WHO：对象是谁 WHERE：什么地点 WHAT：什么事 WHY：为什么 HOW：如何进行 最好左手拿听筒，右手执笔做好记录准备。 （二）电话礼仪：接听电话礼仪 他人在场 当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。 有人在场时，接听后约时间打回去。 要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。 （二）电话礼仪：接听电话礼仪 拨错号码 不可大声怒斥，或用力挂断电话，应该礼貌告知对方拨错电话；相反如果是你拨错了电话，应该马上向对方表示道歉。 重复电话号码让对方重新确认。 请问对方是否需要帮助。 （二）电话礼仪：接听电话礼仪 电话中断 如果电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方解释清楚。 如电话线路不清可另约时间打回去。 不喜欢的电话 若想缩短不喜欢的电话和交谈，有一些较温 和的方式可供参考： ● 表示有一部紧急电话进来。 ● 表示有事要处理或突然想起有个约会。 ● 表示老总正在叫你，你不方便再讲话了。 ● 表示有访客来访，你必须过去招呼了。 ● 给对方保留下一次谈话的希望。 接听电话实例列举1 “您好，这是西方公司，你找哪位？啊，你找东方公司，你眼瞎了，下次看好了再拨，讨厌不讨厌？” 接听电话实例列举2 “你好，这里是西方公司，你找哪位？啊，你找东方公司啊，不好意思，你电话打错了。您看这样吧，如果需要的话，我替你查一下东方公司的电话号码再告诉您好吗？” 接听电话实例列举3 “你好，请问你是四海公司吗？请问王总在吗？” “你哪位？” “我重庆XX公司啊。” “你找王总有什么事啊？” “我王总朋友啊，路过这儿想来看看王总。” “你准备什么时候来啊？” “我马上就来。” “那我告诉