外贸业务管理办法.docVIP

营销业务管理制度 总 则 1．1为加强公司的规范化管理，完善销售工作制度，增进经营效能，促进公司发展，特制定本制度。 1．2本制度包括总则、营销业务管理办法、外贸业务基本操作程序、合同评审操作流程、客户管理办法和货款回收管理办法、营销部内部管理办法、营销活动经费管理规定、营销业务人员的业务提成分配方法及考核办法等八章。 1．3凡属本公司的营销管理机构和营销业务员均要遵守本制度，不得有违。 1．4本制度呈请总经理核准公布后施行，并将随着公司业务的发展而作出适当的调整。 第二章 营销业务管理办法 2．1业务人员对客户的询价、做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等。 2．2对于客户的邮件、传真，要求在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向客户解释及大概需要的时间。 2．3对于客户的产品报价，原则上按照公司财务部门经核算后的价格表报总经理审批后统一执行；公司财务部门根据市场状况及生产成本，定期进行核算，对产品价格进行调整。 2．4一般情况下，业务员在对客户的报价可根据单子大小在与客户进行充分洽谈后可在公司核定的底价基础上向上浮动2-3%；以低于公司核定底价报价的须经营销副总审核、总经理批准后实施，否则不予安排生产。 2．5对于CF及CIF、FOB报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，业务员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理等。 2．6对于外商的寄样要求，业务员应在对外商作充分了解的情况下来 确定是否免费赠送或先予以发货：对于整机原则上不予赠送，并要求收到100%货款后才予以发货；部份零配件原则上需对方承担成本费用、寄样费。特殊情况，如关系比较好的老客户、大客户，我方可以预付并免收样品款，但必须报营销副总审核、总经理批准后执行。 2．7对于外商需要订做样机的，业务员应和技术部门、生产部门协调，确保样品的技术质量符合要求；样品必须经过品管部最终产品检验员全部检验并签署意见、营销部主管审核后打包入库（寄出）；外商对于产品有包装或唛头要求的，正式包装或印刷前需经外商确认。 2．8付款方式上，原则上考虑前T/T全部或部分（30%）作为定金，剩余见提单传真件即付款，及全部短期信用证。外贸业务员负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异的，应及时通知外商修改。信用证审查无误后，报部门主管复核（目前由双鸽贸易公司负责，但我公司业务员应向将客户传至我公司的“信用证”复印件附在合同评审单上）。 2．9原则上，公司在收到外商的全部货款、部分定金及信用证经复核无误后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。 2．10 在订单生产阶段，业务人员应到生产车间会同生产主管对产品生产进行监督、检查，发现问题及时解决；或由部门主管协调解决，或部门主管上报总经理解决。严格把握产品的技术、质量、包装、生产时间符合同外商的约定。 2．11对于CF、CIF价格条款的，外贸业务人员应在生产结束前一周，安排好货代，确定定舱事宜；一般在船期前二日，安排装柜、运输（现由双鸽贸易公司负责）。 2．12需要委托中介机构进行报关、商品法定检验、保险的，业务人员应及时准备相关资料交中介机构办理；办理过程中，业务人员可以协助双鸽贸易公司。 2．13收汇方式为信用证的，业务人员必须细心操作，谨慎处理，注意单证的一致性，做到安全收汇（双鸽贸易公司负责）。 2．14全部收汇后，业务人员应对相关资料进行整理，将相关单据交财务部门。并注意对外商的售后服务，进行跟踪，以建立长期的可信赖合作伙伴关系。 第三章 外贸业务基本操作程序 我公司的外贸业务主要是指通过外贸公司出口进行出口交易（目前公司不具有自营出口权）。出口货物的基本操作程序主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。 3．1 接单：接单也即合同的签订，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。 3．1．1接单的途径：利用公司建立的电子商务网站，广交会，出国参展，邀请客户来访，等等。业务员应该利用公司提供的各种营销平台开展积极有效的业务活动。 3．1．2下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。 3．1．3 接单的形式：在出口贸易中，接的订单没有特定的限制，最常见的是合同（CONTRACT）： 合同有销售合同（SALES CONTRACT）和订购合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由我公司草拟，后者由客户草拟。 一般情况下，我公司如果直接与外商进行贸易即