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文件资料归档管理办法
北京优利康达科技有限公司(作业指导书)
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文件资料归档管理办法
(文件编号EULD-WI-QA-02)
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2009-XX-XX发布 2009-XX-XX实施
文件类型 文件编号:EULD-WI-QA-02 作业指导书 第A版 第0次修订 文件资料归档管理办法 页码:2/7
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标 题:文件资料归档管理办法
编 号:EULD-WI-QA-02
版 号:第A版 第0次修订
页 数:页
生效日期:200X -XX-XX
编 制 日 期
审 核 日 期
批 准 日 期
??
受控印章:
文件类型 文件编号:EULD-WI-QA-02 作业指导书 第A版 第0次修订 文件资料归档管理办法 页码:3/7 修改页
版次 对应的条款号 修改前内容 修改后内容 批准人签字 批准
日期 文件类型 文件编号:EULD-WI-QA-02 作业指导书 第A版 第0次修订 文件资料归档管理办法 页码:4/7
1.目的
为确保公司文件资料及时、准确、高效的归档,特制定本制度。
2.适用范围
适用于公司在工作活动中形成的各种有保存价值的文件资料,包括电子版文件和资料。
3.职责
3.1各部门专兼职文控员负责本部门主导的文件和资料的收集、整理、归档。
3.2公司部门负责人负责确定文件资料的归档的范围。
3.3公司各级各类人员及时提交需归档的文件资料。
3.4质控部负责监督检查各部门文件资料的归档落实。
4.工作程序
4.1文件资料分为纸质文件资料和电子文件资料。
4.2各部门均应指定专兼职文控员,负责管理本部门的文件资料,并保持相对稳定。
4.3凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。4.4一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件资料,由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。4.5公司工作人员外出学习、考察、调查研究等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向行政部办理归档手续、行政部签字认可后财务部门才给予核报差旅费。4.6本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议资料、声像档案等向行政部办理归档手续,行政部签字认可后财务部门才给予报会议费用。4.7各部门专兼职文控员的职责:4.7.1了解本部门的工作业务,掌握本部门文件资料的归档范围,收集管理本部门的文件资料。4.7.2认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件资料及时收集归档,每年的
文件类型 文件编号:EULD-WI-QA-02 作业指导书 第A版 第0次修订 文件资料归档管理办法 页码:5/7 三月份前应将归档文件资料归档完毕,并向行政部办好交接签收手续。4.7.3承办人员借用文件资料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件资料登记手续。4.8归档范围4.8.1公司质量安全手册、程序文件、各类规章制度、作业指导书。
4.8.2公司质量安全监控记录。
4.8.3重要的会议资料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。4.8.4上级机关或国家权威部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。4.8.5本公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书。
4.8.6本公司反映主要职能活动的报告、总结。4.8.7本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4.8.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。4.8.9本公司人事任免的文件资料以及关于职工奖励、处分的文件资料。4.8.10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件资料。4.8.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。4.9平时归档4.9.1各部门都要建立健全平时归档制度。对处理完毕或批存的文件资
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