档案数字化建设关键点探究.doc

档案数字化建设关键点探究 　　摘要：随着我国社会信息化进程的加快，计算机、网络技术广泛应用于科研和办公系统，数字档案馆的建设也引起了人们的广泛关注。目前，档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。本文在此对档案实现数字化建设做了详细的研究。 关键词：档案；数字化；建设；关键 【分类号】：F426.31 前言：二十一世纪是一个数字化、网络化和知识经济的社会，以计算机和软件为核心的数字化技术将广泛渗透到相关领域，也为档案的“数字化”带来契机。数字档案工作者的研究对象也从有形实体扩展至数字代码，工作环境从现实空间扩展至虚拟空间，管理方式也必将从传统模式转换为基于网络的现代模式。 一、首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性 1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为企业提供高效、优质的服务。 2、形势发展的需求 21世纪是信息化的时代，企业把数字档案建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。其一，档案室就是企业保管和提供利用档案信息的职能部门。它存有数万卷档案资料，数千件档案文件，是企业最有实用价值的信息资源库，这样一大批档案信息资源不能很好地为企业领导和职工利用，充分实现信息共享，数字档案就不是真正意义上的数字档案。所以，要首先建设数字档案室。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案室提出了一个有待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案的数字化。目前，档案室的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。 3、企业强烈需求 当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；职工对档案信息需要量不断增加，如管网管理处，水建公司等部门办公地点与档案室相隔太远，技术人员到公司大楼查阅资料和图纸来回要浪费许多时间和精力，他们迫切要求信息共享；这都迫使档案室这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案室存档的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。 二、档案数字化建设的几个关键 1、加强网上用档管管理理论研究 为了更好地开展网上工作，保证提供系统、完整、真实的电子文件信息给利用者，我们必须加强归档电子文件的理论研究，其探讨的理论主要包括：（1）用文字处理技术形成的电子文件，归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。（2）用扫描仪等设备获得的图像电子文件，用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件等如何归档的理论研究。（3）档案信息上网后信息如何管理、利用的理论研究。（4）档案信息源如何系统编辑上网的理论研究等等。 2、有重点地抓好数据库建设 目前，我们企业档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。 3、加大档案管理软件推广力度 电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各施工单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。 4、加强人事档案管理现代化和信息化建设 人事档案是人才信