会计信息化第二版艾文国会计信息化教学课件第3章节.pptVIP

第三章 凭证管理的详细设计 第一节 凭证管理的总体设计 一、凭证管理的功能模块划分 二、凭证管理的数据存储设计 三、常用摘要维护的功能设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第一节 凭证管理的总体设计 第二节 凭证填制的详细设计 记账凭证是会计信息系统的数据源头，必须确保凭证的准确完整。填制凭证有两种方式，一种方式是先手工编制凭证，然后将其输入计算机。这种方式适用于单机运行，或系统刚刚投入运行，计算机处理与手工处理并行阶段。这种方式自动化程度较低，且难以保证手工凭证与机内凭证的一致性。另一种方式是直接上机制证，这种方式适用于采用网络版软件在多台计算机上并行运行。这种方式大大提高系统效率。故凭证的录入方式以直接上机制证方式为宜。 凭证填制的功能较多，输入的信息也较多，因此，要求界面设计要合理，且要方便操作。如图3-3所示。 第二节 凭证填制的详细设计 第二节 凭证填制的详细设计 功能包括“文件”、“制单”、“查看”、“工具”等，其中“文件”主要是打印输出功能；“制单”包括增加凭证、插入分录、删除分录、调用常用凭证、生成常用凭证、冲销凭证等功能；“查看”包括查凭证、查科目余额、查科目预算、查明细账、查辅助明细账等功能；“工具”包括计算器、会计日历等功能。 1．增加凭证 （1）凭证号：有些软件仍然迁就过去的手工处理习惯，对凭证进行分类，并对其分别编号，这在会计信息化情况下已完全失去意义。在不分类情况下，建议凭证号采用按月连续编号，凭证号由6位编码组成，其编码方案为：月份（2位）+月份凭证顺序号（4位），并将该编码方案在软件中固定下来，不允许用户选择，这样设计的原因有两个： 第二节 凭证填制的详细设计 其一，该凭证编码方案具有明显的优越性，由凭证号的前两位即可知凭证的所属月份，由后四位便可知凭证在所属月份的顺序号； 其二，可以简化系统开发工作。凭证号由系统根据账套数据基表中的“当前月份”和“月凭证号”两个数据项自动生成。凭证号在所属月份内必须连续，每月都从“0001”号开始（由期末结账设置），之后每存储一个凭证，凭证号自动加1。 在采用网络版多人同时制单时，系统所显示的凭证号只是参考凭证号，真正的凭证号只有在凭证保存时才给出（系统根据各用户的保存次序给出），如果多个用户同时保存，则系统会自动进行并发控制。 第二节 凭证填制的详细设计 （2）制单日期：由系统根据服务器系统日期自动产生。在系统投入运行前，必须将服务器系统日期调整正确。制单日期一般情况下不必改动，在因故障产生日期错误时，可进行修改。 第二节 凭证填制的详细设计 （3）摘要：必须输入。简化做法是提供常用摘要的记忆功能、动态拼接功能和由上向下的自动转抄和复制功能。 用户可以在不退出制单状态下，用“摘要”功能随时为指定的摘要定义编码、助记码、摘要内容和对应科目。 摘要既可直接输入，也可用“预览”功能从常用摘要中选取，选取时可根据摘要编码或助记码选取，在摘要预览窗口需要设计编码和助记码两个摘要查询条件输入框，在此只需输入摘要编码或助记码的前导子集即可，在预览窗口中就会出现输入助记码所对应的一条或多条摘要内容以供选择。 第二节 凭证填制的详细设计 所谓摘要的动态拼接，就是允许用户多次使用常用摘要，将两个或两个以上的常用摘要拼成一个新的摘要，如先通过在预览窗口获得 “应付材料款”，在该摘要的任何位置定位光标，如“应付”后定位光标，再用“预览”功能获得“五州轧钢厂”摘要，从而形成了“应付五州轧钢厂材料款”摘要。 由于记账需要，凭证上的每一行都必须输入摘要。但多数情况下同一个凭证中各行的摘要内容都是相同的，因此，凭证录入应具备摘要的自动转抄功能，在输完一行凭证内容转入下一行时，系统自动将上行摘要内容转抄到下一行。 第二节 凭证填制的详细设计 如果对常用摘要建立了对应科目，则在选择常用摘要时，同行的会计科目也会自动填入，当采用动态拼接功能时，以先选优先原则填入会计科目。但可用科目选择功