纸质档案课件.ppt

一、工程档案的基本知识 1、什么是工程档案？ 2、为什么要建立工程档案工作？ 3、怎样建立工程档案工作？ 4、工程档案管理制度应包括那些内容？ 5、什么是“工程档案工作与工程建设进程同步”管理？ 6、如何衡量工程档案资料完整、准确、系统？ 7、工程监理材料是否需要归档？归档的具体内容是什么？ 8、什么是竣工图？ 9、什么是竣工文件（竣工图）编制？ 市政工程档案基本知识（对一些基本概念的正确把握） 主要是用提问的方式解释这些 1、什么是工程档案？ 工程档案是指从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备、监理以及工程管理过程中形成的应当归档保存的全部文字、材料及其图纸的总和。 2、为什么要建立工程档案工作？ 工程档案工作是基本建设项目管理工作的重要组成部分，建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要，也是国家和建设部的共同要求，工程档案工作达不到规定要求的建设项目不能进行正常竣工验收；对历史负责，为后人着想，将项目建设的过程真实地记录并保存下来，为日后查考及其他利用工作，提供一份翔实可靠的文件材料，同时，客观现实也需要建立工程档案工作。 3、怎样建立工程档案工作？ 工程档案工作是基本建设项目管理工作的重要组成部分。建立工程档案工作，一般要经历以下几个步骤： 首先，建设项目的领导要对工程档案工作给予足够的重视，落实领导责任制，明确分管档案工作的领导和专兼职档案工作人员；其次，根据国家有关档案管理工作的规章制度，建立健全本单位的工程档案管理工作制度；第三，将工程档案工作按要求，纳入相关的管理工作程序和有关人员的职责范围；第四、档案部门或档案人员要认真履行职责，加强对文件材料的形成、积累、整理工作进行监督、指导与检查。 4、工程档案管理制度应包括那些内容？ 工程档案管理制度应该明确包括以下内容： 4.1 工程档案工作的性质、任务及其管理体制； 4.2 工程档案的作用及其与工程建设项目之间的关系； 4.3 工程档案资料的形成与整理主体； 4.4 工程档案的具体内容及各类档案材料的保管期限表； 4.5 工程档案资料的整理标准及归档份数与时限。 另外，为进一步加强档案的管理工作，各单位在建立档案管理制度的同时，还应建立档案的保管、保护与借阅等制度，以确保档案资料的安全和有效利用（包括档案制成材料与内容的安全）。 5、什么是“工程档案工作与工程建设进程同步”管理？ 市政工程档案工作的进程要与工程建设进程同步管理，其具体内容就是：从立项时，就应开始进行文件材料的收集、积累和整理工作；签订勘测、设计、施工、监理等协议（合同）时，要对市政工程档案（包括竣工图）的质量、份数、和移交工作提出要求；检查工程进度与施工质量时，要同时检查市政工程档案的收集、整理情况；工程档案在验收后，要及时归档。 整个工程项目档案资料的归档工作，应在竣工验收后三个月内完成，也应属于“同步”管理的具体内容。 6、如何衡量工程档案资料完整、准确、系统？ 作为档案人员，衡量工程档案资料是否达到完整、准确、系统的要求，主要是依据项目文件材料的归档范围，并结合工程建设的实际情况进行判定。 “完整”是要求工程档案资料不缺项，即所有应归档材料的类项必须齐全。如工程建设不同阶段的档案资料要齐全，每个阶段产生的各类档案资料也要齐全。 “准确”是指档案资料所反映的内容要准确，其中包括文字、数字图形都要准确，特别是竣工图要能准确反映工程建设的实际状况。 “系统”是指所有应归档的文件材料，应保持其相互之间的有机联系，相关的文件材料要尽量放在一起，特别要注意工程项目文件材料的成套性。 7、工程监理材料是否需要归档？归档的具体内容是什么？ 工程监理材料进工程建设档案的重要内容，必须按规定要求进行整理归档（移交给建设单位）。具体内容包括：监理通知、开（停、复）工令或许可证（施工技术措施报审表）；备忘录、会议纪要、监理工作大事记、施工质量检验有关分析、有关工作的规程、规范；合同支付证书及合同管理文件；质量（投资、进度）控制文件（合格证、证书等）、工程建设协调文件、常用质量监理报表、工程质量月报表、施工监理日记等。 8、什么是竣工图 竣工图是工程建设最终情况的真实反映，是项目工程建成后投产运行、维护、保养必不可少的凭证和依据，工程建设过程中必须按工程实际情况编制竣工图（包括设计变更、现场商洽、材料代用、质量事故处理等均应在竣工图上反映）真实反映工程竣工验收时的实际情况，并加盖竣工图章。 9、什么是竣工文件（竣工图）编制? ? 编制竣工文件（竣工图），应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件的成套性和有机联系，使组成的案卷既能准确、系统地反映工程的全貌，又便于保管和利用。竣工文件（竣工图）编制完毕后，项目法人应督促有关单位（监理、施工等）对竣工文件的编制情况进行审查