国际化企业通用管理制度（二）公司供应事务处理制度.docVIP

制度名 公司供应事务处理制度 电子文件编码 GLZD128 页码 5-1 第一条 供应事务的方针 1．供应部门必须经常从经济与使用效果两个方面出发，选择最合适的物品。 2.必须认真制订并审查采购计划，努力掌握采购技巧与技术；并且经常能站在公司的全局立场上，冷静思考与判断，谋求最有利的采购机会。 3．与供应商协调好关系，努力提高自身的谈判地位，以最小的代价与最佳的采购条件，达成每一笔交易。 4．避免供应业务给整个公司整体事务运作带来不利影响，有效地安排好物品的采购与供应工作。 5．加强成本意识，在不影响各部门事务工作正常开展的前提下，严格控制物品的收发领用量，杜绝一切浪费与不当消耗，保管好物品，使供应工作及时、准确。 第二条 供应事务的机构 1．供应事务分别由订购、验收入库与保管出库三个组承担，不同事务不得由同一个人兼管。 2．为了使供应工作专业化，使供应人员具有较高的商品知识、市场交易知识以及与供应商打交道的技能，可以按物品品种，如印刷制品、消耗品、杂品与器具等等，来划分各供应人员的职务工作。 3．主管科长乃至主管部长，有责任贯彻供应事务的方针，使供应机构的工作能紧紧围绕方针展开。 4．为了经常地把握市场中合适且优良的物品，从各部科选拔合适的人选，组成“供应物品研究委员会”。 5．定期或不定期召开“恳谈会”，邀请相关行业的关系户，共同探讨有效的供应问题，收集有关物品的信息，把握购买市场的方向。 6．定期与物品生产制造企业、中间商、批发商以及相关的协作企业进行联络，把握动向。 签发人 责任人签名 制度名 公司供应事务处理制度 电子文件编码 GLZD128 页码 5-2 第三条 供应设置 1．订购、验收与保管三个组必须分开设置，但又不能完全割裂开来；分组设置以及有关布局要便于三个组彼此联络。 2．订购组的事务室，要布置在便于外来联系业务者进出的位置。有关接待业务尽可能规范化与程序化，包括应答、交涉与接洽的语言都尽可能规范化。 3．物品接受与检验或清点，尽可能设置在宽广的场所，并配置适当的设备，以便进行充分的检验与核对。验收环节不充分，后患无穷，质量不合格，或数量不足等等，都成为本企业的损失。 4．保管场所一定要有遮掩与隔离，领用者或其他部门人员，不得或不能随便进入物品保管场所与仓库。 第四条 购买计划 1．供应物品的采购，原则上有计划，按批量统一进行。任何零星、分散的、无计划的采购，都会加大采购成本，并且不能确保获得最合适的物品。 2．订购组应该经常地对主要中间商与生产企业，以及市场状况进行调查研究，并把各种调研结果记录下来，汇编成册。并且，由一线人员每天记录物品市场的价格变动情况，以及商品目录变动情况，使本公司的订购与交易谈判工作更富有计划性。 3．平时注意各种有利的交易条件，包括交货期、规格、支付条件、物品退换、折扣、送货与交货条件、交易方式，以及有关订购与接货事务等等。 4．如果分事业单位所在地的物品价格便宜，或者在当地采购合算，不必按总公司的采购计划进行，允许按下列程序进行当地采购： 签发人 责任人签名 制度名 公司供应事务处理制度 电子文件编码 GLZD128 页码 5-3 （1）填写“当地采购申请传票”（一式三份），其中两份交总公司供应科。在申请传票中如实写清当地的价格。 （2）供应科据此进行测算，包括考虑批量采购折扣、运输费与采购或订购费等等，作出决策，在申请传票上作出批示，返回分事业单位，指示其按供应科的决定行事。 （3）返回分事业单位的“申请传票”，作为日后向总公司财务科结算的凭证。 第五条 用品规格及采购基准 1．编制标准的物品目录及其分类，对器具、备品、账票、消耗品等主要物品作出规定，以作为制订供应计划与供应事务的基准。 标准目录尽可能具体、明确，例如账票，写明（1）名称，（2）格式，（3）纸张质地，（4）大小尺寸，（5）装订，（6）每册（本）页数，（7）单价，（8）色彩等等。 2．确定采购或订购规格与样品，在采购或订购时参照选购，或者提供给供应商，按规格与样品供货，并作为接货与验货的基准。 3．对特别重要的物品，必须从使用成本的角度审视，确定采购物品的规格及采购基准。 4．制订有关物品采购、供应以及改良物品的提案制度，改善物品供应事务。 第六条 供应事务的运行 1．供应事务的主管，应该经常检查部下在执行订购方针、计划以及处理事务过程中的情况，发现问题及时予以纠正。 2．任何一项订购或采购，都必须两人以上进行合议与商定后进行，以便使两个人的知识与见解相互补充，并且防止在选择供应商方面出现偏颇与舞弊行为。 签发人 责任人签名 制度名 公司供应事务处理制度 电子文件编码 GLZD128 页码 5-4 3．采购人员必须公正自律，从企业的利益出发，采购合适与价格合理的物品。 4．在采购上既要注意“货比三