三一在外货款管理制度.doc

目的 保证货款安全，控制在外货款的侵占风险与资金占用成本，保证在外货款的准确与安全。 范围 适用于三一重工所有在外货款管理（各海外单位参照执行，各集团单位等效执行）。 流程图 流程说明 步骤 工作事项 责任岗位 事项说明 应用表单 1 在外货款的确认 销售会计 根据企业会计准则，公司在完成产品发货后，根据合同约定确认对客户应收的在外货款。要求根据合同与销售订单分别确认，对于涉及融资销售业务的，需与融资销售合同一一对应。融资销售合同号与销售订单匹配要求详见附件4 　 2 付款 客户 1、收款条件的合同约束。为规范客户付款行为，需在合同中明确客户规范付款、信息反馈、开展对账的要求，保障公司权益，具体要求详见附件72、客户付款回馈要求。各单位应建立客户付款回馈机制，建立短信、热线、网页等反馈渠道，发现营销代表的私下收款行为。具体要求详见附件12 　 3 收款、登记台账 出纳 1、公司实行销售收款责任制。主机销售以签订合同人为收款直接责任人，配件销售以出库订单责任人为收款直接责任人等。原则上，收款责任人不得直接向客户收取任何货款。具体原则详见附件62、为保证收取款项的有效与安全，收款人员需对收取的汇票、支票等进行审核，避免产生欺诈风险。审核要求详见附件8 　 4 申请授权 收款责任人 一、营销代表、法制催款员、服务工程师等现金收取授权程序（详见附件9）营销代表、法制催款员、服务工程师根据客户的付款意向填写《现金收款特别授权书申请单》；二.仓管员配件销售收款授权程序（详见附件10）1.在周末、节假日、下班时间，客户至库房要求现金购买配件，而分公司出纳或会计无法及时到达现场办理收款手续的，仓管员应逐单向出纳或会计进行短信或邮件授权，在获得了出纳或会计的同意以后（不得以电话等口头方式授权，需保留相关授权记录），方可办理现金收款手续，并向客户开具收款专用收据。2、对无法逐一配备出纳人员的库房，各事业部应完善刷卡消费等收款手段，减少收现次数，如因客户服务因素需要收现的，需向分公司财务申请逐日批量授权，并在收现后当天将收款情况以备查表形式以邮件报送至分公司出纳处， 销售收款授权书、仓管员收现申报表 5 审核并开具授权书 出纳、财务经理 1.出纳（无出纳的，由分公司财务人员履行此职责，无分公司财务的，由总部出纳履行此职责）根据申请书上所列客户名称、收款金额、收款类型等信息填制《现金收款特别授权书》。2.分公司财务经理审核签字后，将《授权书》第二联盖上分公司财务章交给收款责任人作为授权凭证，将《授权书》第三联留存用以开具收款专用收据并跟踪收款，《授权书》第一联交财务经理留底备查。3、特殊情况（如在未设置财务人员的办事处等），需借领《授权书》的，需填制申请单经分公司经理、分公司财务经理审核后领用空白授权书，空白授权书每月需核查一次，由出纳复核是否有遗失或缺页。4、授权书由事业部财务本部统一印制，并由分公司财务经理统一组织发放、开具、跟催、核销、注销。具体程序详见附件11 　 6 收款并上缴款项 收款责任人 一、营销代表、法制催款员、服务工程师等现金收取授权程序1.收款责任人持《授权书》第二联及开具的收款专用收据至客户处收款，在收妥货款后向客户交付收据，在收到款项当天将款项交回分公司财务部出纳处；2.分公司出纳员负责已开具授权书的跟催，如收款责任人因特殊情况当天无法及时交回的，其应立即以短信、邮件等方式（确保留下报备痕迹）向分公司财务经理（无分公司的单位向事业部营销财务部长）与出纳报备。二.仓管员配件销售收款授权程序1.仓管员办理现金收款手续，并向客户开具收款专用收据。2.仓管员在收取现金后应妥善保管，并在出纳或会计到岗的第一时间将款项上交，会计或出纳同时核对收据底联。3.对无法逐一配备出纳人员的库房，仓管员在收现后当天将收款情况以备查表邮件或短信的方式报送至分公司出纳处，在三天内完成现金上缴（通过银行向分公司收款帐号缴存），因特殊情况无法亲自缴现的，需委托他人按时完成缴存，并保管好缴存进账单，以备检查。4.分公司出纳在完成批量电话授权后需每天收取并汇总（兼职）仓管员的收现记录，每天及时勾销仓管员已缴存的回款，并督促仓管员按期将款项上缴。 　 7 解款 货款专干、收款责任人 收到回款后，出纳应登记收款统计表，并于当日下午5：00前将已收款信息发货款专干。若客户直接将款项付至结算中心的，结算中心应于收款次日下午5点前将收款信息发送至货款专干。货款专干联系相关业务员，要求其确定与此款唯一对应的订单号、客户代码及发货日期、对解款结果签字确认。货款专干应对收款责任人解款信息进行检查（是否符合解款原则，解款客户名称与付款客户名称是否一致），并将收集到的回款解款信息汇总并报送至事业部财务本部销售会计。原则上出纳当日发送