展会操作流程-汇总.doc

展会操作流程 参展的目的与原则 相关展会信息收集 展前准备 3.1信息调研 3.2 询价与议价 3.3 财务预算 3.4订立合同 展会策划 ４.1展品的选择 4.２ 展位选择 ４.３展台的布置 4.4广告信息的发布 4.5潜在客户的邀请 4.6 展品及布件的运输和保管 ４．７酒店预订 ４．８礼品的准备 5 参展人员 5.1参展人员的分工（前台，技术，销售） 5.2 参展人员行为规范和培训（形象，语言） 5.3展前会议 6展会总结 6.1 效果分析 6.2 信息收集 6.3总结报告（好的，不好的，其他展位学习的） 附件 附件一：展会信息一览表 附件二：展会信息及参加提案 附件三：预算表 附件四：参展方案模块 附件五：常用清单明细表 附件六：参展细节执行 附件七：总结报告模块 附件八：运输细节见后文。 附件九：如何决定展会是否参展 附件十：展会基本培训 参展的目的与原则 目的：企业形象和品牌推广， 产品展示， 信息收集；会议，建立良好关系。 原则： 经济，实效，符合市场战略的原则。 避免盲目，铺张，无效，浪费的参展行为。 展会周密策划，展位选择，展台布置方案，企业网站，主办方网站的宣传，软文发布，目标客户的邀请。 合理配备参展人员，明确分工和做好展前培训，展示专业形象，并能把握商机，实施销售。 展会应与市场拓展紧密结合，地区性展会（年度各省专业会议），展会后应及时跟进，做好后续宣传和客户开发工作。 展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。 2 展会信息收集 市场（国内外）部应在每年初10月份进行本年度各地展会的信息收集工作，并整理为《展会信息报告》，发给品牌推广部进行调研。 展会信息渠道为：互联网，专业和行业杂志，行业协会活动，及业务员提出的展会申请。 对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性，影响力，往期信誉和效果进行分析，决策参考。 附件一：展会信息一览表 ３．参展前准备工作 ３．１信息调研 包括： 主办方 承办单位 举办时间 展馆位置 承租信息 展位信息 展会影响力 往期经验和反馈 参展单位 参观者范围 交通食宿环境 附件二：展会信息及参加提案 ３．２询价与议价 与主办方建立良好关系，以获得优惠的参展价格和相关待遇。 ３．３参展财务预算　 参展的投资规模应该参考展会对市场战略的支持作用，对区域销售的现实作用，品牌宣传和企业宣传的影响力。 提交参展提案时应做好财务预算，包括：参展费用，特型展示布置费用，展品运输保管费用，广告费用，宣传赠品费用，人员差旅费用等所有可见费用。 附件三：预算表 订立合同，付款，最后付款时间 ４　展会的策划 附件四：参展方案模块 4.1 展品的确定，展出什么产品．专业展品箱，保管工作． ４．２展位选择 展位应选择有利位置 出口，入口，中厅，休息区，餐饮区，洗手间附近等人流密集地段． 避免选择死角，长排中段，有墙柱障碍等展位． 应对人流方向进行预测，以决定最佳的展台展示方向． 应了解附近展位的厂商信息和展示方式，并做出必要的设计调整 ４．３展台的布置和展品陈列 原则： 远观效果醒目有冲击力，近观效果舒适，明快，整体效果协调． 展位结构和图片序列应考虑人流密集度和流向． 照明灯关 展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角 微观细节构造：展台，展架，展示墙，标牌，标识，洽谈区，图片设计，说明文字，动态屏幕演示系统，布展使用材料材质（一次性，重复性） ４．４宣传资料及广告信息的发布 会刊上发布广告，封面，内页文章 各种宣传资料是否重新制作． ４．５目标客户的邀请　 潜在客户，原有客户，目标客户前来参加，邀请应付门票和礼券，增加吸引力． 邀请函（包括介绍和回复函），外联展会指南（时间，地点，交通，大致情况，包含公司展位号） ４．６展品及展示布件的运输和保管 参展前列出明细清单和运输方案，并责成专人负责，展后应对展品进行核对，对损失，丢失进行汇报．最迟运输时间．保险安排． 附件 八运输细节见后文。 ４．７酒店预订 酒店信息，地址，费用，交通 ４．８礼品的确认 根据展会规模及财务预算确认礼品款式，数量． 附件五：常用清单明细表 附件六：参展细节执行 ５．０参展人员 根据参展规模，配备相应的参展人员（人数，构成），明确职责分配和展前培训． 人员主要包括：展示经理，展示助理，专业演示和讲解，销售人员，女性解说员 ５．１参展人员分工 展示经理 了解市场和广告需求 管理和监督设计项目 管理和监督展位的制作和设计方案 控制材料，交流和运输保管 保证布展技术设备和文件的到场 保证展期提供充足的材料和宣传品 保证各参战人员各尽其职 提交总结报告 展示助理 分管对内，外的联络（外联人员展会指南） 协调与主办方的关系（各项文件，付款单据，参展手册携带） 协调展会与公司高级负责人的关系 确保公司形象反映在展会上