沟通协调案例.ppt

秘书实务协调案例 谁来修路？ 某大型企业厂区面积很大，内部有有段交通要道凹凸不平，特别是下雨后，长期泥泞，往来车辆和行人都感到不便。厂领导要基建部门负责修复，基建部门说，他们负责房屋维修，道路维修不是他们职能范围的事，厂区内的环境应按各车间划定的清洁负责包干，要邻近的车间负责修复，有关车间说，他们只能负责清洁区的清洁卫生，对道路不能负责，再说，在此道路上往来的是全厂职工和来往车辆，并不只是该车间单独使用，不应由他们负责。这样，问题长期不能解决。厂长责成秘书小刘负责处理此事。 小刘应该怎么做？ 参考答案 小刘找来了基建部门和有关车间的负责人，说明厂长要求一定要修好这一段路，问他们有没有反对意见。大家都表示没有意见。小刘又说：“既然大家的看法和厂长是一致的，问题就好办了。我们一起来办这件锕，有人的出人，有设备的出设备，突击两个小时，修好这段路。我们办公室，抽我来挖土，各位尽你们所能，为群众办件好事。”在场的各负责人早有修路打算，只是不想自己单位单独承担，现在由厂办公室出面协调，大家出力修路，当然不好推托。于是互相协商，由基建部门出机械车辆，各车间出人，定好时间，一起动手，不到两个小时，路就修好了。 星期五下午的会怎么开？（一） 上海市某高等院校为了保证教学工作顺利进行，一般都把各种会议安排在星期五下午，时间通常为1：30到3：00。这虽然保证了教学时间，但同时产生了另一个矛盾，即会议时间过于集中，往往产生七、八个系、处同时开会，都要求校长参加，造成校长应接不暇。 星期五下午的会怎么开？（二） 校长办公室主任想了一个办法，即要求各系、处把要召开的会议提前一周申报，说明会议内容、所需要的时间、拟请哪位校领导参加，分别轻重缓急进行协调安排。 有些会议由校长参加；有些则由分管的副校长参加；有些会议只需要领导去听一听，了解情况的，可以分别安排在1：30至2：00，2：00至2：30，2：30至3：00去参加； 有些会议不很紧急的，建议安排在再下一周；有些内容并不很重要的，就不安排校长去参加，建议他们把会议记录或纪要送校长办公室，由校长抽时间审阅后，提出书面或口头意见。 星期五下午的会怎么开？（三） 校长办公室把每周的会议安排打印成表格，在星期三以前发到各系、处再次征求意见，进行局部的调整，然后星期四下午定下来，通知系、处，以让其准备星期五下午的会议。 校长办公室主任以这些方法协调解决了会议集中的矛盾，取得了各系、处的谅解和支持。 以上案例说明了秘书协调所起的作用以及秘书协调的方式方法。 * * * *