会议管理实务(项目四)幻灯片.ppt

项目四 会议评估与会后工作 任务一 送别与会人员 能力目标：能够妥善、有序地安排和组织与会人员离场，做好外地与会人员送站工作 知识目标：熟悉送别与会人员的工作要点，掌握送别与会人员的相关礼仪 会后工作与会前、会中工作一样重要 一般人员：引导并送至会场门口、酒店门口、单位门口和停车场 身份特殊、职位较高人员：主办方应派领导送别 安排交通工具和专门人员送至车站或机场 对于需要短暂停留人员，妥善安排 任务一 送别与会人员 送别与会人员工作要点： 1、结清参会费用：主办方与参会者如有相关费用，需结清，另一方需提供规范的发票 2、发放回程票：需要代订返程车票、机票的人员，秘书人员帮其代购，会中或离会时分发。回程票不得代领 3、引导与会人员离场：主席台领导退场后，与会人员再离场；引导车辆迅速、有序离场 4、安排车辆送站：合理安排车辆，合理安排线路 任务一 送别与会人员 5、安排人员送客 本地客人/一般客人：礼仪小姐或专门工作人员将人员欢送至会场门口、酒店门口、单位大门口、停车场门口 职务高/特殊客人：领导送行 特殊客人：领导送行至车站、码头、机场；有时需提前到下榻处进行话别并赠送礼物 6、安顿暂留人员 尽地主之谊，妥善安排住宿、饮食，旅游购物及车辆需求方面尽可能协助 任务一 送别与会人员 制定送站安排表 指出送站时应注意的礼仪礼节 实训项目 能力目标：能妥善清理会场、归还租赁设备物品和结清会议开支费用 知识目标：掌握会场善后工作内容及要点 任务分析：做好会场善后工作是将会场归还给酒店的前提；会场善后工作包括清理会场、归还租赁物品和结清会议开支费用 任务二 会场善后工作 会场善后工作要点： 1、清理会场 （1）清理会场宣传物品：通知牌、方向标志、会标、横幅、展板 一次性的宣传物品予以销毁；可重复利用的统计、归类、入库，以便下次会议使用。节约材料、资源、节省人力、物力、财力。 任务二 会场善后工作 （2）清理会场设备：租借设备调试好归还借方；自带设备收拾好拿回公司；设备搬动应该轻拿轻放 （3） 清理会议资料：会议都有保密性，会议结束后的剩余文件要注意避免无形中泄露公司机密；要收回所有应该收回的会议资料，要将所有纸张进行整理、清点、归类，找出有用的资料，不能利用的纸张要销毁 （4）清理会议其他物品：充气气球、充气拱门、彩旗、植物花卉等；台签、签到本和饮用水等物品；矿泉水及时清理，未启封者妥善装箱保存，以备下次使用 任务二 会场善后工作 （5） 发现遗失物品，尽快与失主联系；距离遥远，快递回物品 2、归还租借物品 及时归还租金物品，损坏按约定赔偿；不需要赔偿的，特别说明或修好后再归还 3、结算会议开支费用 结清会议费用，主要包括：会场租用费、设备租用费、其他相关服务，并及时与酒店方交接会场 任务二 会场善后工作 能力目标：能妥善进行会议经费预算 知识目标：熟悉会议经费结算方法，掌握会议经费结算工作程序 任务分析：会议费用结算要根据会前经费预算进行；首先，了解会议经费手指项目；其次，熟悉会议经费结算方法；最后掌握经费结算工作程序 经费结算以预算为基础；筹备期间要做好预算； 会议过程中做好开支记录；会议结束及时结算； 结算完毕及时汇报领导，报销 任务三 会议经费结算 一、会议经费收支项目 会议收入主要来源于：上级拨款、向与会人员收取的相关费用 支出主要包括：会长租用、设备租赁、会场布置、邮电通讯、培训、交通参观、住宿费、餐饮费、会议资料费、纪念品购置、会议宣传交际、劳务费以及其他费用 二、会议经费结算方法 （一）会议的收费与付费方法 任务三 会议经费结算 会议经费的来源： 会议主办方承担：经销商会议、公司内部会议 向与会人员收取：学术研讨会、行业交流会 收取费用注意事项： 1、会议通知中即详细说明收费标准和方法 2、注明支付方式 3、信用卡收费需要问清楚姓名、卡号、有效期 4、发票开具正确 任务三 会议经费结算 付款方法和时间： 公司应该支付的费用及时支付给对方；各类支出项目的付款方式和付款时间不同；场地租赁和设备租赁、住宿餐饮一般需要交付一定金额的定金；有些较小的支出项目直接用现金支付 （二）会议付费的要求 1、支出费用名称要规范 2、遵守公司财务制度 任务三 会议经费结算 三、会议经费结算的工作程序 1、统计会议实际收支项目 2、 理清各项费用结算时间地点 3、与相关部门做好对接 4、核实发票 5、填写报销单 6、清点费用支出清单 7、领导签字 8、财务部门报销 9、结清费用 任务三 会议经费结算 能力目标：掌握会议纪要拟写格式、要求和发文流程，制发会议纪要 知识目标：掌握会议纪要写作格式、特点和写作要求，熟悉会议纪要发文程序 会议纪要是传递会议信息、传达会议精神的公文 一、拟写会议纪要 （一）会议纪要的概念：记载和传达会议