会议管理实务(项目二)幻灯片.ppt

会议议程结构和写法 1、标题：K公司2017年春节订货会 2、题注：一般大型、正式会议用到（全国性的会议） 3、正文 4、落款 5、制定日期 窍门：看过往怎么做的 任务四 拟定会议议程和日程 二、拟定会议日程 1、日程：具体安排，能细化到几点供应早餐、几点开会、几点茶歇、几点午餐等具体内容，可以看作是一张会议时间表 2、作用： 保证议程具体实施 方便与会者 提高会议效率 任务四 拟定会议议程和日程 会议日程编排方法： 1、根据议题整体把握 2、时间预测，稍微富足 3、符合人体生理和心理规律 会议日程结构和书写： 1、标题 2、稿本（标注“草案”） 3、题注 4、正文（表格式、日期式） 5、落款 6、日期 任务四 拟定会议议程和日程 会议日期选择原则： 1、避开重要活动日期：如公司总部在广州，就要尽可能避开广交会（酒店价格暴涨） 2、避开节假日、双休日 3、会议时间合理：7月7日、9月18日召开庆祝会是否合适？5月12日召开庆祝会是够合适？公司庆祝会在春节前夕还是清明期间？工作总结会安排在周五还是周三？ 任务四 拟定会议议程和日程 议程与日程的区别： 议程是纲领性的会议指南（突出重点） 日程是会议各项工作的细化（越细越好） 参考教科书P35案例（政协会议议程与日程） 议程本质是一张说明书、日程本质是一张时间表 任务四 拟定会议议程和日程 1、W公司位于广州，10月份要开展一年一度的校园招聘了。此次人力资源部决定由经理（男性）、主管（男性）、文员（女性）三人参加。 2、今年招聘地点定位武汉三所高校以及广西桂林两所高校。分别是武汉理工大学、湖北工程学院、湖北大学、桂林电子科技大学、桂林理工大学。每个学校招聘时间为两天。 3、每个学校招聘安排为：第一天校园宣讲、收取简历、筛选简历；第二天上午无领导小组讨论，下午单独面试。 录取结果待行程全部结束后一周内通知。 作业一 4、此次招聘，希望一次性进行完两地五校的招聘工作。假如你是公司人事文员，请为此次招聘活动制定《行程表》及《日程表》。 5、总预算1万人民币 作业一 住宿要求：不住商务酒店，优选正三星宾馆，同一城市不换酒店 吃饭要求：公司实报实销 长途交通工具：飞机经济舱或高铁二等座 市内交通工具：的士 其他：工作人员在每个城市可以选择1-2个景点游览，每个城市除吃饭外选择两家小吃供同事放松（不入预算） 请充分利用携程网、坐车网、同程旅游、12306等网站进行上述活动的日程安排并列出费用 作业一 会议地址的选择： 专业因素：大豆生产会议、煤炭开发会议、改革会议 交通因素：武汉的特殊性 媒体因素：国企为何到香港开会 地理因素：公司巴厘岛年会 气候因素：北戴河会议 政治、经济、文化因素：为何奥运会由北京申办、为何G20在杭州召开 任务五 确定会议地点及场所 确定城市后，确定场所 交通便利：方便到达 会场大小；平均每人2-3平方 场地设备：物业支持系统、会议系统 私密性及安保措施：不受外界以及内部干扰，谢绝参观、关掉手机，良好的隔音设备 停车场及消防 场地费用 任务五 确定会议地点及场所 餐饮娱乐：餐饮与住宿、会议地点尽可能在一个场所内或相隔较近 会议服务：茶歇提供、同声传译 任务五 确定会议地点及场所 一、确定会议召开城市原则： 1、公司总部所在地 2、公司生产基地所在地 3、公司营销总部所在地 4、公司总部附近的中心城市 5、公司业务区域的地理中心所在地 6、进出口企业重要的货物进出口岸 7、公司股票上市地点 任务五 确定会议地点及场所 参考P44案例 二、确定会议场所： 1、交通情况：区分长途参会者和本地参会者 2、物业支持系统：会议室大小、空调、暖气、照明、安保、通风、餐厅、住宿 3、会议支持系统：多媒体设备、同声传译 4、会议服务 5、费用：性价比 任务五 确定会议地点及场所 三、领导审批 四、签订协议 必须签订书面协议： 使用期限、功能设备、提供服务、费用 房间预定（可与酒店协商预定一个范围，如40间到50间之间）、餐饮协议 付款程序：预付多少、结束后付多少 违约责任 任务五 确定会议地点及场所 各种酒店区别： 类型：商务型、度假型 位置：市区、风景区 选择：所选酒店与会议参会人员以及会议属性相关 内部人员会议：市区商务酒店 经销商会议：度假型酒店 工作总结会：市区商务酒店 新年总结暨表彰会：度假型酒店 任务五 确定会议地点及场所 会议场所积累：不断寻找新酒店同时沉淀下一批公司满意的会议场所作为长期合作伙伴 酒店选择：事先以普通顾客身份考察 任务五 确定会议地点及场所 任务六 制作并发送会议通知 任务分析：会议通知必须明确会议时间、地点、会议内容、参会人员；会议通知格式要规范；领导审核发出。 会议通知形式：