合同会签、审批、用印、签订工作指引.doc

欧派集团合同会签、审批、用印、签订工作指引 《欧派集团合同会签、审批、用印流程》（2013年5月版）下发后实施至今，成效已日渐显著，各部门均能明确理解并良好执行，合同会签、审批、用印效率不断提高。近日，随着行政部对集团所有合同收集、整理工作的完成，结合近几个月在具体实操中总结的情况，本着不断创新、改进、提升工作成效的工作宗旨，行政部对集团各类合同进行了进一步细化分类，并进一步明确了各部门在合同会签、审批、用印环节中的职责，优化合同会签、审批、用印流程，制定此工作指引，旨在更好地协助大家进一步掌握规范流程、工作要点，不断提升工作效率。 第一部分 相关管理权责 一、合同起草/经办部门职责： （一）合同起草/经办部门必须在合同进入会签前审核确定以下合同要素，否则会签部门、行政部法务组有权不予受理，退回经办部门： 审核合同当事人资质 1.1审核合同签约方是否具备履行合同的资质和能力，如：签约方是否具有合法的营业执照副本（自然人为身份证）、生产许可证等。 1.2实际履约人（如付款/收款人，供货/购货人）与合同签约人主体资质不同的（如母子公司、分公司、关联公司），应当要求提供证明双方关系的有效文件（如授权委托书、关系证明）。 1.3合同签约方联系人/签约代表（可要求出具授权委托书），联系方式、地址。 与合同签约方洽谈明确合同标的（交易物品/服务名称、规格、数量、质量标准等）、 价款、履约内容（如价款支付、标的交付、时间和地点、验收条款等）、权利和义务、保密条款、知识产权归属、违约责任、纠纷解决方式、其他要素（合同期限、生效条款、合同编号、合同附件）。 （二）对会签、审核中提出的问题，应及时、充分与提出部门、合同对方沟通，直至沟通确认一致，不得推诿、延误。 （三）合同签订 经办部门应监督合同的签订。合同应由合同各签约方法定代表人或签约代表签字、盖章（如与自然人签约无须盖章，但应加按手印），并填写签约日期。公司签约代表为经办部门负责人或其指定签约代表。 经办部门应在收到法务组用印通知后将最后定稿合同版本给公司签约代表签字，填写签约日期，再传行政部法务组审核确定该用印合同及附件。否则，法务组有权退回经办部门补签。 （四）合同用印 1、合同会签、审批定稿后由行政部法务组通知经办部门进行用印。法务专员审核用印文件，填写用印内容后，由经办部门到印章管理员处申请用印。 2、用印文件必须与审批表所审批文件一致，若出现原则性修改（更改、增/删等），须按规定流程重新会签、审批。 3、合同用印后，因特殊原因需重签（如公司名称变更），若非原则性修改，经办部门可直接填写《欧派集团公章使用审批表》申请用印，用印流程为：部门负责人→法务组→事业线主管副总（公共职能部门为集团行政副总经理）。 二、相关会签部门权责 1、相关会签部门有权将未按上述第一条（一）规定审核合同内容的合同，退回经办部门审核确定后再会签。 2、相关会签部门仅对涉及部门管理权职的合同条款进行审核，如质量部仅对涉及质量标准、技术要求、验收、保质期等条款进行审核。 三、行政部权责 （一）法务组 1、行政部法务组有权将未按上述第一条（一）规定审核合同内容的合同，退回经办部门重新审核确定。 2、法务组仅对上述第一条（一）规定合同必备条款完整性、规范性、合理性进行审核，并对未明确或不统一的合同签约主体进行审核，合同标的、合同金额支付条款、技术条款、质量标准和验收条款等由经办部门或其他相关会签部门审核确定。但法务组对合同主体、合同价款、合同标的等内容与费用支出证明文件不一致的，可以要求经办部门予以说明或校正。 3、法务组合同审核时限为1-2个工作日，可根据合同审核需要确定是否补传其他相关部门会签。 4、对审核中发现的问题，应及时、充分与经办（会签）部门沟通，直至确认达成一致意见。对法务组与签约部门不能达成一致修改意见的，再传总经理室审批。 5、合同审核、报批定稿后，由法务组通知经办部门用印。用印前法务组须审核确认用印文件与最后定稿合同版本是否一致，公司签约方是否已签约并填写签约日期，确认无误后填写用印内容，再由经办部门到印章管理员处申请用印。 6、法务组应加强对税务知识的学习掌握，对合同中涉及税费的，尽量指导签订部门与签约对方沟通，争取以最利于公司合理避税的方式签订合同，如房屋租赁合同，分成租赁合同及物业管理合同两份，则可以为公司合理避税。 （二）印章管理员 1、有权对未按规会签、审批或公司签约代表未签名的合同退回经办部门按流程审批或补签，或转给法务组审核确认是否需要走合同会签审批流程。 2、按规进行用印，保管合同会签、审批表原件。 四、总经理室权责 审批法务组的审核意见，确定合同定稿内容。对法务组修改内容与合同签约方未能达成一致意见的，由总经理室作出最后审批意见。 第二部分 会签、审批、用印流程 第一类：特