华南农业大学档案培训2011打印版.ppt

培训目的： 一、解读、落实《华南农业大学电子文件归档管理办法》（华南农办〔2010〕112号） 　　/dag/wz_Show.asp?ArticleID=310 二、将我校电子文件归档管理办法细化为可操作的步骤、措施 培训内容： 一、背景介绍 二、电子文件归档范围及基本要求 三、各单位归档电子文件内容、格式 四、四种电子文件移交方式介绍 五、南大之星档案管理系统自助查询方法 六、电子文件归档队伍建设 一、背景介绍 我国上世纪80年代未电脑用于打印文档 90年代初用Excel管理数据（表格化管理） 1996年我国档案界开始关注电子文件归档问题，国家档案局成立电子文件管理研究小组 1997年第十三届国际档案大会在中国召开，“电子文件如何归档、电子档案如何管理”成为共同关注的主题 近十五年来，出台了一系列文件、标准、规范 本人搜集整理 网上搜索来的一份材料 一、背景介绍 我校情况 涉及电子文件归档的相关文件或通知（6份） 近几年进行过的有关电子文件形成情况调研（2次） 目前电子文件收集情况（250多张光盘） 内容分类： 　　 电子公文（校办、党办发文、随文光盘等）　出版物（各单位）　管理数据（各部门管理系统导出数据）、　网页各栏发布信息（宣传部）、数码照片（宣传部）、视频（现代教育技术中心）　其他（图形电子文件如校徽、历次网页改版、领导汇报工作PPT、纸质扫描、南大系统数据导出备份等） 电子文件收集详细情况　 学校主页链接 二、电子文件归档基本要求 首先回顾、了解纸质档案的归档整理过程 归档时，交接双方按照移交目录对每份文件进行清点； 移交后，档案人员对每份文件整理，步骤包括： 　1去订、2换不锈钢钉、3盖档号章、4编档号、5进系统录目录或导入目录、6打印目录、７有电子版全文时在目录上挂接全文（或对历史纸质档案扫描并挂接全文）、8写立卷说明、9装订目录、10材料装盒、11填封面、打印盒标签并粘贴、12案卷分类上架（每个案卷都必须经过这么多道工序才能提供利用，以前还要每个案卷打页码） 二、电子文件归档基本要求 （一）电子文件归档基本原则： 1）归档范围： 对本单位工作过程中形成的材料，纸质要求归档的，则其电子版要同时归档（双套制） 2）归档时间： 归档时间与纸质材料同，即文书档案（党政机关活动形成的材料）按年度归档；学生工作中形成的档案（学生入学在校和毕业过程中形成材料）按学年归档；办公系统的电子文件在档案馆提供方便归档方式情况下可采取随办随归档方式（实时归档）。 二、电子文件归档基本要求 （二）电子文件归档基本格式： 目录、全文 目录与全文在同一文件夹内 目录用xls格式（或dbf或mdb） 表格列标反映管理事物的特征，全文名称作为列标的一项 　示例：文件管理 　归档移交目录下载 /dag/wz_Class.asp?ClassID=11 二、电子文件归档基本要求 （二）电子文件归档基本格式： 文件移交表填写规则: 1、一文一事一记录 2、题目不能反映内容或不利于检索时，自拟题名加[]，如会议记录括号中填各议题，如任命名单加[]或者上传全文并使用全文检索 3、日期格式2011.10.25 4、以发文文号作全文文档题名 二、电子文件归档基本要求 （三）归档光盘标签格式： 归档部门标识: 光盘编号 题名 归档部门 刻录时间 档案部门标识: 档号标签 三、各单位归档电子文件内容、格式 （一）电子文件归档主要内容 １、学校发文电子版（ＯＡ系统导出）等 ２、各单位管理系统中数据（如组织管理、人事管理、设备处管理等系统中数据）、重点是变动情况（如新增、减少），以Ｅxcel表格形式归档 ３、使用上级管理系统，如科研课题、职称网上申报，数据由单位管理员导出归档，含综合表和各课题或职称导出打印的全文电子版 ４、学校主页通知公告等四个栏目中内容分类导出归档 ５、数码照片归档 ６、其他 三、各单位归档电子文件内容、格式 （一）电子文件归档主要内容 不同门类电子文件归档各有不同要求 １）公文类电子文件归档内容（正式发文归印发版，内容包括正式版打印稿（含套头+印章），定稿（有修改留痕）、文件审稿单、电子目录同时作为移交清单； ２）管理系统形成的结构性数据文件以xls或dba或mdb格式归档，数据表列标按系统打印报表要求，即打印报表中出现的字段都必须作为数据文件列标并有对应数据； ３）学校主页中发布系统中各栏数据归档内容及格式； ４）数码照片应有六要素目录（提供著录模板以规范归档数据）。 三、各单位归档电子文件内容、格式 （二）以四种重要电子文件为例分析 （学校校办党办发文、教务处毕业生管理数据、学校网页中的信息发布、宣传部数码照片） 纸质归档时包含的内容、要素 近